Hướng Dẫn Chọn Thời Điểm Tổ Chức Sự Kiện Phù Hợp Và Hiệu Quả Nhất

Dù là sự kiện nhỏ mang tính nội bộ hay đại tiệc lớn phục vụ hàng ngàn khách mời, việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện luôn là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến sự thành công. Chọn sai thời điểm có thể khiến khách không đến đủ, ngân sách đội lên, hoặc sự kiện mất đi sức hút truyền thông. Trong bài viết này, Xưởng Event sẽ cùng bạn phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức sự kiện, từ mùa trong năm, khung giờ, đến lịch ngành và địa phương – giúp bạn đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hiệu quả đầu tư.

Tầm quan trọng của việc chọn thời điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn đúng thời điểm tổ chức sự kiện là nền tảng cho toàn bộ chiến lược triển khai. Một thời điểm hợp lý giúp tối đa hóa lượng khách tham dự, tiết kiệm chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai logistics, truyền thông và hoạt động tại hiện trường.

Chọn đúng thời điểm đồng nghĩa với việc thương hiệu xuất hiện vào “điểm rơi” tốt nhất – nơi khách hàng đã sẵn sàng đón nhận thông điệp, có thời gian tham gia và tâm lý tích cực để tương tác. Ngược lại, một sự kiện dù được đầu tư lớn nhưng diễn ra vào khung giờ bất tiện, trùng dịp nghỉ lễ hoặc thời tiết xấu sẽ khó đạt hiệu quả mong muốn.

Xưởng Event đã chứng kiến nhiều dự án thành công rực rỡ nhờ chọn đúng thời điểm tổ chức sự kiện, và cũng không ít trường hợp đáng tiếc vì thiếu cân nhắc kỹ yếu tố thời gian. Vì vậy, đây luôn là phần được chúng tôi phân tích kỹ càng trước khi đề xuất bất kỳ concept hoặc timeline nào cho khách hàng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc chọn thời điểm sự kiện

Đặc điểm khách hàng mục tiêu

Mỗi đối tượng khách hàng có lối sống, khung thời gian sinh hoạt và hành vi tiêu dùng khác nhau. Do đó, khi lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện, việc nghiên cứu kỹ đối tượng mục tiêu là điều không thể thiếu.

Ví dụ, nếu sự kiện hướng tới doanh nhân, khung giờ sáng trong tuần thường phù hợp để tranh thủ trước giờ làm việc. Với học sinh, sinh viên, cuối tuần hoặc buổi chiều tối sẽ là lựa chọn tối ưu. Với khách hàng gia đình, thời gian lý tưởng thường là sáng chủ nhật, khi cả nhà có thời gian rảnh rỗi đi chơi cùng nhau.

Ngoài thời gian trong ngày, thương hiệu cũng cần cân nhắc đến thời điểm trong năm gắn với nhu cầu mua sắm hoặc hành vi tiêu dùng đặc thù của nhóm khách hàng. Ví dụ: cuối năm, người dùng thường quan tâm tới lễ hội – mua sắm; đầu năm lại thiên về trải nghiệm mới, khai xuân.

Điều kiện thời tiết theo mùa

Thời tiết là yếu tố khách quan nhưng lại ảnh hưởng lớn đến chất lượng trải nghiệm và hiệu quả của sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời. Việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện cần đồng bộ với đặc trưng thời tiết từng khu vực, từng mùa trong năm.

Ví dụ, tại miền Bắc Việt Nam, mùa xuân – thu có thời tiết mát mẻ, dễ chịu và rất thích hợp để tổ chức sự kiện ngoài trời, sân vườn, triển lãm, activation. Trong khi đó, mùa hè nắng nóng hoặc mùa mưa kéo dài lại cần có phương án che chắn kỹ, hoặc chuyển đổi sang không gian indoor. Tại miền Trung – miền Nam, mùa mưa thường bắt đầu từ tháng 6 đến tháng 10, ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch tổ chức. Nếu chọn thời điểm này, việc xây dựng phương án dự phòng và bố trí trang thiết bị bảo vệ thời tiết là điều bắt buộc.

Ngân sách và chi phí theo thời điểm

Một yếu tố quan trọng không kém khi xác định thời điểm tổ chức sự kiện là sự biến động của chi phí thuê địa điểm, nhân sự, thiết bị và các hạng mục liên quan theo từng thời điểm trong năm.

Vào mùa cao điểm như lễ Tết, cuối năm, mùa cưới, hoặc các dịp lễ hội lớn, chi phí dịch vụ thường tăng mạnh do nhu cầu cao. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách tổ chức, đặc biệt với những sự kiện quy mô lớn hoặc cần triển khai nhiều hoạt động phụ trợ. Ngược lại, tổ chức sự kiện vào mùa thấp điểm có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí thuê địa điểm, chi phí setup sân khấu, âm thanh ánh sáng và dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, lựa chọn này cần tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo vẫn thu hút được lượng khách hàng mục tiêu mong muốn.

Xưởng Event luôn báo giá minh bạch và đưa ra các gợi ý linh hoạt về thời điểm tổ chức sự kiện theo ngân sách của khách hàng. Chúng tôi sẵn sàng đề xuất các thời điểm “vàng trong thấp điểm” – nơi hiệu quả tối ưu mà chi phí vẫn trong tầm kiểm soát.

Sự kiện cạnh tranh trong ngành

Trong một số lĩnh vực đặc thù như bất động sản, ô tô, thời trang, mỹ phẩm, công nghệ… có những giai đoạn trong năm mà nhiều thương hiệu cùng tổ chức sự kiện ra mắt hoặc quảng bá sản phẩm. Nếu không chọn thời điểm khéo léo, sự kiện của bạn dễ bị “chìm” giữa hàng loạt chương trình cùng ngành. Việc xác định thời điểm tổ chức sự kiện không nên tách rời khỏi bối cảnh ngành. Cần khảo sát các chương trình đã – đang – sắp diễn ra trong lĩnh vực tương tự để tránh trùng lặp hoặc xung đột về lịch truyền thông.

Đôi khi, bạn có thể tận dụng “làn sóng” nếu biết xuất hiện đúng lúc – ngay sau một sự kiện lớn hoặc cùng thời điểm nhưng với concept đủ khác biệt và cá tính. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự sáng tạo và chiến lược triển khai thật sự tốt. Xưởng Event thường phối hợp với các đơn vị truyền thông, các hội nhóm chuyên ngành để cập nhật liên tục lịch sự kiện trong từng lĩnh vực. Nhờ vậy, chúng tôi giúp khách hàng chọn thời điểm tổ chức sự kiện phù hợp với bối cảnh, đảm bảo khả năng nổi bật và tránh bị “trôi” trên mặt truyền thông.

Thời điểm vàng để tổ chức sự kiện theo từng loại hình

Sự kiện ra mắt sản phẩm

Với các chương trình ra mắt sản phẩm, thời điểm tổ chức sự kiện quyết định lớn đến mức độ thu hút truyền thông và hiệu ứng lan tỏa. Đây thường là những sự kiện mang tính khởi đầu, vì vậy thời điểm nên được lựa chọn kỹ để tạo ra “hiệu ứng mở màn” thật ấn tượng.

Thời gian lý tưởng để ra mắt sản phẩm thường rơi vào đầu tuần hoặc giữa tuần, tránh cuối tuần – thời điểm khách hàng có xu hướng thư giãn, không chú tâm đến tin tức sản phẩm mới. Ngoài ra, nếu sản phẩm mang tính xu hướng như công nghệ, thời trang hoặc mỹ phẩm, nên chọn thời điểm trước mùa cao điểm mua sắm khoảng 1–2 tháng để kịp tạo lực đẩy cho doanh số.

Ví dụ: sản phẩm mùa hè nên ra mắt vào cuối tháng 3 hoặc đầu tháng 4, để có thời gian truyền thông và chiếm lĩnh thị trường sớm. Với các dòng sản phẩm Tết, thời điểm cuối tháng 10 – đầu tháng 11 là lựa chọn phổ biến.

Xưởng Event đã triển khai hàng chục sự kiện ra mắt sản phẩm với quy mô từ 100 đến 3000 khách. Kinh nghiệm cho thấy, thời điểm tổ chức sự kiện hiệu quả luôn phải phù hợp với chiến lược truyền thông tổng thể và thói quen tiêu dùng của nhóm khách hàng mục tiêu.

Hội nghị, hội thảo chuyên ngành

Đối với hội nghị, hội thảo – nơi tập trung chuyên gia, nhà nghiên cứu, đại diện doanh nghiệp và đối tác – thời điểm tổ chức sự kiện cần được lựa chọn theo lịch trình làm việc của khách mời và tính chất học thuật. Thời gian lý tưởng thường là ngày thứ 3 đến thứ 5 trong tuần, vì đây là giai đoạn mọi người đã ổn định công việc và chưa bước vào trạng thái chuẩn bị nghỉ cuối tuần. Về thời gian trong ngày, buổi sáng là lựa chọn ưu tiên cho những sự kiện cần sự tập trung cao.

Nếu sự kiện có yếu tố quốc tế, cần xem xét múi giờ, lịch công tác và thời gian nhập cảnh của khách mời. Với hội nghị có yếu tố học thuật, thời gian tránh các dịp nghỉ hè hoặc giáp kỳ thi cũng cần được cân nhắc. Một điểm nữa là phải tránh trùng thời điểm với các sự kiện lớn trong ngành, để đảm bảo khách mời không bị phân tán và truyền thông không bị loãng.

Xưởng Event có kinh nghiệm tổ chức hội nghị chuyên đề, diễn đàn quốc tế, toạ đàm doanh nghiệp với quy mô lớn. Chúng tôi thường xuyên cập nhật lịch hội thảo chuyên ngành để tư vấn cho khách hàng thời điểm tổ chức sự kiện hợp lý, đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả tối đa.

Sự kiện giải trí, âm nhạc

Với sự kiện giải trí, âm nhạc, yếu tố cảm xúc và thời gian rảnh của khán giả là yếu tố cốt lõi. Do đó, thời điểm tổ chức sự kiện nên rơi vào buổi tối, các ngày cuối tuần hoặc dịp lễ – khi mọi người có tâm lý thư giãn và sẵn sàng tham gia các hoạt động cộng đồng. Thời điểm “vàng” cho concert, minishow, lễ hội âm nhạc thường là tối thứ 6 hoặc tối thứ 7. Các khung giờ từ 18h đến 22h được xem là lý tưởng vì thuận tiện cho việc di chuyển, ăn uống và tận hưởng không khí sự kiện.

Ngoài thời gian trong ngày, bạn cũng cần quan tâm đến thời điểm trong năm. Mùa hè và đầu thu là thời điểm lý tưởng vì thời tiết thuận lợi cho sự kiện ngoài trời, không quá nóng và không mưa kéo dài. Tuy nhiên, cần tránh trùng với các kỳ nghỉ gia đình dài ngày, dễ khiến người tham dự vắng mặt. Chúng tôi hiểu rằng, chọn đúng thời điểm tổ chức sự kiện sẽ giúp khán giả cảm nhận trọn vẹn tinh thần âm nhạc và gắn kết cảm xúc sâu sắc hơn với thương hiệu.

Triển lãm, trưng bày

Đối với triển lãm – nơi khách hàng cần thời gian trải nghiệm, quan sát và tương tác sâu với sản phẩm – thì thời điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với lịch làm việc và thói quen tham quan của nhóm khách mục tiêu. Triển lãm thương mại thường được tổ chức vào giữa tuần, kéo dài 3–5 ngày để đảm bảo doanh nghiệp có thể đến khảo sát, gặp gỡ đối tác trong khung giờ hành chính. Trong khi đó, triển lãm dành cho người tiêu dùng thường kéo dài đến cuối tuần để tận dụng lượng khách tham quan đông hơn.

Ngoài ra, thời điểm trong năm cũng cần xem xét: nếu là triển lãm công nghệ, thời điểm cuối quý I – đầu quý II rất lý tưởng vì doanh nghiệp bắt đầu ngân sách mới. Với triển lãm nội thất, thời trang, mỹ phẩm… quý III và quý IV là thời điểm tăng trưởng mạnh và phù hợp để trưng bày, giới thiệu sản phẩm mùa mới.

Phân tích thời điểm tổ chức theo mùa trong năm

Đặc điểm sự kiện mùa xuân

Mùa xuân – thời điểm đầu năm – là khoảng thời gian lý tưởng để khởi đầu các chiến dịch mới, xây dựng hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy tinh thần kết nối nội bộ. Vì vậy, thời điểm tổ chức sự kiện vào mùa xuân thường được lựa chọn cho các hoạt động khai xuân, họp mặt đầu năm, lễ ra quân, tiệc tất niên trễ hoặc ra mắt sản phẩm mới. Mùa xuân ở Việt Nam, đặc biệt từ tháng 2 đến tháng 4, thời tiết mát mẻ, ít mưa, là điều kiện thuận lợi cho các sự kiện ngoài trời, team building, lễ hội văn hóa hoặc sự kiện tại không gian mở. Đây cũng là lúc khách hàng đang trong tâm thế tích cực, sẵn sàng đón nhận thông điệp mới từ doanh nghiệp.

Một lưu ý quan trọng khi chọn thời điểm tổ chức sự kiện mùa xuân là tránh trùng với kỳ nghỉ Tết Nguyên đán hoặc các lễ hội lớn, vì đây là lúc mọi người thường dành thời gian cho gia đình hoặc du xuân cá nhân. Xưởng Event thường tổ chức các hoạt động kick-off doanh nghiệp, lễ ra mắt thương hiệu mới hoặc sự kiện cộng đồng mang sắc xuân. Đây là dịp thương hiệu thể hiện sự khởi đầu ấn tượng, truyền cảm hứng tích cực cho cả năm.

Ưu điểm của sự kiện mùa hè

Mùa hè thường gắn liền với sự sôi động, sáng tạo và trải nghiệm. Đây là giai đoạn lý tưởng để triển khai các hoạt động hướng ngoại, chiến dịch quảng bá thương hiệu hoặc sự kiện giải trí dành cho giới trẻ. Việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện mùa hè phù hợp sẽ giúp thương hiệu tận dụng tối đa tâm lý muốn “xả hơi” và tham gia hoạt động cộng đồng của khách hàng. Từ tháng 5 đến tháng 8, các trường học bước vào kỳ nghỉ hè, nhiều gia đình đi du lịch hoặc tìm kiếm hoạt động giải trí cho con em. Đây là thời điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện thiếu nhi, sân chơi cộng đồng, hoạt động sampling tại trung tâm thương mại hoặc sự kiện ngoài trời như roadshow, hội chợ, lễ hội mùa hè.

Tuy nhiên, mùa hè cũng là thời điểm nắng gắt, thậm chí có mưa lớn thất thường (đặc biệt tại miền Nam). Vì vậy, doanh nghiệp cần dự trù kỹ phương án dự phòng về địa điểm, thiết bị che nắng – mưa và đảm bảo an toàn cho khách tham gia. Xưởng Event có kinh nghiệm triển khai nhiều chương trình mùa hè như lễ hội nước, ngày hội gia đình, khai trương trung tâm thương mại… Tất cả đều được lên kế hoạch kỹ càng từ khâu chọn thời điểm tổ chức sự kiện đến phương án xử lý thời tiết để đảm bảo trải nghiệm trọn vẹn nhất.

Lợi thế tổ chức vào mùa thu

Mùa thu – từ tháng 9 đến tháng 11 – được xem là thời điểm “vàng” trong năm cho các hoạt động thương mại, truyền thông thương hiệu và tổ chức sự kiện cao cấp. Thời tiết mát mẻ, ít mưa, không quá lạnh giúp các hoạt động ngoài trời hoặc bán-indoor diễn ra thuận lợi và thẩm mỹ.

Đây cũng là thời điểm các doanh nghiệp bước vào quý cuối – thời kỳ nước rút cho mục tiêu kinh doanh. Vì vậy, thời điểm tổ chức sự kiện vào mùa thu rất phù hợp để tổ chức hội nghị khách hàng, gala tri ân, lễ ra mắt sản phẩm hoặc các chiến dịch truyền thông mùa cao điểm. Ngoài ra, các ngày lễ như Trung Thu, Ngày Doanh Nhân Việt Nam (13/10), Ngày Phụ nữ Việt Nam (20/10), Lễ Halloween… cũng tạo cơ hội cho các hoạt động marketing theo chủ đề, tăng độ nhận diện và thu hút sự chú ý.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức vào mùa đông

Mùa đông (tháng 12 – tháng 1) là giai đoạn chuyển giao năm cũ – năm mới, mang ý nghĩa tổng kết, tri ân và chuẩn bị cho kế hoạch tương lai. Đây là mùa cao điểm của các sự kiện doanh nghiệp như tất niên, lễ trao giải, tiệc cảm ơn khách hàng, các chương trình countdown đón năm mới… Vì rơi vào dịp lễ hội và cuối năm, thời điểm tổ chức sự kiện mùa đông thường rất “hot” – chi phí dịch vụ có xu hướng tăng cao, lịch đặt địa điểm bị kín nhanh chóng và nhân sự tổ chức cũng trở nên khan hiếm. Vì vậy, doanh nghiệp cần lên kế hoạch trước ít nhất 2–3 tháng để đảm bảo chủ động về nguồn lực.

Một số địa phương có thời tiết lạnh sâu (như Hà Nội, miền núi phía Bắc), các hoạt động ngoài trời sẽ bị ảnh hưởng. Nếu tổ chức buổi tối, cần có phương án sưởi ấm, phục vụ nước nóng, bố trí khu vực nghỉ chân hợp lý để tăng trải nghiệm. Xưởng Event thường khuyến nghị khách hàng chọn thời điểm tổ chức sự kiện vào tuần đầu tháng 12 hoặc đầu tháng 1 để tránh xung đột lịch cao điểm. Đồng thời, chúng tôi thiết kế sự kiện theo phong cách ấm cúng, sang trọng, giúp khách mời có trải nghiệm đong đầy cảm xúc và kết thúc năm thật trọn vẹn.

Khung giờ lý tưởng cho từng loại sự kiện

Sự kiện buổi sáng (8h–12h)

Buổi sáng là khung giờ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi xác định thời điểm tổ chức sự kiện, đặc biệt đối với những chương trình mang tính trang trọng, chuyên môn cao hoặc cần sự tập trung từ phía người tham dự. Đây là khoảng thời gian não bộ hoạt động minh mẫn, tinh thần khách mời còn tươi mới, chưa bị ảnh hưởng bởi áp lực công việc trong ngày. Những sự kiện như hội thảo, hội nghị, lễ ký kết, họp báo hoặc họp mặt doanh nghiệp thường được tổ chức từ 8h đến 11h30. Việc bắt đầu vào buổi sáng còn tạo thuận lợi cho lịch trình làm việc của khách mời, đặc biệt với giới văn phòng và doanh nhân. Họ có thể tham gia sự kiện rồi trở về tiếp tục công việc trong ngày, không bị gián đoạn quá lâu.

Tuy nhiên, nếu địa điểm tổ chức nằm xa trung tâm, việc tổ chức vào đầu buổi sáng cần tính đến yếu tố giao thông. Bạn nên chọn khung giờ bắt đầu từ 9h thay vì 8h để tránh giờ cao điểm. Đồng thời, bố trí đón khách từ sớm, kèm theo phục vụ tea-break để khách đến sớm có trải nghiệm thư giãn. Lựa chọn đúng khung giờ buổi sáng sẽ giúp sự kiện diễn ra mạch lạc, chuyên nghiệp và tạo cảm giác tích cực cho khách ngay từ đầu ngày. Đây là khoảng thời gian lý tưởng cho những ai cần truyền tải thông điệp rõ ràng, gây ấn tượng ban đầu mạnh mẽ và thúc đẩy sự tập trung cao.

Sự kiện buổi chiều (13h–17h)

Tổ chức sự kiện vào buổi chiều là phương án cân bằng giữa sự trang trọng và sự linh hoạt. Với khung giờ từ 13h đến 17h, các doanh nghiệp thường triển khai hoạt động mang tính kết nối, đào tạo, hội thảo nội bộ hoặc sự kiện hướng đến đối tượng khách hàng không bị bó buộc thời gian hành chính. Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện buổi chiều phù hợp với các hoạt động workshop, seminar, lễ kỷ niệm, soft opening hoặc các buổi đào tạo nhóm nhỏ. Đây là khung giờ cho phép khách mời di chuyển thuận tiện sau giờ ăn trưa, tinh thần thoải mái và ít bị ảnh hưởng bởi áp lực đầu ngày.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sau bữa trưa, cơ thể có xu hướng giảm năng lượng. Do đó, sự kiện buổi chiều nên có lịch trình linh hoạt, xen kẽ hoạt động tương tác, giải lao, không quá dài hoặc quá dày đặc nội dung học thuật. Với những sự kiện kéo dài từ chiều đến tối, nên thiết kế phần nội dung chia theo nhịp “chậm – nhanh – cao trào” để tránh gây mệt mỏi. Ngoài ra, việc lựa chọn khung giờ chiều còn giúp tận dụng ánh sáng tự nhiên để tạo không gian nhẹ nhàng, dễ chịu – đặc biệt hữu ích khi tổ chức tại venue có nhiều mảng xanh, sân vườn hoặc không gian mở.

Sự kiện buổi tối (18h–22h)

Buổi tối là khung giờ “vàng” cho các sự kiện thiên về giải trí, kết nối hoặc tri ân khách hàng. Khi khách mời đã kết thúc công việc trong ngày, họ có nhiều thời gian hơn để thư giãn, thưởng thức và hòa mình vào không gian sự kiện. Vì vậy, nếu thương hiệu cần tạo ấn tượng sâu sắc, lan tỏa cảm xúc hoặc xây dựng quan hệ thân thiết thì thời điểm tổ chức sự kiện buổi tối là một lựa chọn lý tưởng.

Những sự kiện như gala dinner, lễ trao giải, concert, dạ tiệc tri ân, ra mắt thương hiệu hoặc sinh nhật công ty… thường được lên lịch bắt đầu từ 18h30 đến khoảng 21h30. Trong khung giờ này, khách mời có thể thoải mái thưởng thức chương trình mà không bị áp lực về thời gian hay công việc.

Để tối ưu hiệu quả tổ chức buổi tối, cần lưu ý đến vấn đề ánh sáng, âm thanh, bố trí lối đi – đón khách và không gian sân khấu. Một điểm quan trọng là tránh để chương trình kéo dài quá khuya, gây mệt mỏi hoặc khó khăn cho khách di chuyển về nhà, đặc biệt nếu khách là người cao tuổi hoặc đi xa.

Chiến lược chọn ngày trong tuần

Ưu nhược điểm của ngày trong tuần

Khi lên kế hoạch cho một chương trình, bên cạnh khung giờ và tháng tổ chức, việc chọn đúng ngày trong tuần cũng ảnh hưởng rất lớn đến mức độ tham dự và hiệu quả truyền thông. Việc phân tích ưu – nhược điểm từng ngày là cơ sở quan trọng để xác định thời điểm tổ chức sự kiện phù hợp.

• Thứ Hai: Là ngày bắt đầu tuần mới, tâm lý khách hàng thường bận rộn và tập trung vào công việc. Việc tổ chức sự kiện vào ngày này cần đặc biệt chú ý nếu tệp khách hàng mục tiêu là dân văn phòng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những sự kiện nội bộ như họp mặt, đào tạo nhanh, lễ ra quân… thứ Hai lại là lựa chọn hợp lý.
• Thứ Ba đến Thứ Năm: Đây là khoảng thời gian lý tưởng nhất để tổ chức hội thảo, hội nghị hoặc các sự kiện cần sự tập trung cao. Khách mời đã ổn định lịch làm việc, ít bị phân tán và dễ dàng sắp xếp thời gian tham gia. Đây cũng là giai đoạn truyền thông hiệu quả, báo chí – truyền hình thường có nhiều khoảng trống đăng tin hơn.
• Thứ Sáu: Là ngày cuối tuần làm việc, tâm lý khách thường có xu hướng thư giãn, chuẩn bị kết thúc tuần. Nếu sự kiện được tổ chức từ chiều tối thứ Sáu, cần làm nổi bật tính giải trí, kết nối, hoặc có phần tiệc nhẹ để giữ chân khách mời.

Việc lựa chọn đúng ngày trong tuần giúp thương hiệu gia tăng lượng người tham dự, tăng hiệu suất truyền thông và tối ưu chi phí thuê dịch vụ (vì một số ngày giữa tuần có giá thấp hơn cuối tuần).

Lợi thế của ngày cuối tuần

Thứ Bảy và Chủ Nhật luôn là lựa chọn phổ biến cho các chương trình hướng đến công chúng, sự kiện giải trí, lễ hội, triển lãm hoặc các hoạt động cộng đồng. Bởi đây là hai ngày mà phần lớn người tham dự đều rảnh rỗi, có tâm lý thư giãn và sẵn sàng dành thời gian cho các hoạt động trải nghiệm. Với sự kiện dành cho gia đình, trẻ nhỏ, học sinh – sinh viên, ngày cuối tuần gần như là lựa chọn duy nhất để đảm bảo tỷ lệ tham gia cao. Các hoạt động như workshop sáng tạo, lễ hội văn hóa, hội chợ ẩm thực, khai trương trung tâm thương mại… đều phát huy hiệu quả mạnh mẽ khi được tổ chức vào thứ Bảy – Chủ Nhật.

Tuy nhiên, do nhu cầu cao nên chi phí thuê địa điểm, dịch vụ âm thanh ánh sáng, nhân sự và trang thiết bị vào cuối tuần thường tăng 15–30%. Do đó, việc đặt dịch vụ sớm và lựa chọn đơn vị uy tín là điều cần thiết để tránh phát sinh chi phí không kiểm soát. Xưởng Event thường đề xuất khách hàng lên kế hoạch ít nhất 45 ngày nếu chọn thời điểm tổ chức sự kiện vào cuối tuần. Điều này giúp đảm bảo thời gian chuẩn bị, truyền thông hiệu quả và giữ chỗ tại các venue “hot” trong mùa cao điểm.

Các ngày lễ và dịp đặc biệt

Tận dụng các ngày lễ, dịp đặc biệt để tổ chức sự kiện là chiến lược truyền thông thông minh giúp thương hiệu “ăn theo” dòng cảm xúc tích cực của xã hội. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện thật sự khéo léo để không bị chìm giữa hàng loạt chiến dịch khác.

Một số dịp thường được chọn để tổ chức sự kiện:

• Tết Nguyên đán: Thích hợp cho hoạt động khai xuân, tri ân nhân viên, lễ ra quân đầu năm.
• 8/3 – 20/10: Lý tưởng cho sự kiện liên quan đến phụ nữ, làm đẹp, mua sắm, thời trang.
• Lễ 30/4 – 1/5 và Quốc khánh 2/9: Phù hợp cho roadshow, hoạt động ngoài trời, activation tại các điểm du lịch.
• Trung thu – Noel – Countdown: Tuyệt vời để xây dựng sự kiện cộng đồng, sân chơi cho trẻ nhỏ, gia đình hoặc tổ chức đêm tiệc gắn kết nhân viên.

Điều quan trọng là không chỉ chọn đúng dịp, mà còn phải “đặt chân đúng thời điểm”. Nên tổ chức sớm hơn 1–2 ngày để tránh trùng lịch nghỉ dài hoặc tạo sự bất ngờ truyền thông trước khi thị trường “bùng nổ”.

Tại Xưởng Event, chúng tôi lập sẵn lịch sự kiện trong năm theo từng ngành để khách hàng tham khảo và chọn lựa thời điểm tổ chức sự kiện phù hợp với mục tiêu truyền thông – bán hàng – xây dựng thương hiệu.

Cách tránh xung đột thời gian với các sự kiện khác

Nghiên cứu lịch sự kiện trong ngành

Một trong những sai lầm phổ biến trong việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện là không tham khảo lịch sự kiện ngành dẫn đến trùng lịch với đối thủ hoặc các chương trình lớn. Điều này khiến lượng khách mời bị chia nhỏ, truyền thông loãng và giảm hiệu quả tiếp cận đối tượng mục tiêu.

Mỗi ngành nghề đều có những “mùa sự kiện” riêng. Ví dụ: ngành mỹ phẩm thường dồn chiến dịch vào tháng 3, tháng 10; ngành bất động sản thường tập trung ở quý 1 và quý 4; ngành thực phẩm – đồ uống thường tăng tốc dịp cuối năm. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng hoạt động trong các mốc thời gian này, việc cập nhật lịch sự kiện trong ngành là yếu tố sống còn.

Cách làm hiệu quả là theo dõi các hội nhóm chuyên ngành, lịch sự kiện tại trung tâm hội nghị – triển lãm lớn, trang tin tức chuyên biệt và fanpage đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, nên trao đổi trước với đối tác truyền thông để nắm rõ thời điểm “cao trào” của ngành mình.

Kiểm tra các sự kiện lớn của địa phương

Bên cạnh yếu tố ngành nghề, địa phương nơi tổ chức cũng có thể xảy ra xung đột về thời gian do các sự kiện cộng đồng, chương trình lễ hội văn hóa – chính trị hoặc hoạt động của thành phố. Ví dụ: nếu bạn tổ chức sự kiện tại TP.HCM vào thời điểm diễn ra lễ hội Áo dài, Lễ hội ẩm thực quốc tế hay các giải chạy quy mô lớn thì việc giao thông, an ninh và truyền thông địa phương đều có thể bị ảnh hưởng. Khách mời sẽ gặp khó khăn trong việc di chuyển, còn phương tiện truyền thông địa phương có thể bị chiếm sóng bởi các tin tức “nóng” khác.

Vì vậy, việc kiểm tra trước lịch sự kiện của địa phương là bước không thể thiếu khi xác định thời điểm tổ chức sự kiện. Hãy tìm hiểu từ các nguồn tin chính thống như website của UBND quận, Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch, trung tâm triển lãm lớn, các đơn vị tổ chức sự kiện trên địa bàn.

Xem xét lịch các ngày lễ quốc tế

Ngoài các yếu tố trong nước, nhiều sự kiện quy mô lớn có yếu tố quốc tế cần lưu ý đến lịch nghỉ lễ và hoạt động đặc biệt ở các quốc gia liên quan, nhất là khi khách mời là chuyên gia nước ngoài, đối tác toàn cầu hoặc có sự tham gia của cộng đồng quốc tế.

Chẳng hạn, nếu tổ chức sự kiện có yếu tố Nhật Bản, bạn cần tránh các dịp lễ Obon (tháng 8), Tuần lễ vàng (cuối tháng 4 đến đầu tháng 5); nếu làm việc với đối tác Âu – Mỹ, nên tránh Lễ Tạ Ơn, Giáng Sinh hoặc Lễ Phục Sinh vì đó là thời điểm nghỉ dài ngày. Việc chọn sai thời điểm tổ chức sự kiện sẽ khiến khách mời không thể tham gia, tỷ lệ phản hồi thấp và gây ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng khi lên kế hoạch thời gian

Đặt địa điểm trước tối thiểu 3–6 tháng

Một trong những yếu tố đầu tiên cần ghi nhớ khi xác định thời điểm tổ chức sự kiện là đặt địa điểm càng sớm càng tốt – tối thiểu 3 tháng cho sự kiện nhỏ, và 6 tháng đối với sự kiện lớn. Việc đặt sớm không chỉ giúp đảm bảo có địa điểm ưng ý, mà còn tối ưu chi phí thuê, thuận lợi trong công tác setup và làm việc với nhà cung cấp.

Với những venue “hot” như khách sạn 5 sao, trung tâm hội nghị lớn hoặc không gian ngoài trời có view đẹp, việc giữ chỗ trễ thường dẫn đến việc phải đổi thời gian hoặc chọn địa điểm thay thế không phù hợp.

Gửi thông báo và lời mời đúng thời điểm

Thông báo và thư mời là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách mời. Gửi quá sớm, khách dễ quên. Gửi quá muộn, khách khó sắp xếp thời gian. Vì vậy, việc chọn đúng thời điểm tổ chức sự kiện phải đồng hành với việc chọn đúng thời điểm thông báo.

Thông thường, thư mời cần được gửi trước 3–4 tuần với sự kiện vừa và nhỏ, và 6–8 tuần với sự kiện quy mô lớn hoặc có yếu tố quốc tế. Các kênh gửi có thể bao gồm email, SMS, thiệp mời in, mạng xã hội, hoặc gọi điện trực tiếp.

Chuẩn bị phương án dự phòng

Dù đã lên kế hoạch kỹ lưỡng, luôn tồn tại những tình huống bất ngờ như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật, thay đổi từ khách mời hoặc tình hình dịch bệnh. Vì vậy, bên cạnh việc chọn thời điểm tổ chức sự kiện hợp lý, doanh nghiệp cũng cần có phương án dự phòng rõ ràng.Phương án dự phòng bao gồm: kế hoạch chuyển địa điểm, lùi ngày tổ chức, kịch bản thay đổi khung giờ, nhân sự trực ứng phó tình huống khẩn cấp, danh sách nhà cung cấp thay thế nhanh…

Lời kết

Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện không chỉ là bước đầu trong kế hoạch – đó là chiến lược then chốt ảnh hưởng đến tất cả yếu tố còn lại: từ khách mời, truyền thông, ngân sách đến chất lượng trải nghiệm. Một sự kiện chọn đúng thời điểm sẽ dễ dàng tạo tiếng vang, ghi dấu ấn và đạt được mục tiêu mong đợi.

Thông tin liên hệ:

• Address: Ngõ 1 Phan Đình Giót, Thanh Xuân, Hà Nội
• Website: xuongevent.vn
• Hotline: 0786734931
• Emai: xuongevent.vn@gmail.com

• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: ACE Thuận Việt
• Tổ chức sinh nhật: Angeline – Birthday Party