Dịch Vụ Thi Công Trang Trí Sự Kiện Trọn Gói – Giải Pháp Decor Chuyên Nghiệp

Trong mỗi sự kiện, không gian và hình ảnh tổng thể chính là yếu tố ghi dấu ấn đầu tiên đối với khách mời. Việc thi công trang trí sự kiện chuyên nghiệp giúp nâng tầm hình ảnh sự kiện, tạo nên không gian ấn tượng và đáng nhớ. Đó là lý do các dịch vụ thi công trang trí sự kiện trọn gói ngày càng được ưa chuộng, giúp đơn vị tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính thẩm mỹ. Xưởng Event tự hào mang đến giải pháp decor sự kiện chuyên nghiệp, gần gũi và sáng tạo, góp phần làm nên thành công cho sự kiện của bạn.

Dịch vụ thi công trang trí sự kiện là gì?

Dịch vụ thi công trang trí sự kiện là dịch vụ cung cấp trọn gói các công việc thiết kế và thi công các hạng mục trang trí cho sự kiện. Hiểu một cách đơn giản, đây là giải pháp decor sự kiện từ A-Z: từ việc lên ý tưởng, thiết kế concept, chuẩn bị vật liệu cho đến thi công lắp đặt toàn bộ không gian sự kiện theo chủ đề mong muốn. Mục tiêu của dịch vụ này là tạo ra một không gian sự kiện đẹp mắt, chuyên nghiệp và đồng bộ, giúp truyền tải thông điệp cũng như phong cách mà sự kiện hướng tới.

Khi sử dụng dịch vụ thi công trang trí sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ được hỗ trợ toàn diện về mặt thẩm mỹ không gian. Đội ngũ thi công trang trí sẽ chịu trách nhiệm biến ý tưởng trên giấy thành hiện thực sinh động. Từ sân khấu, cổng chào, khu vực tiếp đón đến từng bàn tiệc, thi công trang trí sự kiện đảm bảo mọi chi tiết đều được chăm chút tỉ mỉ và sắp xếp hài hòa. Kết quả là một không gian sự kiện ấn tượng, góp phần thu hút sự chú ý của khách mời ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Phạm vi công việc thi công trang trí

Một dịch vụ thi công trang trí sự kiện trọn gói thường bao gồm rất nhiều đầu việc nhằm “thay áo mới” cho không gian tổ chức sự kiện. Phạm vi công việc có thể kể đến như:

• Khảo sát địa điểm: Trước khi thi công trang trí sự kiện, đội ngũ sẽ đến khảo sát thực tế địa điểm tổ chức. Việc đo đạc kích thước không gian, đánh giá đặc điểm sân khấu, trần, tường, hệ thống điện… giúp đơn vị thi công nắm rõ hiện trạng để lên phương án decor phù hợp.
• Lên ý tưởng, concept trang trí: Dựa trên mục đích sự kiện và yêu cầu của khách hàng, đơn vị trang trí sự kiện đề xuất các ý tưởng chủ đề (concept) và phong cách decor. Giai đoạn này bao gồm chọn tông màu chủ đạo, định hình chủ đề xuyên suốt (ví dụ: sang trọng, gần gũi, sáng tạo, hiện đại hay truyền thống) và các hạng mục trang trí chính.
• Thiết kế chi tiết (2D/3D): Sau khi thống nhất ý tưởng, nhiều đơn vị chuyên nghiệp sẽ dựng thiết kế phối cảnh 2D hoặc 3D cho không gian sự kiện. Bản thiết kế giúp khách hàng hình dung rõ hơn về bố cục sân khấu, cách bày trí bàn ghế, cổng chào, backdrop… Từ đó có thể góp ý chỉnh sửa trước khi bước vào thi công thực tế.
• Chuẩn bị và sản xuất vật liệu trang trí: Dựa trên thiết kế đã duyệt, đội ngũ thi công tiến hành chuẩn bị các vật liệu và đạo cụ trang trí sự kiện. Công việc này có thể gồm: in ấn backdrop, biển hiệu; cắt chữ xốp, mica; gia công khung sắt, khung gỗ; chuẩn bị hoa tươi, bong bóng, vải vóc, đèn trang trí và các phụ kiện cần thiết khác. Nếu đơn vị có xưởng sản xuất riêng như Xưởng Event, các hạng mục này sẽ được thực hiện nội bộ để kiểm soát chất lượng tốt hơn.
• Thi công lắp đặt tại hiện trường: Đây là bước quan trọng nhất của dịch vụ thi công trang trí sự kiện. Đội ngũ thợ, nhân viên kỹ thuật sẽ vận chuyển toàn bộ hạng mục decor đến địa điểm và tiến hành lắp đặt theo đúng bản vẽ thiết kế. Công việc thi công bao gồm: dựng sân khấu, lắp backdrop, trang trí cổng chào, sắp xếp bàn ghế và phụ kiện trang trí, lắp đặt hệ thống ánh sáng – âm thanh, trang trí hoa tươi, set up khu vực check-in, v.v. Tất cả phải được hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra, đảm bảo không gian sẵn sàng đón khách.
• Kiểm tra và nghiệm thu: Sau khi thi công xong, đội ngũ sẽ kiểm tra kỹ lưỡng từng hạng mục: ánh sáng đã phù hợp chưa, âm thanh vận hành ổn định không, các vật dụng trang trí có chắc chắn và đúng vị trí không. Khâu này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót (nếu có) trước giờ G.
• Tháo dỡ sau sự kiện: Kết thúc chương trình, đơn vị trang trí sự kiện cũng đảm nhận việc tháo dỡ, thu dọn các hạng mục decor. Việc này bao gồm gỡ backdrop, dỡ sân khấu, thu hồi thiết bị âm thanh ánh sáng, dọn dẹp hoa trang trí… trả lại mặt bằng ban đầu cho đơn vị tổ chức một cách gọn gàng, an toàn.

Với phạm vi công việc rộng và nhiều bước như vậy, có thể thấy việc thi công trang trí sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi sự tổ chức khoa học và tay nghề cao. Mỗi khâu đều quan trọng, đóng góp vào thành công chung của sự kiện.

Các hình thức thi công trang trí phổ biến

Trang trí sự kiện có muôn hình vạn trạng tùy theo tính chất sự kiện, chủ đề và ngân sách. Tuy nhiên, một số hình thức thi công trang trí phổ biến thường được áp dụng gồm:

• Trang trí bằng hoa tươi và cây xanh
• Trang trí bằng bóng bay
• Trang trí bằng vải và backdrop in ấn
• Trang trí bằng ánh sáng và công nghệ
• Trang trí thủ công theo chủ đề riêng

Nhìn chung, các hình thức thi công trang trí rất đa dạng. Tùy tính chất sự kiện và thông điệp muốn truyền tải, đơn vị thực hiện sẽ kết hợp linh hoạt nhiều hình thức trang trí để đạt hiệu quả thẩm mỹ cao nhất. Dù là hoa tươi, bóng bay hay công nghệ hiện đại, mục tiêu cuối cùng vẫn là làm cho sự kiện trở nên ấn tượng và chuyên nghiệp trong mắt người tham dự.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ trang trí sự kiện

Tại sao nên thuê dịch vụ thi công trang trí sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự trang trí? Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà dịch vụ trọn gói mang lại cho sự kiện của bạn:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Tổ chức sự kiện vốn đã rất bận rộn với hàng trăm đầu việc. Việc giao khâu trang trí cho một đơn vị chuyên nghiệp giúp bạn giảm tải đáng kể áp lực. Đơn vị thi công sẽ lo từ A-Z, bạn không phải tự mày mò thiết kế, mua sắm vật liệu, lắp đặt hay thu dọn sau sự kiện. Nhờ đó, ban tổ chức có thể tập trung vào nội dung và khách mời sự kiện hơn.
• Không gian sự kiện thẩm mỹ và chuyên nghiệp: Đội ngũ thi công trang trí sự kiện có kinh nghiệm sẽ đảm bảo không gian được bày trí đẹp mắt, hài hòa và phù hợp chủ đề. Từng chi tiết từ sân khấu, bàn tiệc đến lối đi đều được chăm chút, tạo ấn tượng thị giác mạnh mẽ. Một sự kiện có decor chuyên nghiệp chắc chắn nâng tầm hình ảnh thương hiệu trong mắt khách tham dự, thể hiện sự chu đáo và đẳng cấp của đơn vị tổ chức.
• Đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán: Khi sử dụng dịch vụ, mọi hạng mục trang trí từ lớn đến nhỏ đều theo một concept thống nhất. Màu sắc, chủ đề, phong cách trang trí được kiểm soát đồng bộ, tránh tình trạng “mỗi nơi một kiểu” thiếu chuyên nghiệp. Sự nhất quán này giúp thông điệp sự kiện truyền tải rõ ràng hơn và tạo dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ.
• Sự sáng tạo và ý tưởng độc đáo: Các công ty thi công trang trí sự kiện chuyên nghiệp như Xưởng Event thường có đội ngũ thiết kế sáng tạo, luôn cập nhật xu hướng mới. Họ sẽ mang đến những ý tưởng decor mới lạ, độc đáo phù hợp với yêu cầu của bạn. Nhờ đó sự kiện của bạn sẽ không bị nhàm chán, trùng lặp mà còn có nét riêng thu hút.
• Trang thiết bị và vật liệu đầy đủ, chất lượng: Đơn vị trang trí sự kiện có sẵn kho vật liệu, phụ kiện đa dạng cùng trang thiết bị hiện đại (hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED…). Bạn không cần tự thuê lẻ từng thứ một, mọi thứ được cung cấp đồng bộ với chất lượng đảm bảo. Ví dụ, Xưởng Event có xưởng sản xuất riêng với máy móc CNC, máy in UV, đội ngũ thợ lành nghề, sẵn sàng chế tác các hạng mục decor theo yêu cầu. Nhờ vậy, sản phẩm trang trí cuối cùng sắc nét, an toàn và đúng ý muốn.
• Đúng tiến độ, hạn chế rủi ro: Với kinh nghiệm tổ chức, các đơn vị thi công trang trí sẽ lập kế hoạch và thực thi đúng tiến độ cam kết. Họ quen thuộc với quy trình set up, có nhân lực đủ và phương tiện vận chuyển nên sẽ hoàn thành trang trí kịp giờ, tránh trễ nải. Ngoài ra, làm việc chuyên nghiệp giúp hạn chế các rủi ro như lắp đặt sai, kết cấu không vững chắc hay sự cố điện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
• Tối ưu chi phí: Thoạt nhìn thuê dịch vụ có thể tốn kém hơn tự làm, nhưng thực tế lại tiết kiệm và hiệu quả hơn. Đơn vị trang trí sự kiện chuyên nghiệp sẽ tư vấn phương án phù hợp ngân sách, tránh lãng phí. Họ cũng có sẵn vật dụng nên chi phí thuê/mua lẻ từng món sẽ giảm. Đặc biệt, hạn chế được sai sót và rủi ro cũng đồng nghĩa tiết kiệm chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Bạn sẽ nhận được báo giá trọn gói rõ ràng, chủ động về tài chính và không phải đau đầu vì những khoản chi bất ngờ.

Với những lợi ích trên, có thể thấy việc lựa chọn dịch vụ thi công trang trí sự kiện trọn gói là một quyết định đúng đắn để sự kiện của bạn thành công mỹ mãn. Không chỉ giúp không gian đẹp chuyên nghiệp, dịch vụ còn giúp bạn yên tâm tập trung vào phần nội dung, tạo nên một sự kiện hoàn hảo trong mọi khía cạnh.

Các loại hình thi công trang trí sự kiện

Mỗi loại hình sự kiện lại có yêu cầu và phong cách trang trí riêng. Dưới đây là một số loại hình thi công trang trí sự kiện phổ biến mà Xưởng Event đang cung cấp dịch vụ trọn gói:

Trang trí tiệc cưới và đám cưới

Đám cưới là sự kiện trọng đại mang màu sắc cá nhân, vì vậy trang trí tiệc cưới đòi hỏi sự tinh tế và lãng mạn. Thi công trang trí sự kiện cưới hỏi thường bao gồm:

• Trang trí lễ gia tiên (đối với cưới truyền thống): Phông cưới tại gia, bàn thờ gia tiên được trang hoàng với hoa tươi, trầu cau, cặp nến long phụng, rèm vải đỏ hoặc vàng tùy phong tục vùng miền. Mọi thứ đều được sắp đặt trang trọng, hài hòa để làm nổi bật không khí thiêng liêng.
• Trang trí tiệc cưới tại nhà hàng, khách sạn: Đây là phần quan trọng nhất. Sân khấu cưới được thi công lộng lẫy với backdrop tên cô dâu chú rể, cổng hoa, tháp rượu, bánh cưới. Lối đi lên sân khấu rải hoa, trải thảm đỏ, hai bên có thể đặt trụ hoa hoặc nến lung linh. Bàn tiệc trang trí đồng bộ với khăn trải bàn, ghế phủ voan và nơ cùng tông màu chủ đạo, điểm xuyết hoa tươi và nến thơm ở giữa bàn. Khu vực đón khách có bàn gallery trưng bày ảnh cưới, sổ ký tên, backdrop chụp hình lưu niệm đẹp mắt.
• Chủ đề và màu sắc: Mỗi tiệc cưới thường có một theme riêng theo sở thích cặp đôi: ví dụ theme màu trắng – xanh lá cho cảm giác tươi mát, theme hồng pastel lãng mạn, hoặc phong cách rustic với gỗ và hoa dại mộc mạc. Đơn vị thi công trang trí sự kiện sẽ hiện thực hóa chủ đề bằng việc chọn loại hoa phù hợp, màu vải trang trí, kiểu dáng phụ kiện (đèn lồng, lọ hoa, khung ảnh…) thống nhất với concept.
• Âm thanh, ánh sáng trong tiệc cưới: Để tăng phần lung linh, dịch vụ trang trí tiệc cưới thường đi kèm hệ thống đèn sân khấu đổi màu dịu mắt, đèn fairy lights giăng trần, nến và đèn LED nhỏ tạo hiệu ứng bokeh trên phông nền. Âm thanh nhẹ nhàng du dương cũng góp phần làm không khí tiệc thêm lãng mạn.

Với việc sử dụng dịch vụ thi công trang trí tiệc cưới, cặp đôi sẽ được tư vấn tỉ mỉ để có không gian ngày cưới trong mơ. Xưởng Event đã thực hiện trang trí cho nhiều đám cưới trên toàn quốc, mỗi sự kiện đều mang dấu ấn riêng nhưng vẫn đảm bảo sự trang trọng và ấm cúng cho ngày vui của cô dâu chú rể.

Trang trí sự kiện doanh nghiệp

Sự kiện doanh nghiệp bao gồm nhiều dạng: lễ kỷ niệm thành lập, hội nghị khách hàng, gala dinner, tiệc tất niên, ra mắt sản phẩm, hội thảo chuyên đề… Mỗi sự kiện có mục tiêu riêng nhưng điểm chung là cần thể hiện được hình ảnh thương hiệu và sự chuyên nghiệp của công ty. Thi công trang trí sự kiện doanh nghiệp tập trung vào các yếu tố sau:

• Nhận diện thương hiệu: Trang trí sự kiện doanh nghiệp luôn gắn liền với bộ nhận diện thương hiệu của công ty. Màu sắc chủ đạo của không gian thường là màu logo hoặc màu chiến dịch marketing hiện tại. Logo công ty được thể hiện nổi bật trên backdrop sân khấu, standee, màn hình LED, tài liệu, đảm bảo khách mời nhìn đâu cũng thấy dấu ấn thương hiệu. Đơn vị trang trí sẽ thiết kế các hạng mục như cổng chào, khu vực check-in, bàn lễ tân… đồng bộ với hình ảnh thương hiệu.
• Sân khấu sự kiện chuyên nghiệp: Tùy tính chất chương trình (meeting, gala dinner hay giới thiệu sản phẩm) mà sân khấu được thi công phù hợp. Với hội nghị, hội thảo: sân khấu trang trí đơn giản, trang trọng với backdrop in thông điệp sự kiện, bục phát biểu có logo, quốc kỳ (nếu sự kiện tầm cỡ). Với gala dinner cuối năm: sân khấu có thể phá cách theo chủ đề (ví dụ cowboy, casino, tropical party…), kết hợp màn hình LED chiếu clip nội bộ. Dịch vụ thi công trang trí sự kiện sẽ lo phần dàn dựng sân khấu, ánh sáng sân khấu, âm thanh, đảm bảo các tiết mục diễn ra suôn sẻ.
• Bố trí không gian và bàn tiệc: Trong sự kiện doanh nghiệp có tiệc ngồi (gala, lễ kỷ niệm), bàn tiệc và trang trí không gian rất được chú trọng. Bàn VIP thường có centerpiece hoa tươi cao cấp, background phía sau chỗ ngồi VIP cũng được decor riêng (ví dụ backdrop nhỏ, màn hình LED phụ hiển thị hình ảnh công ty). Đối với sự kiện hội nghị không có tiệc, cách bố trí ghế ngồi, bàn đặt tài liệu, khu vực nghỉ giải lao cũng nằm trong hạng mục trang trí. Biển chỉ dẫn, sơ đồ chỗ ngồi, khu vực trưng bày sản phẩm (nếu có) sẽ được đơn vị thi công chuẩn bị chu đáo.
• Yếu tố tương tác và sáng tạo: Để tạo điểm nhấn, nhiều sự kiện doanh nghiệp có thêm khu vực trưng bày thành tựu công ty, khu trải nghiệm sản phẩm mới, hoặc photobooth chụp ảnh check-in sáng tạo cho nhân viên và khách mời. Những khu vực này được trang trí sinh động, có thể theo chủ đề riêng (ví dụ góc chụp ảnh Tết với mai đào cho tiệc tất niên). Nhiều công ty còn yêu cầu tích hợp công nghệ như màn hình cảm ứng, gian hàng ảo… trong không gian sự kiện. Đơn vị thi công trang trí sự kiện sẽ phối hợp để những yếu tố này hài hòa trong tổng thể chung.
• Trang trí lễ khai mạc, bế mạc: Nếu sự kiện doanh nghiệp kéo dài nhiều ngày (như hội nghị, hội chợ), thường có lễ khai mạc và bế mạc. Sân khấu khai mạc cần hoành tráng, có nghi thức cắt băng hoặc múa lân khai trương, vì vậy trang trí cổng khai mạc, băng rôn, trống hội… sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Lễ bế mạc có thể đơn giản hơn nhưng vẫn cần backdrop và sân khấu chỉn chu để tổng kết.

Nhìn chung, trang trí sự kiện doanh nghiệp đòi hỏi sự kết hợp giữa tính sáng tạo và tính chuyên nghiệp, trang trọng. Xưởng Event đã thi công trang trí cho nhiều công ty, tập đoàn trên cả nước, luôn đề cao yếu tố thương hiệu và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải, đồng thời tạo bầu không khí gắn kết nhân viên và đối tác tham dự.

Trang trí triển lãm và hội chợ

Đối với các sự kiện như triển lãm, hội chợ thương mại, việc trang trí tập trung vào việc thi công các gian hàng (booth) và không gian trưng bày sao cho thu hút khách tham quan cũng như làm nổi bật sản phẩm, thương hiệu.

• Thi công gian hàng triển lãm: Mỗi doanh nghiệp tham gia triển lãm đều có gian hàng riêng, thường có diện tích giới hạn (3x3m, 3x6m…). Đơn vị thi công trang trí sự kiện sẽ thiết kế và dựng các gian hàng này theo yêu cầu từng khách. Hạng mục gồm: vách backdrop cho gian hàng (in logo, hình ảnh sản phẩm), quầy kệ trưng bày sản phẩm, banner, standee, màn hình TV/LED chiếu video quảng cáo, tủ kệ để tài liệu, và trang trí thêm bằng đèn LED, cây cảnh, thảm trải sàn. Mục tiêu là tạo một gian hàng bắt mắt, chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nổi bật giữa hàng trăm gian khác tại hội chợ.
• Trang trí khu vực triển lãm chung: Ban tổ chức triển lãm cũng cần trang trí tổng thể khu vực diễn ra sự kiện. Ví dụ: cổng chào chính của triển lãm, khu vực đăng ký, sân khấu trung tâm (nếu có lễ khai mạc, trao giải), lối đi chung dán thảm và decal logo sự kiện, biển chỉ dẫn các khu vực. Những chi tiết này tạo nên bộ mặt cho cả hội chợ, do đó cần được thi công đồng bộ theo chủ đề sự kiện và bảo trợ truyền thông.
• Tính sáng tạo và nhận diện ngành nghề: Mỗi triển lãm thường có một lĩnh vực nhất định (ví dụ triển lãm cưới, hội chợ du lịch, triển lãm ô tô…). Do đó trang trí sự kiện cần phản ánh đặc trưng ngành đó. Chẳng hạn, triển lãm công nghệ cao có thể sử dụng nhiều màn hình LED, ánh sáng xanh hiện đại; hội chợ du lịch trang trí bằng hình ảnh danh lam thắng cảnh, mô hình máy bay, vali… để tạo không khí. Đội ngũ thi công trang trí sự kiện sẽ tư vấn cho ban tổ chức và các đơn vị tham gia về ý tưởng decor phù hợp, giúp cả sự kiện có tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp, đồng thời các gian hàng vẫn có nét riêng.
• An toàn và thuận tiện: Một yêu cầu lớn trong thi công trang trí hội chợ là đảm bảo an toàn và công năng. Gian hàng phải vững chắc để trưng bày sản phẩm, lối đi thông thoáng cho khách, hệ thống điện cho các quầy phải được đi dây gọn gàng, an toàn. Thời gian set up gian hàng thường gấp rút (một hai ngày trước khai mạc), nên chỉ những đơn vị chuyên nghiệp, nhiều nhân lực như Xưởng Event mới có thể hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

Trang trí triển lãm, hội chợ thành công sẽ thu hút lượng khách tham quan đông đảo và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quảng bá hiệu quả. Xưởng Event đã tham gia thi công nhiều hội chợ lớn, luôn đáp ứng tốt các yêu cầu khắt khe về thiết kế, tiến độ và kỹ thuật, góp phần giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Trang trí lễ khai trương và khánh thành

Lễ khai trương, khánh thành là sự kiện mở đầu quan trọng cho một doanh nghiệp, cửa hàng hoặc công trình mới. Trang trí cho loại hình sự kiện này thường mang không khí vui tươi, náo nhiệt và nhấn mạnh sự khởi đầu thuận lợi. Thi công trang trí sự kiện khai trương, khánh thành thường bao gồm:

• Cổng chào và khu vực mặt tiền: Cổng chào khai trương thường được thiết kế nổi bật ngay mặt tiền địa điểm. Phổ biến là cổng hơi (cổng phao) in chữ “Chào mừng khai trương…”, hoặc cổng kết bong bóng nghệ thuật với màu sắc theo logo thương hiệu. Xung quanh có thể trang trí thêm các standee giới thiệu sản phẩm, poster khuyến mãi nhân dịp khai trương. Thảm đỏ được trải từ cổng vào đến tận khu vực sân khấu bên trong, hai bên thảm đặt hàng loạt lẵng hoa chúc mừng tạo khung cảnh rực rỡ.
• Sân khấu và backdrop lễ khai trương: Dịch vụ thi công trang trí sự kiện sẽ dựng một sân khấu nhỏ gọn nhưng trang trọng cho nghi thức khai trương. Backdrop in bạt nội dung lễ khai trương (tên cửa hàng/công ty, ngày tháng, logo) được đặt phía sau sân khấu. Trên sân khấu chuẩn bị sẵn dụng cụ cắt băng (băng lụa đỏ, kéo mạ vàng trên khay), trống khai hội hoặc nút bấm khởi động (tuỳ nghi thức). Nếu có múa lân sư rồng, sân khấu phải chừa không gian hoặc bố trí vị trí biểu diễn an toàn.
• Trang trí xung quanh sự kiện: Khu vực bên ngoài nơi diễn ra lễ thường được trang hoàng sôi động để thu hút sự chú ý của người qua đường. Ví dụ: treo băng rôn, phướn dọc tuyến đường; đặt Air Dancer (còn gọi là cột hơi nhảy múa) đung đưa vui nhộn; bố trí hệ thống loa phát nhạc tưng bừng. Bên trong khu vực sự kiện, bàn tiếp tân được trang trí đẹp với hoa tươi, bóng bay. Nếu là khánh thành công trình lớn, có thể trang trí thêm các hình ảnh về quá trình xây dựng, mô hình dự án đặt ở sảnh.
• Màu sắc và phụ kiện may mắn: Màu đỏ và vàng thường được sử dụng nhiều trong lễ khai trương vì tượng trưng cho may mắn, phát đạt. Đơn vị trang trí chuẩn bị nhiều phụ kiện mang ý nghĩa tốt lành: câu đối đỏ, đồng tiền vàng giả, pháo giấy, tràng pháo trang trí. Sau nghi thức cắt băng, pháo confetti (pháo giấy) thường được bắn lên tạo mưa kim tuyến lấp lánh khắp không gian, đánh dấu khoảnh khắc khai trương thành công.
• Âm thanh, hiệu ứng: Ngoài phần nhìn, phần nghe cũng quan trọng trong không khí lễ khai trương. Dịch vụ trang trí sự kiện trọn gói sẽ lo luôn hệ thống âm thanh gồm loa công suất lớn để phát nhạc sôi động, micro cho MC giới thiệu. Các hiệu ứng trống hội, chiêng, nhạc nền đặc biệt khi cắt băng được chuẩn bị sẵn. Nếu buổi tối có thể dùng thêm hiệu ứng pháo hoa điện lạnh trên sân khấu khi khai màn để tăng phần ấn tượng (loại pháo không khói an toàn trong nhà).

Trang trí lễ khai trương, khánh thành đòi hỏi sự tỉ mỉ để toát lên không khí hân hoan, đồng thời không quên yếu tố nhận diện thương hiệu. Xưởng Event hiểu rõ điều này và luôn mang đến giải pháp trang trí khai trương trọn gói, từ khâu dựng cổng chào, sân khấu đến cung cấp đội múa lân, MC, nhằm giúp khách hàng có một buổi lễ mở đầu thật ấn tượng và thuận lợi.

Quy trình thi công trang trí sự kiện chuyên nghiệp

Để một sự kiện có phần trang trí hoàn hảo, các đơn vị chuyên nghiệp luôn tuân theo một quy trình làm việc chặt chẽ. Quy trình thi công trang trí sự kiện chuyên nghiệp thường trải qua các bước chính sau:

Bước 1: Khảo sát & Lên ý tưởng
Ngay khi nhận yêu cầu, đội ngũ khảo sát đến tận nơi đo đạc không gian, tìm hiểu mong muốn của khách hàng về phong cách, chủ đề, ngân sách… Từ đó, đưa ra các ý tưởng trang trí sáng tạo và phù hợp xu hướng.

Bước 2: Thiết kế phối cảnh 2D/3D
Sau khi thống nhất concept, bộ phận thiết kế sẽ dựng bản vẽ 3D chi tiết toàn bộ không gian sự kiện – từ sân khấu, backdrop, đến bàn gallery, hệ thống đèn, màu sắc, v.v. Khách hàng có thể duyệt và chỉnh sửa trước khi chốt phương án.

Bước 3: Lập kế hoạch thi công
Lên danh sách hạng mục, tiến độ thời gian, phân công nhân sự, chuẩn bị vật tư và phối hợp với địa điểm tổ chức. Tính toán phương án dự phòng nhằm đảm bảo tiến độ và xử lý mọi tình huống phát sinh.

Bước 4: Triển khai & Bàn giao
Đội ngũ tiến hành thi công theo bản thiết kế đã duyệt. Quản lý giám sát xuyên suốt, kiểm tra kỹ thuật, chạy thử hệ thống và hoàn thiện các chi tiết cuối. Trước giờ G, khách hàng được nghiệm thu và yêu cầu điều chỉnh nếu cần. Kết thúc sự kiện, đội thi công sẽ tháo dỡ và dọn dẹp trả mặt bằng sạch sẽ.

Các hạng mục thi công trang trí chính

Trong một sự kiện, có nhiều hạng mục trang trí khác nhau cần được thi công. Dưới đây là những hạng mục chính mà bất cứ sự kiện nào cũng cần chú ý đầu tư trang trí:

Trang trí sân khấu và backdrop

Sân khấu là trung tâm của hầu hết các sự kiện, nơi diễn ra các nghi thức quan trọng hoặc chương trình biểu diễn. Do đó, trang trí sân khấu sự kiện luôn được ưu tiên hàng đầu:

• Backdrop sân khấu: Backdrop (phông nền) là tấm nền phía sau sân khấu, thường mang logo, tên sự kiện hoặc thông điệp chính. Thi công backdrop sự kiện có thể bằng bạt in khổ lớn căng trên khung, màn hình LED chiếu nội dung, hoặc backdrop 3D nhiều lớp. Dù dưới hình thức nào, backdrop cần được thiết kế bắt mắt và thi công phẳng phiu, chắc chắn. Đối với sự kiện ca nhạc hoặc lễ ra mắt sản phẩm, backdrop có thể kết hợp cả phần in lẫn gắn đạo cụ nổi (mô hình sản phẩm, hoa giấy 3D) để tạo chiều sâu và điểm nhấn.
• Sân khấu: Mặt sàn sân khấu và khung kết cấu cũng là hạng mục cần được thi công an toàn và thẩm mỹ. Sàn sân khấu thường trải thảm hoặc sàn gỗ công nghiệp để người trình diễn di chuyển thoải mái. Mép sân khấu phía trước có thể gắn viền đèn LED hoặc trang trí hoa, vải để che chân khung sắt, giúp sân khấu nhìn đẹp từ mọi góc. Nếu sân khấu rộng, có thể bố trí thêm bục các cấp độ cao khác nhau cho đội múa, ban nhạc…
• Trang trí trên sân khấu: Tuỳ chủ đề sự kiện, đội ngũ trang trí sẽ bố trí thêm các chi tiết trên sân khấu. Ví dụ: với tiệc cưới, sân khấu có cổng hoa lớn ngay chính giữa, xung quanh là màn voan bồng bềnh. Với hội nghị, sân khấu có bục phát biểu trang trí logo công ty, bình hoa tươi ở góc bục, dàn micro. Với sự kiện âm nhạc, sân khấu có thể có đạo cụ như mô hình, khói lửa, màn hình LED di động… Bố cục các chi tiết này phải đảm bảo cân đối, không che khuất diễn giả hoặc nghệ sĩ trên sân khấu, đồng thời tạo khung hình đẹp cho việc chụp ảnh, quay phim.
• Hệ thống ánh sáng sân khấu: Trang trí sân khấu không chỉ phần tĩnh mà còn bao gồm ánh sáng động. Các đèn sân khấu như đèn par LED, đèn moving head, đèn followspot sẽ được lắp đặt trên giàn khung hoặc đặt hai bên cánh gà, lập trình theo kịch bản. Ánh sáng nhiều màu sắc, chiếu theo nhạc sẽ làm phần trình diễn thêm hấp dẫn. Đối với hội thảo thì ánh sáng sân khấu cần dịu và sáng vừa đủ để tập trung vào người phát biểu.
• Cánh gà và hậu trường: Khu vực cánh gà hai bên sân khấu cũng nên được trang trí hoặc che chắn gọn gàng. Thông thường sẽ dùng màn vải đen hoặc cùng màu backdrop để che thiết bị, tạo khung cho sân khấu chính diện nổi bật. Phía sau backdrop là hậu trường, cần có vách ngăn hoặc bạt che để nghệ sĩ, diễn giả chuẩn bị không bị lộ ra ngoài. Đây cũng là chi tiết cho thấy sự chuyên nghiệp trong thi công trang trí sự kiện.

Tóm lại, sân khấu và backdrop giống như bộ mặt của sự kiện. Một sân khấu được trang trí đẹp, lộng lẫy sẽ nâng tầm cả chương trình. Ngược lại, nếu lơ là hạng mục này (ví dụ backdrop xộc xệch, sân khấu trống trải sơ sài) sẽ khiến sự kiện kém thu hút. Xưởng Event luôn đầu tư sáng tạo cho phần trang trí sân khấu, giúp khách hàng tự tin tỏa sáng trên sân khấu sự kiện của mình.

Trang trí khu vực tiếp đón

Khu vực tiếp đón khách mời (đón khách, check-in) là nơi tạo ấn tượng đầu tiên khi khách bước vào sự kiện. Do đó, trang trí khu vực tiếp đón cần sự thân thiện, thẩm mỹ và thể hiện được chủ đề chương trình:

• Cổng chào, lối vào: Tại lối vào sự kiện, một cổng chào nổi bật sẽ gây hứng thú cho khách. Cổng chào có thể đơn giản là khung vòm kết hoa, bóng bay (với tiệc cưới, sinh nhật) hoặc cổng thiết kế theo chủ đề (ví dụ hình mô phỏng sản phẩm, cổng vòm in logo cho sự kiện doanh nghiệp). Trải thảm đỏ hoặc th Cùng với đó, hai hàng standee hoặc banner dọc lối đi sẽ hướng dẫn khách tiến vào khu vực chính.
• Bàn lễ tân (bàn registration): Đây là nơi nhân viên đứng đón khách, phát tài liệu hoặc hướng dẫn. Bàn lễ tân được phủ khăn trải bàn cùng tông màu sự kiện, kèm theo backdrop nhỏ phía sau hoặc biển logo trên bàn để nhận diện. Hoa tươi, chậu cây nhỏ và một biển chào mừng được đặt trên bàn tăng thêm sự trang trọng. Biển chào mừng có thể ghi câu slogan hoặc tên sự kiện, kèm logo ban tổ chức.
• Photo booth / Khu chụp hình lưu niệm: Ngày nay, hầu như sự kiện nào cũng có góc chụp ảnh check-in dành cho khách mời. Đây thường là một backdrop chụp ảnh cỡ vừa (2-3m) được trang trí đẹp mắt với logo sự kiện và hình ảnh liên quan. Ví dụ: một buổi ra mắt sản phẩm xe hơi có photobooth là mô hình chiếc xe hoặc background đường phố; tiệc cuối năm có photobooth theo chủ đề Oscar với tượng vàng và thảm đỏ. Đơn vị thi công trang trí sự kiện sẽ dựng sẵn khung backdrop, trang trí ánh sáng tại góc này để khách mời thoải mái tạo dáng và lưu giữ khoảnh khắc tham dự.
• Khu vực trưng bày hoặc hoạt động phụ (nếu có): Đôi khi ở sảnh đón khách còn bố trí một số khu vực phụ trước khi vào hội trường chính, như bàn trưng bày sản phẩm mẫu, khu vực trò chơi minigame, hoặc quầy phục vụ đồ uống chào mừng. Những khu vực này cũng cần trang trí phù hợp. Chẳng hạn, bàn trưng bày trải khăn đẹp, có backdrop nhỏ giới thiệu sản phẩm, kệ trưng bày trang trí đèn led; khu minigame trang trí bong bóng vui nhộn…
• Biển chỉ dẫn và không gian chung: Trong khu vực tiền sảnh, các biển chỉ dẫn (directional signage) được thiết kế rõ ràng, đẹp mắt giúp khách mời biết lối đi tới hội trường, phòng vệ sinh, khu vực hút thuốc… Những biển này ngoài chức năng hướng dẫn còn góp phần trang trí không gian thêm chuyên nghiệp. Toàn bộ khu vực đón khách có thể phát nhạc nền nhẹ nhàng, ánh sáng vừa đủ để tạo cảm giác dễ chịu, hào hứng cho khách trước khi bước vào chương trình chính.

Khu vực tiếp đón được ví như “lời chào” của sự kiện. Xưởng Event luôn chú trọng thi công trang trí chu đáo từ cổng chào đến bàn lễ tân, đảm bảo khách mời của bạn cảm nhận được sự chào đón nồng nhiệt và ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên.

Trang trí bàn tiệc và không gian chung

Đối với các sự kiện có tiệc chiêu đãi hoặc sắp xếp bàn ngồi cho khách, việc trang trí bàn tiệc và không gian chung xung quanh là rất quan trọng để tạo nên bầu không khí phù hợp:

• Trang trí bàn tiệc: Bàn tiệc (bàn tròn hoặc bàn dài) cần được bày biện đẹp và tiện nghi. Khăn trải bàn thường sử dụng màu sắc trang nhã, phù hợp chủ đề (trắng, kem cho sự kiện trang trọng; đỏ, vàng cho lễ Tết; màu pastel cho tiệc cưới…). Trên mỗi bàn đặt một centerpiece ở giữa làm điểm nhấn. Centerpiece phổ biến nhất là bình hoa tươi nhỏ xinh hoặc đế nến cao cắm nến. Với sự kiện cao cấp có thể là chùm hoa lớn hoặc chậu cây cảnh mini độc đáo. Trên bàn cũng có thể rải cánh hoa, đặt thêm phụ kiện như nến thơm, pha lê, nhưng cần sắp xếp tinh tế để không vướng không gian ăn uống. Bộ dụng cụ ăn uống (chén đĩa, dao nĩa, ly) được xếp ngay ngắn và đồng bộ theo tiêu chuẩn nhà hàng. Ghế ngồi quanh bàn được phủ áo ghế và thắt nơ sau lưng ghế cùng màu với khăn bàn để tạo sự đồng bộ lịch sự.
• Bàn VIP và khu vực VIP: Nếu sự kiện có bàn VIP dành cho lãnh đạo hoặc khách quý, bàn này thường được trang trí cầu kỳ hơn một chút. Có thể sử dụng hoa cao cấp hơn, ghế VIP có nơ khác màu để phân biệt. Phía sau bàn VIP đôi khi bố trí thêm backdrop nhỏ hoặc màn hình LED phụ để khi chụp ảnh hướng về VIP sẽ có phông nền đẹp.
• Khu vực ghế khán giả (nếu không có tiệc): Với hội thảo, lễ ra mắt chỉ sắp ghế ngồi hàng ghế, trang trí tập trung vào ghế và lối đi. Ghế có thể bọc áo, thắt nơ đồng bộ. Lối đi chính giữa trải thảm, hàng ghế đầu có biển tên khách VIP. Trang trí thêm hoa nhỏ ở lối đi hoặc các cột hoa giữa các dãy ghế để đỡ trống trải.
• Không gian chung xung quanh: Ngoài bàn tiệc, không gian chung của hội trường cũng cần trang trí để tạo tổng thể đẹp mắt. Có thể dùng thêm cây cảnh, chậu hoa lớn đặt ở các góc phòng. Nếu trần hội trường cao và trống, có thể treo thả những lồng đèn, dải lụa hoặc đèn treo nghệ thuật để kéo không gian lại gần hơn và tạo hiệu ứng thị giác thú vị (ví dụ: tiệc gala chủ đề biển treo các mô hình sao biển, vỏ sò; tiệc Trung thu treo đèn ông sao). Tường xung quanh nếu trống trải có thể dán decal họa tiết, treo banner trang trí hoặc dùng máy chiếu rọi hình ảnh lên tường.
• Khu vực sân vườn, ngoài trời (nếu có): Nếu sự kiện tổ chức ngoài trời hoặc có không gian sân vườn, việc trang trí không gian chung càng quan trọng để “lấp đầy” khoảng trống. Thông dụng nhất là thả đèn dây (fairy lights) trên cao giữa các cây, đặt đèn sân vườn dọc lối đi. Bàn tiệc ngoài trời có thể thay trung tâm bằng các chân nến, đèn lồng để tránh gió tắt nến. Cây cối xung quanh được quấn đèn LED hoặc treo dây ruy băng, bóng nhỏ cho sinh động.

Một không gian sự kiện được chăm chút từ tổng thể đến từng bàn tiệc nhỏ sẽ tạo nên trải nghiệm hài lòng cho khách mời. Họ vừa thưởng thức chương trình, vừa thoải mái trò chuyện trong khung cảnh đẹp, qua đó cảm xúc về sự kiện sẽ tích cực hơn rất nhiều. Xưởng Event đặc biệt quan tâm đến khâu thi công trang trí sự kiện ở mức chi tiết như vậy, luôn nỗ lực biến không gian sự kiện thành một nơi đẹp đẽ, đáng nhớ cho từng người tham dự.

Trang trí ánh sáng và hiệu ứng

Ánh sáng và hiệu ứng đặc biệt là “phép màu” biến không gian sự kiện trở nên lung linh, sống động hơn. Một thiết kế ánh sáng tốt có thể thay đổi hoàn toàn diện mạo buổi tiệc sau khi trời tối hoặc trong khán phòng kín. Do đó, trang trí ánh sáng và hiệu ứng là hạng mục không thể thiếu:

• Hệ thống đèn trang trí không gian: Bên cạnh đèn sân khấu đã nói ở phần trên, khu vực không gian chung cũng cần hệ thống đèn trang trí. Ví dụ: đèn LED âm sàn rọi lên tường tạo mảng màu nền theo chủ đề (thường dùng trong tiệc cưới, hội nghị ban đêm, ánh sáng xanh tím tạo không khí sang trọng). Đèn chùm, đèn pha lê nếu có sẵn ở sảnh sẽ được điều chỉnh độ sáng phù hợp hoặc thay bóng màu phù hợp concept. Ngoài ra, sử dụng đèn fairy lights (đèn nháy dây nhỏ) giăng trên trần, quấn quanh cột tạo cảm giác ấm cúng, lung linh rất được ưa chuộng trong tiệc tối.
• Đèn theo chủ đề và đạo cụ chiếu sáng: Tùy sự kiện có thể bố trí các loại đèn đặc biệt. Ví dụ: tiệc Giáng sinh lắp đèn hình ngôi sao, đèn cây thông; sự kiện trình diễn thời trang dùng nhiều đèn moving head quét tia mạnh; dạ tiệc ngoài trời có đuốc hoặc đèn dầu giả cổ để tạo không khí cổ điển. Những đạo cụ chiếu sáng này vừa là nguồn sáng vừa đóng vai trò phụ kiện trang trí độc đáo.
• Máy chiếu, màn hình LED: Đây cũng có thể xem là một phần của trang trí sự kiện hiện đại. Những hình ảnh, video chiếu trên màn hình LED lớn phía sau hoặc xung quanh tạo nên bối cảnh sinh động cho sự kiện. Ví dụ: trong một hội nghị, màn hình LED hiển thị background động nhẹ nhàng, logo quay 3D; trong tiệc cưới, màn hình chiếu hình ảnh pre-wedding lãng mạn; trong sự kiện âm nhạc, màn hình LED trình chiếu visual effect theo từng bài hát. Tất cả những điều này phối hợp với decor vật lý tạo nên trải nghiệm thị giác phong phú.
• Hiệu ứng đặc biệt: Để tăng phần hoành tráng, có thể sử dụng các hiệu ứng đặc biệt trong một số khoảnh khắc của sự kiện. Phổ biến gồm:
  • Máy phun khói (haze, smoke): tạo làn khói mờ trên sân khấu, thường dùng trong tiết mục mở màn hoặc khi cô dâu chú rể bước ra, ca sĩ xuất hiện… Khói kết hợp với ánh sáng laser sẽ thấy rõ các tia sáng đẹp hơn.
  • Máy phun bong bóng: tạo hàng trăm bong bóng xà phòng bay lãng mạn, hay dùng trong tiệc thiếu nhi hoặc khi kết thúc lễ cưới.
  • Máy bắn kim tuyến (confetti cannon): bắn các mảnh giấy ánh kim tung bay, đánh dấu khoảnh khắc đặc biệt (như khai trương, tuyên bố lý do, nâng ly chúc mừng…). Sắc màu kim tuyến lấp lánh làm khán phòng bùng nổ phấn khích.
  • Pháo điện lạnh: là loại pháo hoa không khói, an toàn trong nhà, tạo chùm tia lửa cao khoảng 2-3m. Thường đặt hai bên sân khấu và kích hoạt khi cao trào (ví dụ cắt bánh cưới, kết thúc bài biểu diễn). Hiệu ứng này rất thu hút, tạo bức ảnh sân khấu đẹp mắt.
  • Laser, đèn chiếu hình: sự kiện giải trí, âm nhạc đôi khi dùng tia laser để chiếu lên trần thành các hình ảnh sống động. Hoặc máy chiếu họa tiết (gobo projector) để chiếu logo công ty, tên cô dâu chú rể lên tường, sàn nhảy – một cách trang trí bằng ánh sáng thông minh.

Việc dàn dựng ánh sáng và hiệu ứng cần có chuyên môn cao để đảm bảo an toàn và đạt hiệu quả mong muốn. Đơn vị thi công trang trí sự kiện phối hợp chặt chẽ với kỹ thuật viên ánh sáng, âm thanh để lập trình các hiệu ứng đúng thời điểm, hòa quyện với âm nhạc và nội dung chương trình. Khi tất cả ăn ý, khán giả sẽ được “wow” bởi một không gian tràn ngập ánh sáng, màu sắc và cảm xúc – điều mà trang trí thông thường khó lòng mang lại.

Vật liệu và thiết bị trang trí sự kiện

Chất lượng và sự phù hợp của vật liệu, thiết bị sử dụng quyết định lớn đến thành công của việc thi công trang trí sự kiện. Dưới đây là các loại vật liệu và thiết bị phổ biến trong lĩnh vực decor sự kiện:

Vật liệu trang trí phổ biến

• Hoa tươi: Hoa tươi là vật liệu không thể thiếu trong trang trí tiệc cưới, gala, lễ khai trương… Các loại hoa hồng, lan, cúc, baby, hướng dương, lan tường… được lựa chọn tùy theo chủ đề và ngân sách. Hoa tươi mang lại vẻ đẹp tự nhiên và hương thơm dễ chịu cho không gian. Khi thi công, hoa tươi thường được cắm thành các bình hoa, cổng hoa, vòng hoa hoặc trải cánh hoa trên bàn, lối đi. Yêu cầu là hoa phải tươi mới vào đúng ngày sự kiện, nên thường được nhập về sát giờ và bảo quản kỹ trước khi trang trí.
• Hoa lụa, hoa giấy: Để trang trí các khu vực khó bảo quản hoặc muốn lưu giữ lâu, hoa lụa (hoa giả cao cấp) và hoa giấy nghệ thuật được sử dụng thay thế hoa tươi. Hoa lụa hiện đại nhìn rất giống thật, màu sắc phong phú, dễ tạo hình và có thể tái sử dụng. Hoa giấy lớn (giấy nhún, giấy mỹ thuật) thường dùng làm backdrop hoa khổng lồ cho sân khấu hoặc photobooth. Chúng tạo hiệu ứng thị giác mạnh và không lo héo úa.
• Vải vóc: Vải dùng trong trang trí sự kiện gồm nhiều loại: vải satin, lụa mềm để phủ bàn ghế; vải voan, ren để trang trí phông nền, cổng chào; vải nhung, nỉ để tạo background sang trọng hoặc thảm sàn. Màu sắc vải được chọn theo tông chủ đạo. Chất liệu vải quyết định vẻ đẹp của draping (màn vải trang trí), ví dụ voan thì nhẹ nhàng bay bổng, nhung thì quý phái, sang trọng. Vải cũng được dùng làm rèm che, phông nền chụp ảnh. Trong thi công trang trí sự kiện, đội ngũ thường mang theo nhiều loại vải khác nhau để linh hoạt sử dụng tại hiện trường.
• Bạt Hiflex, Decal PP: Đây là vật liệu chính để in ấn backdrop, banner, standee. Bạt Hiflex là loại bạt nhựa thường dùng in khổ lớn, bền màu, chống chịu thời tiết tốt, phù hợp backdrop sân khấu, bảng hiệu ngoài trời. Decal PP là chất liệu giấy ảnh bám keo, in sắc nét hơn, thích hợp in poster, standee trong nhà. Các tấm in này được căng lên khung sắt hoặc gỗ khi thi công. Chất lượng in ấn rõ nét, màu sắc đúng thiết kế sẽ giúp các hạng mục trang trí thể hiện chính xác ý đồ ban đầu.
• Mica, fomex, xốp: Đây là những vật liệu để làm chữ và hình nổi 3D. Mica là tấm nhựa cứng, fomex (form board) là tấm xốp PVC nhẹ, còn xốp thường (foam) mềm hơn. Các logo, chữ tên sự kiện, tên cô dâu chú rể… hay được cắt bằng fomex hoặc mica dày rồi dán lên backdrop hoặc gắn lên khung tạo hiệu ứng nổi. Mica có bề mặt bóng đẹp, có nhiều màu hoặc dạng mica gương vàng, bạc rất sang. Xốp foam nhẹ, dễ cắt thủ công cũng hay dùng để làm mô hình trang trí, chữ 3D kích thước lớn.
• Gỗ và kim loại: Để thi công các kết cấu lớn (sân khấu, cổng chào, khung backdrop) không thể thiếu gỗ và kim loại. Khung sườn sân khấu thường làm bằng sắt hay nhôm định hình để chịu lực tốt. Các tấm backdrop nhỏ có thể dùng khung gỗ cho nhẹ. Ngoài ra, gỗ pallet, gỗ thông… còn được dùng làm phụ kiện trang trí trong phong cách mộc (rustic), ví dụ làm bục bày đồ, biển bảng kiểu vintage. Kim loại cũng xuất hiện trong các giá cắm hoa, khung treo đèn, khung lều bạt… Do đó, trong kho của Xưởng Event luôn sẵn các thanh khung sắt, ván gỗ, giá đỡ kim loại để linh hoạt lắp ghép tùy thiết kế.
• Giấy và vật liệu thủ công: Nhiều sự kiện sử dụng thêm các món đồ handmade bằng giấy, mây tre để tạo điểm nhấn. Ví dụ: làm quạt giấy tròn nhiều kích cỡ gắn lên backdrop, làm đèn lồng giấy, cắt bông tuyết bằng giấy, sử dụng nón lá, mẹt tre, lồng tre trong trang trí hội chợ truyền thống… Những chất liệu mộc mạc này đem lại sự độc đáo và gần gũi cho không gian. Tuy nhiên, chúng thường cần làm thủ công tỉ mỉ nên sẽ chuẩn bị trước ở xưởng rồi mang đến lắp đặt.
• Đèn trang trí: Các loại đèn như đèn lồng, đèn neon sign (bảng đèn LED uốn chữ), đèn dây nháy, nến điện tử… cũng được liệt vào danh sách vật liệu trang trí. Chúng có tác dụng tạo ánh sáng trang trí bổ sung cho khu vực bàn tiệc, lối đi, photobooth. Ví dụ: chữ neon sign “Happy Birthday” trang trí tiệc sinh nhật, đèn lồng đỏ treo lễ Tết, nến điện tử đặt trong đèn hoa đăng thả hồ bơi cho tiệc ngoài trời… Đội ngũ thi công sẽ chuẩn bị đầy đủ số lượng đèn theo thiết kế.

Có thể nói vật liệu trang trí sự kiện rất đa dạng. Khâu lựa chọn vật liệu phù hợp, chất lượng cao và chuẩn bị đầy đủ trước ngày thi công là chìa khóa để việc trang trí diễn ra suôn sẻ. Nhờ có xưởng sản xuất riêng và mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp, Xưởng Event luôn chủ động về vật liệu, đảm bảo cung cấp cho khách hàng những sản phẩm trang trí đẹp mắt nhất.

Thiết bị ánh sáng và âm thanh

Bên cạnh vật liệu decor, thiết bị ánh sáng và âm thanh là thành phần quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào. Một đơn vị thi công trang trí sự kiện trọn gói thường cung cấp hoặc phối hợp cung cấp các thiết bị sau:

• Hệ thống âm thanh: Tùy quy mô sự kiện, hệ thống âm thanh có thể gồm: loa phóng thanh (loa line array) công suất lớn cho sân khấu, loa monitor kiểm âm cho ban nhạc, micro không dây cho MC và diễn giả, micro cài ve áo, bàn mixer điều chỉnh âm thanh, amply công suất, thiết bị chống hú, v.v. Việc bố trí loa phải cân đối, tránh quá to gây chói tai hoặc quá nhỏ khách không nghe rõ. Kỹ thuật viên âm thanh sẽ điều chỉnh âm lượng phù hợp từng tiết mục. Trong trang trí, các loa thường được đặt trên khung hoặc giá, có trang trí che loa thẩm mỹ (như phủ vải) nếu cần giấu bớt thiết bị.
• Hệ thống ánh sáng sân khấu: Như đã đề cập, bao gồm đèn par LED đổi màu chiếu sáng nền, đèn moving head quay quét tạo hiệu ứng động, đèn follow (đèn rọi theo nhân vật), đèn laser, đèn strobe nháy flash cho tiết mục sôi động… Các đèn này gắn trên giàn truss kim loại phía trên sân khấu hoặc đặt hai bên. Điều khiển qua bàn console lighting bởi chuyên viên ánh sáng. Đơn vị thi công sẽ dựng giàn đèn chắc chắn, đi dây điện an toàn và lập trình theo kịch bản.
• Màn hình LED, máy chiếu: Ngày nay phần hình ảnh trực quan rất quan trọng. Màn hình LED modul được ưa chuộng vì hiển thị đẹp và linh hoạt kích thước. Đơn vị trang trí sự kiện sẽ lắp ráp các tấm LED thành màn hình lớn trên sân khấu hoặc rải màn hình nhỏ xung quanh. Nếu không dùng LED thì dùng máy chiếu công suất cao chiếu lên màn vải trắng. Kèm theo đó là hệ thống máy tính điều khiển nội dung hiển thị.
• Thiết bị hiệu ứng đặc biệt: Gồm các máy tạo hiệu ứng: máy tạo khói, máy phun bong bóng, máy bắn confetti, máy tạo tuyết, quạt gió công suất lớn (cho sân khấu thời trang)… Mỗi loại máy sẽ đi kèm phụ kiện (như dung dịch khói, bóng xà phòng, giấy kim tuyến) và cần kỹ thuật viên vận hành. Khi trang trí, các máy này được bố trí ở vị trí hợp lý: máy khói thường đặt khuất ở góc sân khấu, máy confetti đặt trước sân khấu, quạt gió đặt ngoài rìa thổi vào.
• Hệ thống điện và điều khiển: Toàn bộ thiết bị âm thanh ánh sáng cần nguồn điện ổn định. Đội ngũ thi công sẽ kéo dây điện, ổ cắm từ nguồn tổng của địa điểm hoặc máy phát điện. Tủ điện, ổn áp có thể được sử dụng để tránh quá tải. Tại khu vực kỹ thuật thường có bàn điều khiển âm thanh (sound mixer) và bàn điều khiển ánh sáng, màn hình, do nhân viên kỹ thuật phụ trách trong suốt chương trình. Khu vực này cần bố trí sao cho không ảnh hưởng mỹ quan nhưng vẫn thuận tiện quan sát sân khấu (thường đặt ở cuối khán phòng, có hàng rào hoặc backdrop thấp che chắn phía sau).
• Loa di động, micro dự phòng: Để phục vụ cho phần đón khách hoặc dự phòng, dịch vụ trọn gói thường chuẩn bị thêm loa kéo di động hoặc loa mini cho khu vực sảnh, cũng như micro dự phòng nếu micro chính trục trặc. Nhờ vậy, sự kiện sẽ không bị gián đoạn nếu xảy ra sự cố thiết bị chính.

Việc cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng thường đi kèm với trang trí để khách hàng không phải thuê riêng lẻ nhiều nơi. Xưởng Event có đối tác tin cậy về thiết bị hoặc sẵn kho thiết bị chất lượng, luôn kiểm tra kỹ trước khi đưa vào sử dụng. Chúng tôi hiểu rằng một sự kiện thành công cần âm thanh sống động, ánh sáng rực rỡ đi đôi với trang trí đẹp, vì thế không bao giờ lơ là hạng mục này.

Phụ kiện trang trí đi kèm

Ngoài các vật liệu chính, vô số phụ kiện trang trí sự kiện nhỏ khác được dùng để làm hoàn thiện không gian và tạo điểm nhấn. Một số phụ kiện thường gặp gồm:

• Nến và chân nến: Nến thơm, nến trụ, nến tealight nhỏ thường được dùng trên bàn tiệc, lối đi để tăng vẻ lung linh. Chân nến (candlesticks) bằng đồng, thủy tinh hoặc sắt nghệ thuật giúp cắm nến trang trí an toàn và đẹp mắt. Với không gian máy lạnh, có thể dùng nến thật; nếu lo an toàn hoặc ngoài trời gió, nến điện tử là giải pháp thay thế.
• Lọ hoa, bình hoa trang trí: Nhiều kiểu dáng lọ hoa bằng thủy tinh, gốm, kim loại được sử dụng cho các bàn tiệc, bàn gallery. Lọ hoa cao hay thấp tùy bàn tròn hay bàn dài. Đôi khi cả những bình cổ lớn, bình phong cách cổ điển cũng được đặt ở góc phòng tạo không khí sang trọng.
• Ruy băng, nơ trang trí: Ruy băng lụa nhiều màu dùng để thắt nơ ghế, cột bóng bay, gói quà lưu niệm, hoặc đơn giản là buộc trang trí trên lọ hoa, khăn ăn. Nơ vải kích thước lớn cài ghế hay gắn trên cổng chào, xe hoa đám cưới, cũng là phụ kiện quan trọng tạo điểm nhấn màu sắc.
• Biển bảng trang trí: Bao gồm biển chào mừng (welcome board) đặt ở cổng sự kiện hoặc sảnh, bảng chỉ dẫn, thực đơn tiệc (menu stand), bảng phân sơ đồ chỗ ngồi. Những bảng này thường được thiết kế đồng bộ với sự kiện, có trang trí viền hoa, đèn LED neon hoặc khung ảnh đẹp. Thậm chí bảng tên bàn, thẻ tên khách mời trên bàn tiệc cũng được xem xét thiết kế hài hòa.
• Thảm đỏ, thảm trang trí: Thảm đỏ thường trải ở lối vào hoặc lối lên sân khấu tăng tính trang trọng. Ngoài ra có các loại thảm cỏ nhân tạo, thảm họa tiết vintage dùng cho các góc chụp hình hoặc khu trưng bày sản phẩm tạo background khác lạ với sàn nhà trơn.
• Hộp quà, quà lưu niệm: Một số sự kiện đặt trên bàn tiệc những hộp quà nhỏ xinh cho khách mời. Những hộp này cũng được xem là vật trang trí, nên được gói cẩn thận với giấy và nơ theo màu sắc chung. Tương tự, túi quà, sổ lưu bút, bút ký cũng chọn kiểu dáng đẹp, ăn nhập với tổng thể decor.
• Mành, rèm trang trí phụ: Chẳng hạn rèm kim tuyến lấp lánh phía sau photobooth, mành tre trong sự kiện truyền thống, rèm dây cườm (pha lê) tạo backdrop óng ánh cho sân khấu ca nhạc… Tuy là phụ nhưng các loại rèm này tạo hiệu ứng nền rất tốt, nhất là dưới ánh đèn.
• Các tiểu cảnh, đạo cụ nhỏ: Ví dụ: tiệc trung thu có thêm mâm cỗ với bánh trung thu, đèn ông sao nhỏ; sự kiện Noel có các hộp quà giả đặt quanh cây thông; hội chợ làng nghề có các chõng tre, thúng mủng bày nông sản… Những chi tiết nhỏ này do đơn vị thi công chuẩn bị, sưu tầm và sắp đặt khéo léo giúp không gian thêm phần sinh động, chân thực.

Từng phụ kiện dù nhỏ nhưng ghép lại tạo nên sự hoàn chỉnh cho bức tranh trang trí sự kiện. Xưởng Event luôn có sẵn một “kho báu” phụ kiện phong phú để đáp ứng nhiều loại concept khác nhau. Chúng tôi hiểu rằng thiếu đi một chiếc nơ hay ngọn nến đúng chỗ cũng có thể làm decor kém tinh tế, vì vậy mọi thứ đều được chuẩn bị tươm tất, biến không gian sự kiện của bạn trở nên cuốn hút đến từng góc cạnh.

Những lưu ý quan trọng khi thi công trang trí

Quá trình thi công trang trí sự kiện, ngoài tính thẩm mỹ, cần đặc biệt lưu ý đến các yếu tố an toàn, chất lượng và tiến độ. Dưới đây là một số điểm quan trọng mà đội ngũ thi công cũng như ban tổ chức cần quan tâm:

Đảm bảo an toàn trong thi công

An toàn là ưu tiên hàng đầu khi thi công bất kỳ hạng mục sự kiện nào. Một số lưu ý về an toàn gồm:

• An toàn kết cấu: Tất cả các kết cấu như sân khấu, khung backdrop, cổng chào phải được lắp đặt chắc chắn, chịu lực tốt. Đội ngũ thi công cần sử dụng đúng loại vật liệu, gia cố kỹ các mối nối. Tránh trường hợp backdrop đổ sập, sân khấu lung lay gây nguy hiểm cho người đứng gần. Trước khi sự kiện bắt đầu, cần kiểm tra lần cuối độ vững chãi của mọi hạng mục, đặc biệt nếu có gió mạnh (sự kiện ngoài trời).
• An toàn điện: Hệ thống đèn, âm thanh sử dụng nguồn điện, vì thế việc đi dây điện phải đảm bảo tiêu chuẩn. Tất cả dây điện cần có lớp bọc cách điện tốt, đấu nối gọn gàng, băng keo cách điện cẩn thận. Những đoạn dây băng ngang lối đi phải được dán cố định xuống sàn (dùng băng dính vải hoặc thảm che) để không vấp ngã. Tránh cắm nhiều thiết bị quá tải vào một ổ điện gây chập cháy. Nên có cầu dao, aptomat riêng cho hệ thống sự kiện, và có nhân viên kỹ thuật trực để xử lý nếu có sự cố như mất điện, chập điện.
• Phòng cháy chữa cháy: Nhiều vật liệu trang trí như vải, giấy, xốp, gỗ rất dễ cháy. Vì vậy trong khu vực sự kiện cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định phòng cháy chữa cháy. Không hút thuốc hoặc đốt lửa gần các vật liệu trang trí. Nếu sự kiện có nến thật hoặc pháo hoa, phải có người giám sát và bình chữa cháy xách tay đặt gần. Thông thường, đơn vị thi công nên chuẩn bị sẵn bình chữa cháy CO2 để sẵn sàng ứng phó. Lối thoát hiểm của hội trường phải luôn được chừa trống, không chặn bởi đồ trang trí.
• An toàn cho người thi công: Nhân viên lắp đặt thường phải leo trèo (lên thang cao để treo đèn, lắp màn trần). Họ cần được trang bị thang chắc chắn, dây đai an toàn nếu leo cao trên 2m. Khi làm việc trên cao, phía dưới nên có người hỗ trợ và cảnh báo khu vực nguy hiểm để người khác không đi vào. Nhân sự vận hành các máy móc (máy khoan, cưa cắt) phải đeo bảo hộ lao động, găng tay, kính mắt để tránh tai nạn. Sức khỏe của đội ngũ thi công cũng cần đảm bảo vì thường phải làm việc liên tục nhiều giờ, ban đêm… Người quản lý nên có phương án đổi ca hợp lý để mọi người đủ tỉnh táo hoàn thành công việc an toàn.
• An toàn cho khách tham dự: Khi khách vào sự kiện, tất cả các thiết bị, đạo cụ phải ở trạng thái an toàn tuyệt đối. Ví dụ: dây điện không hở chạm vào khách, các giá đỡ hoa lớn nếu đặt gần lối đi phải có chân đế nặng không đổ, nến phải đặt trong cốc chống gió để không bén lửa ra ngoài. Trong chương trình, nếu có hiệu ứng đặc biệt (khói, pháo), cần thông báo trước và đảm bảo chúng được vận hành an toàn, không bắn vào khán giả.

Một sự kiện dù đẹp đến đâu nhưng nếu xảy ra tai nạn thì coi như thất bại nghiêm trọng. Do đó, Xưởng Event luôn quán triệt yếu tố an toàn trong mọi bước thi công trang trí sự kiện. Chúng tôi tuân thủ các quy định kỹ thuật, kiểm tra nhiều lần và có phương án ứng phó rủi ro, để quý khách hàng yên tâm tuyệt đối khi giao phó không gian sự kiện cho chúng tôi.

Kiểm soát chất lượng vật liệu

Chất lượng vật liệu trang trí ảnh hưởng trực tiếp đến mỹ quan và độ bền trong suốt sự kiện. Một số lưu ý để kiểm soát chất lượng:

• Chọn vật liệu phù hợp: Ngay từ khâu chuẩn bị, cần chọn đúng loại vật liệu có chất lượng tốt, phù hợp tính chất sự kiện. Ví dụ: sự kiện ngoài trời phải dùng bạt in loại dày, mực in không phai dưới nắng mưa; hoa tươi cho sự kiện cần là hoa mới cắt trong ngày để không bị héo; bóng bay phải là loại tốt, giữ hơi lâu, không dễ nổ. Tránh ham rẻ lấy vật liệu kém chất lượng sẽ dễ hỏng hóc giữa chừng.
• Kiểm tra trước khi lắp đặt: Tất cả các hạng mục sau khi sản xuất (in ấn, cắt chữ, làm đạo cụ) nên được kiểm tra tại xưởng trước khi mang đi thi công. Đảm bảo kích thước đúng thiết kế, màu sắc in ấn chuẩn xác, không sai lỗi chính tả trên nội dung backdrop, banner. Thiết bị âm thanh ánh sáng cũng cần test thử, kiểm tra hoạt động trơn tru. Việc kiểm tra trước giúp phát hiện lỗi để kịp thời sửa chữa thay thế, tránh đưa đồ lỗi đến sự kiện mới phát hiện thì đã muộn.
• Bảo quản vật liệu trong khi thi công: Trong quá trình vận chuyển và lắp đặt, phải cẩn thận để không làm hỏng các vật trang trí. Bạt in cuộn tròn cần tránh gập tạo nếp; hoa tươi vận chuyển trong thùng nước để không dập nát; vật dụng dễ vỡ như bình hoa, đèn phải được bọc lót kỹ. Khi lắp backdrop in, cần đeo găng tay hoặc lau sạch tay để không làm bẩn bạt. Các tấm foam, mica sơn màu phải tránh va chạm mạnh gây xước sơn.
• Duy trì chất lượng trong sự kiện: Với sự kiện kéo dài vài ngày (như triển lãm), cần có biện pháp giữ cho trang trí bền đẹp. Thay nước cho hoa tươi mỗi ngày, tranh thủ chỉnh trang lại những chỗ sờn rách do đông người chạm phải, bật điều hòa nhiệt độ phù hợp để hoa tươi và vật liệu giấy không bị héo, ẩm. Nếu sự kiện ngoài trời qua đêm, phải che chắn vật liệu khỏi sương, mưa.
• Kiểm soát màu sắc, ánh sáng: Chất lượng còn thể hiện ở việc đồng bộ màu sắc. Đôi khi cùng một màu chủ đạo nhưng nếu vật liệu khác nhau có thể lệch màu (ví dụ vải nền và màu in trên giấy). Cần tinh ý điều chỉnh từ trước. Ánh sáng khi chiếu vào trang trí cũng có thể làm đổi màu, do đó phải kiểm tra dưới ánh sáng thực tế tại sự kiện để chắc chắn mọi thứ lên màu như ý. Nếu đèn quá tối làm màu trang trí bị chìm hoặc quá sáng làm chói, phải thay đổi loại đèn hoặc vị trí chiếu.
• Đảm bảo vệ sinh và hoàn thiện: Cuối cùng, chất lượng thẩm mỹ đòi hỏi sự chỉn chu. Không để lộ keo dán thừa, dây điện rối hay vết bẩn trên backdrop. Trước khi đón khách, dùng khăn sạch lau bụi trên bàn ghế, bình hoa, làm sạch sàn sân khấu. Những chi tiết nhỏ này đảm bảo không gian bóng bẩy, sạch sẽ, nâng cao chất lượng tổng thể.

Xưởng Event luôn đặt chất lượng vật liệu và thi công lên hàng đầu. Mỗi bông hoa, mỗi mét vải, mỗi chiếc đèn chúng tôi sử dụng đều được tuyển chọn kỹ. Đội ngũ giám sát sẽ kiểm tra tỉ mỉ từng góc một lần cuối trước khi sự kiện bắt đầu, cam kết mang đến cho khách hàng một không gian đẹp hoàn hảo không tì vết.

Tuân thủ tiến độ và thời gian

Tiến độ thi công quyết định sự thành bại của khâu chuẩn bị sự kiện. Những lưu ý về thời gian bao gồm:

• Lập lịch thi công khả thi: Ngay từ đầu, đơn vị thi công cần phối hợp với ban tổ chức để biết chính xác thời gian địa điểm cho phép setup. Dựa vào đó lên kế hoạch thi công chi tiết như đã trình bày. Lịch phải có đủ thời gian cho mọi hạng mục, tránh ôm đồm quá sát giờ dẫn đến cập rập. Nếu nhận thấy yêu cầu vượt quá thời gian cho phép, cần báo ngay cho khách hàng để thỏa hiệp (ví dụ xin thêm giờ, lắp đặt một phần từ trước).
• Đúng giờ trong từng công đoạn: Tất cả nhân sự, vật liệu, thiết bị phải đến đúng giờ như kế hoạch. Chẳng hạn xe chở đồ phải có mặt tại địa điểm theo khung giờ quy định, tránh đến muộn gây chậm dây chuyền sau. Mỗi nhóm thợ bắt tay vào việc ngay khi đến, không để thời gian chết. Người quản lý nên liên tục nhắc nhở mốc thời gian: “10h phải xong sân khấu, 11h bắt đầu trang trí bàn tiệc…” để mọi người chạy kịp tiến độ.
• Dự phòng thời gian cho sự cố: Luôn có rủi ro trễ thời gian do kẹt xe, mất điện, trời mưa… Vì vậy kế hoạch cần có buffer (thời gian đệm). Ví dụ nếu dự kiến cần 5 giờ thi công, hãy bố trí 6-7 giờ, để lỡ có trục trặc vẫn kịp trở tay. Đội ngũ thi công chuyên nghiệp thường đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 30-60 phút chuẩn bị.
• Phối hợp nhịp nhàng nhiều hạng mục: Ở những sự kiện lớn, nhiều hạng mục diễn ra song song (dựng sân khấu, lắp đèn, trang trí hoa…). Quản lý hiện trường phải điều phối để các nhóm làm việc hài hòa, không chồng chéo cản trở nhau. Ví dụ nên hoàn thiện lắp đèn trên cao trước rồi mới trang trí hoa bên dưới để tránh rơi vật dụng vào hoa. Việc gì xong trước bàn giao ngay khu vực đó cho nhóm khác triển khai tiếp.
• Hoàn thành trước giờ G: Nguyên tắc vàng là mọi trang trí phải hoàn thiện ít nhất 30 phút đến 1 tiếng trước khi sự kiện bắt đầu đón khách. Khoảng thời gian dư này để tổng duyệt (nếu có), hoặc ít nhất là để ban tổ chức kiểm tra, chỉnh sửa, và đội thi công thu dọn đồ đạc, dụng cụ thi công ra khỏi khu vực, trả lại không gian sạch đẹp. Hoàn thành sớm cũng giúp đội ngũ có thời gian nghỉ lấy lại sức, chuẩn bị hỗ trợ vận hành nếu cần.
• Không bỏ sót deadline hạng mục nào: Sự kiện có thể có nhiều deadline nhỏ: giờ cắt băng khai trương, giờ mở cửa đón khách, giờ khách giải lao… Đơn vị thi công phải nắm rõ để thực hiện công việc phù hợp. Chẳng hạn trong hội chợ, nếu gian hàng nào đăng ký muộn sẽ được thi công đêm, phải sẵn sàng nhân sự cho lịch đó. Hay trong tiệc cưới, phần rót rượu cần có pháo hoa lạnh, nhân viên phải căn đúng giờ lên sân khấu đặt thiết bị và kích hoạt kịp lúc.

Tuân thủ tiến độ thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị thi công trang trí sự kiện. Hiểu điều này, Xưởng Event luôn hoàn thành công việc đúng hoặc trước thời hạn cam kết. Chúng tôi chuẩn bị kỹ và làm việc tăng tốc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, giúp chương trình của khách hàng diễn ra đúng giờ, không bị chậm trễ vì khâu trang trí.

Các lỗi thường gặp trong thi công trang trí sự kiện

Mặc dù có kế hoạch và kinh nghiệm, việc thi công trang trí đôi khi vẫn xảy ra những lỗi ngoài ý muốn. Nhận biết các lỗi thường gặp giúp chúng ta phòng tránh và xử lý kịp thời. Dưới đây là một số lỗi phổ biến trong thi công trang trí sự kiện và cách khắc phục:

Sai lệch màu sắc và concept

Lỗi: Sai lệch màu sắc chủ đạo hoặc làm khác so với concept thiết kế ban đầu. Ví dụ: màu in backdrop bị lệch tông so với màu logo chuẩn của công ty; hoa trang trí lên sân khấu không đúng loại hoa đã duyệt trong concept (do không mua được đúng loại, phải thay thế hoa khác màu); ánh sáng đèn khi chiếu vào làm màu phông nền thay đổi hoàn toàn. Hoặc tổng thể concept dự kiến sang trọng nhưng do thi công dùng vật liệu rẻ hơn nên nhìn bị bình thường, không toát lên được ý tưởng sang trọng như bản vẽ.

Nguyên nhân: Kiểm soát màu sắc chưa tốt, không có bảng mã màu cụ thể; thay đổi vật liệu vào phút chót mà không báo khách hàng; thiếu hiểu biết về hiệu ứng ánh sáng lên màu vật liệu; thi công vội khiến sơn, in ấn ra màu sai.

Khắc phục: Lên bảng màu (color palette) ngay từ đầu dự án và bám sát thực hiện. Mọi ấn phẩm in ấn nên in thử mẫu nhỏ để kiểm tra màu trước. Nếu có sai lệch phải chỉnh file thiết kế hoặc hiệu chỉnh máy in. Vật liệu thay thế cần tương đồng tối đa với vật liệu gốc, luôn thông báo và được khách chấp thuận. Khi set up xong, kiểm tra dưới ánh đèn thực tế, có thể dùng film lọc màu trên đèn để điều chỉnh màu sắc cho đúng ý. Quan trọng là đội ngũ thi công phải có con mắt thẩm mỹ tinh tế, phát hiện ngay nếu màu sắc decor lên không đúng và tìm cách thống nhất lại. Nếu lỗi quá lớn khó chữa, cần xin ý kiến ban tổ chức để điều chỉnh concept linh hoạt thay vì cố chấp bám ý tưởng ban đầu dẫn tới rời rạc.

Không đảm bảo tính đồng bộ

Lỗi: Thiết kế và trang trí thiếu đồng bộ, mỗi khu vực một kiểu không ăn nhập. Ví dụ: sân khấu trang trí phong cách hiện đại tối giản nhưng khu photobooth lại rườm rà nhiều chi tiết vintage; màu sắc bàn tiệc không ăn khớp với màu backdrop; font chữ trên các biển bảng trang trí không thống nhất (nơi thì font này, chỗ khác font kia). Lỗi đồng bộ cũng thể hiện khi có nhiều bên cùng làm mà không có sự phối hợp – chẳng hạn bên làm âm thanh ánh sáng dùng đèn chiếu màu xanh lá cây trong khi concept trang trí màu xanh dương, gây chỏi.

Nguyên nhân: Thiếu một bản thiết kế thống nhất bao quát toàn sự kiện, hoặc có thiết kế nhưng thi công không tuân thủ. Có thể do phân chia nhóm phụ trách khác nhau, mỗi nhóm tự biến tấu một chút dẫn đến lệch. Hoặc do thêm bớt hạng mục so với kế hoạch ban đầu nhưng không xét tới tổng thể.

Khắc phục: Tất cả phải bám sát concept chung đã thống nhất, từ lớn đến nhỏ. Người quản lý dự án phải đóng vai trò “nhạc trưởng”, kiểm soát mọi thành phần trang trí trước khi thi công. Trước khi in ấn, sản xuất, cần duyệt tất cả mẫu mã để đảm bảo dùng chung một phong cách thiết kế (màu, hình ảnh, font chữ). Nếu có nhiều đội cùng tham gia (âm thanh ánh sáng, màn hình LED), phải họp trước để chia sẻ concept và yêu cầu họ điều chỉnh cho phù hợp. Trong quá trình thi công, bất cứ chi tiết nào thấy “lạc quẻ” phải điều chỉnh ngay: thay vải bọc ghế cho đúng màu, đổi hoa bàn tiệc cho cùng loại với hoa sân khấu… Đôi khi cũng cần tiết chế: tránh tham nhiều ý tưởng khiến mỗi chỗ một khác. Hãy luôn tự hỏi: khách mời nhìn tổng quát có thấy sự kiện thống nhất không? nếu chỗ nào gây khó chịu mắt, phải làm lại cho hài hòa.

Thiếu sự chuẩn bị phương án dự phòng

Lỗi: Không có kế hoạch dự phòng nên khi gặp sự cố bất ngờ, việc trang trí bị ảnh hưởng nặng. Ví dụ: sự kiện tổ chức ngoài trời không chuẩn bị lều bạt, chẳng may trời mưa làm ướt hết phông màn, hoa trang trí; hoặc điện mất mà không có máy phát, cả không gian tối om, thiết bị âm thanh tắt lịm; một thiết bị quan trọng (như máy bắn kim tuyến) hỏng ngay trước giờ diễn mà không có cái thay thế.

Nguyên nhân: Chủ quan nghĩ sự cố sẽ không xảy ra hoặc muốn tiết kiệm chi phí nên lược bớt phương án dự phòng. Kế hoạch tổ chức không lường hết các rủi ro thời tiết, kỹ thuật. Sự phối hợp giữa các bên chưa tốt nên không chuẩn bị phương án B.

Khắc phục: Luôn luôn có phương án dự phòng cho các tình huống xấu. Với sự kiện ngoài trời, phương án dự phòng thời tiết là tối quan trọng: chuẩn bị sẵn nhà bạt, bạt phủ, dù lớn để che khi mưa nắng thất thường; thiết kế phương án chuyển sự kiện vào trong nhà nếu tình hình xấu (nếu có địa điểm thay thế). Về kỹ thuật, cần có thiết bị backup: micro dự phòng, đèn dự phòng, thậm chí có đơn vị còn chuẩn bị hai bộ backdrop (một treo ngoài trời, một nhỏ hơn lắp trong nhà nếu phải chuyển địa điểm). Thuê máy phát điện công suất phù hợp luôn là khoản đầu tư đáng giá cho những sự kiện lớn, tránh phụ thuộc hoàn toàn điện lưới. Ngoài ra, dự phòng về nhân sự cũng quan trọng – thêm thợ điện nước phòng khi cần sửa gấp, thêm người chạy việc. Một kế hoạch B chi tiết có thể tốn công sức và chi phí hơn, nhưng giúp ban tổ chức yên tâm và xoay xở kịp thời, giảm thiểu thiệt hại khi sự cố xảy ra.

Nhìn chung, các lỗi thường gặp trên đều có thể tránh được nếu chuẩn bị kỹ lưỡng và có kinh nghiệm. Xưởng Event với nhiều năm thi công sự kiện thực tế luôn rút ra bài học để không lặp lại lỗi cũ. Chúng tôi dự trù tình huống và có phương án sẵn sàng, nhờ vậy các sự kiện do Xưởng Event thực hiện đều diễn ra trôi chảy, ít khi bị “vỡ trận” bởi những lỗi đáng tiếc.

Liên hệ với Xưởng Event

Quý khách hàng đang tìm kiếm một đơn vị thi công trang trí sự kiện trọn gói uy tín và chuyên nghiệp? Xưởng Event chính là lựa chọn đáng tin cậy dành cho bạn. Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thi công trang trí cho mọi loại hình sự kiện trên toàn quốc, từ các lễ cưới hỏi, hội nghị, triển lãm đến những chương trình quy mô lớn ngoài trời.

Tại sao chọn Xưởng Event?

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Được thành lập bởi những chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong ngành sự kiện, Xưởng Event đã thực hiện hàng trăm dự án trang trí sự kiện lớn nhỏ. Sự am hiểu sâu sắc về thiết kế không gian và quy trình tổ chức giúp chúng tôi tư vấn cho khách hàng những giải pháp decor tối ưu, sáng tạo và khả thi nhất.
• Xưởng sản xuất hiện đại: Đúng như tên gọi, Xưởng Event sở hữu xưởng sản xuất riêng rộng hàng trăm mét vuông tại Hà Nội, được trang bị máy móc hiện đại (máy cắt CNC, máy in UV khổ lớn, máy tạo hình foam, xưởng mộc và xưởng cơ khí). Nhờ đó, chúng tôi tự chủ trong việc chế tác, in ấn các hạng mục trang trí, đảm bảo chất lượng và tiến độ. Khách hàng sẽ tiết kiệm chi phí khi không phải qua trung gian, đồng thời nhận được sản phẩm trang trí sắc nét, đúng yêu cầu.
• Đội ngũ tận tâm, sáng tạo: Mỗi nhân viên tại Xưởng Event, từ kiến trúc sư thiết kế đến thợ thi công hiện trường, đều làm việc với tâm huyết và sự tỉ mỉ. Chúng tôi lắng nghe mong muốn của khách hàng, biến ý tưởng thành hiện thực một cách chỉn chu. Đội ngũ trẻ trung, giàu ý tưởng của Xưởng Event sẽ mang đến luồng gió mới cho sự kiện của bạn, nhưng cũng không quên yếu tố gần gũi, phù hợp văn hóa sự kiện.
• Dịch vụ trọn gói, linh hoạt: Xưởng Event cung cấp dịch vụ thi công trang trí sự kiện trọn gói, bao gồm cả tư vấn concept, thiết kế 3D, chuẩn bị thiết bị âm thanh ánh sáng, hoa tươi, nhân sự sự kiện nếu khách hàng yêu cầu. Chúng tôi phục vụ trên toàn quốc, với mạng lưới đối tác vận chuyển và nhân sự ở nhiều tỉnh thành, sẵn sàng có mặt dù sự kiện của bạn diễn ra ở Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng hay bất kỳ đâu. Sự linh hoạt và nhanh nhạy giúp Xưởng Event đáp ứng những dự án gấp rút trong thời gian ngắn.
• Giá cả cạnh tranh, minh bạch: Hiểu rõ ngân sách là mối quan tâm lớn của khách hàng, Xưởng Event luôn đưa ra giải pháp trang trí tối ưu chi phí. Chúng tôi báo giá chi tiết từng hạng mục, cam kết không phát sinh vô lý. Với khả năng sản xuất trực tiếp, chi phí dịch vụ của chúng tôi cạnh tranh trong khi chất lượng vượt trội.

Quý khách có nhu cầu tư vấn thi công trang trí sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ với Xưởng Event. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7, giải đáp mọi thắc mắc và lên lịch hẹn khảo sát miễn phí.

Thông tin liên hệ Xưởng Event:

• Address: Ngõ 1 Phan Đình Giót, Thanh Xuân, Hà Nội
• Website: xuongevent.vn
• Hotline: 0786734931
• Emai: xuongevent.vn@gmail.com

Hãy để Xưởng Event đồng hành cùng bạn biến không gian sự kiện thành một tác phẩm nghệ thuật thực thụ, truyền tải trọn vẹn thông điệp và cảm xúc đến mọi người tham dự!

Lời kết

Trang trí sự kiện không chỉ đơn thuần là treo vài tấm phông, đặt vài bình hoa mà đó là cả một quá trình sáng tạo và thực thi chuyên nghiệp. Một sự kiện thành công đòi hỏi không gian đẹp, ấn tượng và phù hợp – điều mà dịch vụ thi công trang trí sự kiện trọn gói sẽ giúp bạn đạt được một cách dễ dàng, hiệu quả. Từ những sự kiện trọng đại như lễ cưới hỏi, hội nghị khách hàng, đến những chương trình quy mô như triển lãm, lễ khai trương, việc đầu tư vào trang trí chính là đầu tư vào trải nghiệm của khách mời và uy tín thương hiệu của bạn.

• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: ACE Thuận Việt
• Tổ chức sinh nhật: Angeline – Birthday Party