TOP 15 Điều Cần Biết Trước Khi Làm Nhân Viên Thi Công Sự Kiện

Sự kiện là nơi tỏa sáng của ý tưởng và công sức, nhưng để mỗi chi tiết sân khấu, âm thanh, ánh sáng thật chỉn chu thì vai trò của nhân viên thi công sự kiện vô cùng quan trọng. Bạn là người mới bắt đầu hoặc đang tìm hiểu về nghề này? Bài viết dưới đây điểm qua 15 điều cần biết giúp bạn nắm rõ bức tranh toàn cảnh ngành, trang bị kỹ năng, hiểu rõ quy trình làm việc và cơ hội phát triển. Từ kỹ năng chuyên môn, ngày làm việc điển hình, cách ứng phó tình huống khẩn cấp, cho đến mức lương, networking, an toàn lao động… mỗi mục đều tiết lộ bí quyết hữu ích cho cả người mới vào nghề lẫn doanh nghiệp thuê thi công sự kiện. Hãy cùng khám phá để bước vào nghề nhân viên thi công sự kiện với sự tự tin và chuyên nghiệp nhất.

Bức tranh toàn cảnh về nghề thi công sự kiện năm 2025

Nhân viên thi công sự kiện là những “lính trận” đằng sau hậu trường, chịu trách nhiệm dựng sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh – ánh sáng, trang trí và quản lý hậu cần kỹ thuật. Theo Vietnam Investment Review, ngành du lịch sự kiện (event tourism) Việt Nam đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ nhờ chuyển đổi số và phát triển bền vững. Chỉ riêng đầu năm 2024, doanh thu lĩnh vực này đã tăng đến 35% so cùng kỳ, cho thấy nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội… liên tục tăng cao. Điều này đồng nghĩa với việc nhân viên thi công sự kiện sẽ có nhiều cơ hội việc làm hơn, đặc biệt ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng.

Ngành tổ chức sự kiện ngày càng ứng dụng công nghệ cao: sự kiện hybrid (kết hợp trực tuyến và trực tiếp), thực tế ảo/ tăng cường (VR/AR), livestream… giúp mở rộng phạm vi khán giả và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, xu hướng “sự kiện xanh” thân thiện môi trường cũng rất rõ nét. Ví dụ, Ngày hội Xanh 2025 do Vingroup tổ chức đã thu hút hơn 50.000 người với thông điệp “không rác thải” và trải nghiệm bền vững. Những xu hướng này đặt ra yêu cầu mới cho nhân viên thi công: phải linh hoạt với công nghệ mới và chú trọng giảm thiểu lãng phí, sử dụng vật liệu tái chế trong thi công.

Tóm lại, tình hình năm 2025 cho thấy nghề thi công sự kiện đang phát triển, mở ra nhiều cơ hội việc làm và thăng tiến. Để thành công, nhân viên thi công cần cập nhật xu hướng công nghệ (sự kiện ảo, sự kiện xanh, công nghệ 5G, IoT cho hội nghị thông minh…) và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng trong nước lẫn quốc tế​.

1. Những kỹ năng “vàng” quyết định thành công

Kỹ năng là điều kiện tiên quyết để trở thành một nhân viên thi công sự kiện xuất sắc. Bạn cần kết hợp cả khả năng chuyên môn (hard skills) và kỹ năng mềm (soft skills), cùng các chứng chỉ chuyên ngành phù hợp.

Hard skills bắt buộc phải có

• Lắp đặt sân khấu và hệ thống khung giàn: Thông thạo cách dựng giàn giáo, kết cấu stage, backdrop, đảm bảo vững chắc. Biết sử dụng các dụng cụ như máy khoan, cờ lê, dây cáp an toàn để lắp đặt khung kết cấu.
• Âm thanh – ánh sáng: Nắm vững cách kết nối và vận hành thiết bị âm thanh (loa, micro, mixer, ampli…) và ánh sáng (đèn Par, Moving Head, Follow Spot, đèn LED…)​. Phải biết cân chỉnh âm thanh, chạy thử tiếng và thiết lập hệ thống đèn theo chương trình sự kiện.
• Kỹ thuật điện cơ bản: Hiểu biết nguyên lý điện để đấu nối âm thanh/ánh sáng, cắm dây DMX. Biết kiểm tra mạng điện, tránh chập cháy, sử dụng máy phát điện khi cần.
• Sử dụng công cụ, máy móc: Biết vận hành xe nâng, pa lăng, cần cẩu nhỏ để vận chuyển và lắp đặt thiết bị lớn. Kỹ năng cơ khí như hàn, cắt kim loại, đo đạc cũng rất cần thiết.
• Tin học và đồ họa cơ bản: Có thể chạy phần mềm điều khiển ánh sáng, bảng điều khiển mixer, hoặc sử dụng máy tính để trình chiếu. Biết sử dụng các app quản lý dự án, kế hoạch thi công (như Excel, Google Sheets, Trello).

Soft skills không thể thiếu

• Giao tiếp tốt: Có khả năng trao đổi rõ ràng với đồng nghiệp, ban quản lý và khách hàng. Kỹ năng lắng nghe để nắm đúng yêu cầu; dùng ngôn ngữ lịch sự, chuẩn mực.
• Làm việc nhóm: Sự kiện là công việc tập thể, nên phải hợp tác nhịp nhàng với mọi người. Chủ động giúp đỡ đồng đội, chia sẻ trách nhiệm để hoàn thành công việc theo tiến độ.
• Tư duy phản ứng nhanh và giải quyết vấn đề: Sẵn sàng ứng phó với tình huống phát sinh, duy trì bình tĩnh dưới áp lực. Có khả năng đưa ra phương án thay thế khi gặp sự cố (ví dụ: hỏng loa thì dùng loa dự phòng).
• Quản lý thời gian: Lập kế hoạch và ưu tiên công việc khoa học, không để deadline bị quá gấp. Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi.
• Tinh thần trách nhiệm và chuyên nghiệp: Luôn cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao, tuân thủ nội quy, kỷ luật. Đúng giờ, nghiêm túc trong công việc, giữ thái độ tích cực và cầu tiến.
• Sức khỏe tốt và tính bền bỉ: Công việc thi công đòi hỏi sức lực nhiều và làm việc lâu. Vì thế, sức khoẻ tốt, chịu được gánh nặng và làm việc ngoài trời trong nhiều giờ là lợi thế.

Các chứng chỉ nên đạt được

• Chứng chỉ an toàn lao động: Giúp bạn nắm vững quy định an toàn (nâng cao ý thức phòng ngừa tai nạn).
• Chứng chỉ vận hành máy móc: Ví dụ chứng chỉ lái xe nâng, vận hành cẩu tự hành (nếu cần).
• Chứng chỉ làm việc trên cao: Bắt buộc nếu phải leo giàn giáo, làm việc ở độ cao (để biết dùng dây an toàn, bệ đứng vững).
• Chứng chỉ sơ cấp nghề/đào tạo sự kiện: Khóa học tổ chức sự kiện hoặc văn bằng Trung cấp – Cao đẳng chuyên ngành du lịch/marketing/sự kiện sẽ hỗ trợ kiến thức nền.
• Chứng chỉ PCCC, sơ cứu: Cơ bản phòng trường hợp khẩn cấp, bảo vệ bản thân và đồng nghiệp.

Hy vọng bài viết này giúp bạn hình dung rõ các nhóm kỹ năng quan trọng. Nắm vững những kỹ năng “vàng” này, một nhân viên thi công sự kiện sẽ chủ động hơn trong công việc và có nhiều cơ hội thành công hơn.

2. Một ngày làm việc của nhân viên thi công sự kiện

Làm việc trong ngành sự kiện đồng nghĩa với lịch trình linh hoạt và đôi lúc căng thẳng. Dưới đây là phác thảo một ngày điển hình của một nhân viên thi công sự kiện:

Lịch trình chi tiết từ A-Z

• Sáng sớm: 6h – 7h: Tập trung tại văn phòng/công ty, kiểm tra thiết bị và dụng cụ. Đóng gói quang treo, cáp, đèn, loa,… lên xe vận chuyển.
• Di chuyển đến địa điểm: 7h – 8h: Đội đi đến địa điểm sự kiện. Trên đường, đội trưởng (hoặc kỹ thuật viên cao cấp) nhắc lại kế hoạch và nhiệm vụ từng người.
• Lắp đặt (8h – 12h): Bắt đầu dựng sân khấu (ghép khung, ván gỗ, bạt backdrop). Cùng lúc, nhóm âm thanh lắp loa, âm li, micro, chạy dây tín hiệu; nhóm ánh sáng treo đèn, nối DMX, cài đặt đầu ánh sáng. Nhóm décor trang trí các khu vực sự kiện (chèn standee, hoa, banner). Các nhân viên thi công liên tục kiểm tra độ an toàn: siết ốc, dùng dây dự phòng, thử âm thanh – ánh sáng tạm. 11h: Nghỉ trưa, ăn uống và kiểm tra lần cuối vật tư thiếu/thừa.
• Chạy thử & hoàn thiện (12h – 17h): Chuẩn bị máy phát điện dự phòng. Chạy thử toàn bộ chương trình (soundcheck, thử các hiệu ứng ánh sáng). Tinh chỉnh ánh sáng, tăng giảm âm lượng. Trang trí các chi tiết nhỏ (sắp xếp ghế, bàn ăn tiệc, thảm đỏ). Lát cùng lúc chuẩn bị đồ nghề để 17h kịp hoàn tất trước khi sự kiện bắt đầu.
• Diễn ra sự kiện (tùy thời gian): Nếu sự kiện bắt đầu chiều hoặc tối, nhân viên thi công bảo trì hiện trường: giám sát hệ thống âm thanh – ánh sáng. Sẵn sàng khắc phục ngay khi có trục trặc (mic không tiếng, mất điện…) bằng cách bật máy phát dự phòng hoặc dùng thiết bị thay thế.
• Sau sự kiện (tùy theo lịch): Sự kiện kết thúc, tiến hành tháo gỡ (breakdown): gỡ loa, đèn, sân khấu; đóng gói, kiểm kê thiết bị. Đưa thiết bị về kho. Cuối ca, nhân viên báo cáo kết quả công việc, sự cố và bàn giao lại cho tổ phụ trách kế tiếp nếu có.

Những thử thách thường gặp

• Thời tiết: Mưa gió ngoài trời có thể làm gián đoạn lắp đặt, gây ướt thiết bị điện và nguy cơ an toàn.
• Thời gian gấp rút: Nhiều sự kiện phát sinh vào phút chót, nhân viên buộc phải làm gấp, tăng ca (đuổi kịp tiến độ).
• Thiết bị lỗi: Loa hỏng, mất tín hiệu mạng, đèn chết… xảy ra bất ngờ, đòi hỏi giải pháp nhanh (sử dụng dụng cụ sơ cua).
• Yêu cầu thay đổi: Khách hàng có thể đổi ý cuối cùng (thêm sân khấu, đổi layout), đội thi công phải điều chỉnh lại kế hoạch ngay lập tức.
• Thiếu nhân lực: Nếu có nhân viên nghỉ đột xuất hoặc sự kiện quá lớn, có thể thiếu người lắp đặt, khiến tiến độ bị chậm.
• Giao tiếp: Thông tin sai lệch giữa các bộ phận (thiết kế, thi công, khách hàng) có thể dẫn đến lắp đặt sai mẫu hoặc sót thiết bị.
• Sức khỏe và áp lực: Công việc nặng nhọc, căng thẳng dễ khiến nhân viên mệt mỏi. Đòi hỏi phải có sức bền tốt.

Cân bằng công việc – cuộc sống

Để tránh kiệt sức và duy trì năng lượng làm việc:

• Lập kế hoạch nghỉ: Sắp xếp ngày công vụ hợp lý, xen kẽ những ngày nghỉ. Tránh làm việc liên tục quá lâu.
• Nghỉ giải lao: Tận dụng giờ nghỉ trưa để chợp mắt ngắn hoặc thư giãn; uống đủ nước và ăn bữa phụ giàu dinh dưỡng.
• Rèn luyện sức khỏe: Đều đặn tập thể dục giúp chống đỡ công việc nặng (xem phần 11).
• Giới hạn overtime: Thương lượng với cấp trên để đền bù xứng đáng cho giờ làm thêm, tránh lạm dụng.
• Chăm sóc bản thân: Chăm sóc dinh dưỡng, ngủ đủ giấc (≥7 tiếng/ngày). Tránh thức khuya nhiều. Phòng chống căng thẳng bằng sở thích cá nhân (nghe nhạc, đọc sách…).
• Kỹ năng quản lý thời gian: Ưu tiên công việc quan trọng, ra quyết định nhanh gọn, không để công việc đè nén. Điều này giúp cân bằng tốt hơn giữa công việc và đời sống cá nhân.

3. Bí quyết xử lý các tình huống khẩn cấp

Trong sự kiện, sự cố bất ngờ là chuyện thường. Bí quyết chính là an toàn – ứng biến – khôi phục.

Các sự cố thường gặp và cách giải quyết

• Mất điện đột ngột: Ngay lập tức tắt nguồn chính để tránh cháy, bật máy phát điện dự phòng. Kiểm tra hệ thống tổng, chuyển đổi sang thiết bị khác.
• Thiết bị kỹ thuật hỏng: Nếu micro, máy tính hay mixer gặp sự cố, chuyển sang thiết bị dự phòng; trong trường hợp không có, âm thanh có thể gián đoạn tạm thời cho đến khi thay thế.
• Tai nạn lao động: Nếu có người bị thương (ngã, điện giật…), ưu tiên sơ cứu ban đầu (cầm máu, hô hấp nhân tạo nếu cần) và báo cấp cứu 115 ngay. Sau đó thông báo cho bộ phận y tế của sự kiện. Luôn có bộ dụng cụ sơ cứu tại hiện trường.
• Sập giàn giáo/sân khấu: Ngừng hết hoạt động, bảo vệ hiện trường, sơ tán khán giả khỏi khu vực nguy hiểm. Báo ban quản lý, phối hợp lực lượng an ninh, công an để xử lý tình huống (chịu trách nhiệm an toàn).
• Đám đông chen lấn: Phối hợp với an ninh dùng hàng rào di động, hướng dẫn lối thoát khẩn cấp. Không được hoảng loạn; dùng loa phát thanh hướng dẫn.
• Thời tiết xấu: Nếu có gió lớn/ mưa dông, ưu tiên tháo bạt, che chắn thiết bị điện; dừng event nếu quá nguy hiểm.
• Thay đổi yêu cầu phút chót: Lập tức họp nội bộ, phân công lại công việc, ưu tiên khâu quan trọng. Thảo luận với khách hàng về khả năng thực hiện.

Quy trình xử lý khủng hoảng

1. Phòng ngừa ban đầu: Đánh giá và kiểm soát rủi ro từ đầu (điện, độ cao, cháy nổ…)​. Bất cứ vấn đề nào phát hiện đều phải xử lý ngay (ví dụ dây điện lỏng phải được siết lại).
2. Gọi trợ giúp: Thông báo cho tổ chức sự kiện và đội ngũ an toàn ngay khi phát hiện sự cố. Nếu cần hỗ trợ y tế, gọi cứu thương. Thông tin phải được gửi đến tất cả thành viên qua bộ đàm/Zalo chat group.
3. Bật các biện pháp khẩn cấp: Sử dụng thiết bị dự phòng (máy phát, loa dự phòng, đèn thay thế), sơ cứu hoặc sơ tán theo kế hoạch đã định.
4. Truyền thông tạm thời: Trong trường hợp phải tạm dừng sự kiện (cháy, thời tiết xấu), ra thông báo ngắn gọn cho khán giả về tình huống và phương án giải quyết.
5. Khắc phục sự cố: Sau khi bảo đảm an toàn, tiến hành sửa chữa/tái thiết để sự kiện tiếp tục hoặc chuyển khâu khác.
6. Báo cáo và rút kinh nghiệm: Ghi lại toàn bộ diễn biến, nguyên nhân, cách xử lý. Sau sự kiện, chủ trì cuộc họp đánh giá để rút kinh nghiệm.

Kinh nghiệm từ các case study thực tế

• Dự án ngoài trời quy mô lớn: Trong một đại nhạc hội tại SVĐ có hơn 20.000 khán giả (5/2023), ban tổ chức tiến hành đánh giá rủi ro kỹ lưỡng trước khi dựng sân khấu​. Họ nhận diện các nguy cơ (điện phức tạp, giàn giáo lớn) và trang bị mũ bảo hiểm, dây an toàn, găng tay cách điện cho nhân viên thi công​. Nhờ vậy, dù sự kiện kéo dài trong điều kiện gió nhẹ, không có tai nạn nghiêm trọng nào xảy ra.
• Thiếu dự phòng: Một sự kiện ra mắt sản phẩm tại khách sạn có âm thanh chỉ dừng lại khi loa chính bị hỏng. Nhân viên đã nhanh chóng chuyển sang dàn âm thanh dự phòng để sự kiện tiếp diễn. Đây là bài học nhắc nhở luôn phải có thiết bị thay thế.
• Khách thay đổi gấp: Có sự kiện cưới, khách yêu cầu trang trí thêm vài backdrop ở phút chót. Đội thi công đã linh hoạt huy động thêm nhân công, lắp đặt nhanh để đáp ứng yêu cầu.
• Sai sót hậu cần: Một lần, khán giả không thể nghe âm thanh vì kỹ thuật viên đấu nhầm cổng. Ngay lập tức, kỹ thuật đã ngắt kết nối, đấu đúng và chạy kiểm tra lại, học được rằng phải test từng đầu ra cẩn thận trước khi mở nhạc.

Những ví dụ trên cho thấy kinh nghiệm thực tế rất quan trọng: chuẩn bị kỹ lưỡng và có phương án dự phòng sẽ giúp nhân viên thi công sự kiện tự tin xử lý sự cố nhanh gọn, tránh hủy hoại chương trình.

4. Công cụ và thiết bị quan trọng cần thành thạo

Nhân viên thi công sự kiện cần thông thạo nhiều thiết bị và công cụ để đảm bảo mọi khâu kỹ thuật diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là danh mục thiết bị sự kiện cơ bản và một số phần mềm hỗ trợ thường dùng:

Danh sách thiết bị cơ bản

• Âm thanh: Hệ thống loa, micro, mixer, ampli, dây tín hiệu… Chất lượng âm thanh sống động phụ thuộc vào việc lắp đặt đúng kỹ thuật​.
• Ánh sáng: Đèn Par, Moving Head, Follow Spot, đèn LED, đèn rọi theo kịch bản. Những bóng đèn này tạo nên không gian lung linh cho sự kiện​.
• Sân khấu & giàn khung: Khung giàn thép, kết cấu sàn stage phải đủ vững chãi. Kèm theo là micro không dây, loa monitor và hệ thống dây cáp kết nối âm thanh – ánh sáng​.
• Màn hình: Màn hình LED cỡ lớn (hoặc máy chiếu + màn chiếu) dùng để hiển thị hình ảnh, video cho khách tham dự.
• Máy chiếu & màn chiếu: Thích hợp cho sự kiện cần trình chiếu slide/ video, độ phân giải cao đáp ứng diện tích trình chiếu nhỏ hơn.
• Ghi hình – Livestream: Camera quay phim, máy quay, mixer livestream, phần mềm streaming… giúp truyền hình ảnh trực tiếp lên mạng xã hội hoặc ghi lại toàn sự kiện​.
• Trang trí (Decor): Backdrop, standee, banner, thảm trang trí, hoa giả/hoa tươi,… được thiết kế phù hợp chủ đề sự kiện​. Các chi tiết này làm không gian ấn tượng và nhất quán.
• Bàn ghế & dụng cụ tiệc: Bục phát biểu, podium, ghế, bàn, khăn trải bàn, thảm đỏ, dao nĩa, bát đĩa… giúp tạo không gian tiện nghi cho khách mời và diễn giả.
• Thiết bị hỗ trợ khác: Quạt, máy lạnh di động, quạt hút nhiệt (để làm mát thiết bị), bộ dụng cụ sửa chữa (băng keo, tua vít…).
• An ninh: Camera giám sát, cổng dò kim loại, máy kiểm tra an ninh – cần chuẩn bị đối với sự kiện quy mô lớn để đảm bảo an toàn.

Phần mềm hỗ trợ công việc

• Event Management Software (EMS): Nền tảng toàn diện cho công tác sự kiện. Ví dụ như Zoho Backstage, Eventbrite, Cvent, Bizzabo hay Viindoo Events. Những hệ thống này giúp lập kế hoạch chương trình, đăng ký tham dự, quản lý khách, theo dõi ngân sách tự động​. Ví dụ, các EMS cho phép tạo sự kiện trên web, giao việc theo dự án, bán vé trực tuyến và đồng bộ dữ liệu lên máy chủ.
• Ứng dụng quản lý dự án: Trello, Asana, Monday.com để giao việc, lên tiến độ. Google Workspace (Docs/Sheets/Drive) dùng để lưu trữ checklist, biểu đồ Gantt, tài liệu chung.
• Ứng dụng thiết kế & xem ý tưởng: Pinterest, Instagram (tham khảo ý tưởng trang trí); phần mềm Photoshop/Corel để thiết kế backrop/standee.
• Giao tiếp nhóm: Slack, Zalo, WhatsApp nhóm, thậm chí là group chat Facebook – để thông báo tiến độ, trao đổi nhanh các vấn đề kỹ thuật.
• Lưu trữ tài liệu di động: Evernote, OneNote – thu thập toàn bộ bản vẽ, danh sách thiết bị và hướng dẫn thi công mọi lúc mọi nơi.

Tips sử dụng và bảo quản thiết bị

• Bảo dưỡng định kỳ: Luôn kiểm tra, vệ sinh sau mỗi sự kiện. Thay mới bóng đèn cháy, sửa loa rè, thay cáp hỏng để đảm bảo chất lượng cho lần sau.
• Bảo quản cẩn thận: Cất thiết bị ở nơi khô ráo, tránh ẩm và nhiệt độ cao. Dùng hộp, túi đựng thiết bị và đảm bảo thiết bị được cố định chắc chắn khi di chuyển.
• Đánh dấu, phân loại: Đánh số hoặc dán nhãn cho từng dây cáp, bộ thu micro, đầu nối để dễ kiểm kê, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian setup.
• Sử dụng đúng cách: Vận hành thiết bị theo đúng hướng dẫn nhà sản xuất (không quá tải, tránh tắt mở đột ngột). Ví dụ, tắt máy chiếu, loa theo thứ tự để bảo vệ linh kiện.
• Kiểm tra trước khi dùng: Luôn chạy thử thiết bị ngay khi mang ra hiện trường để phát hiện sự cố kịp thời (âm thanh thử, ánh sáng thử).
• Trang bị dự phòng: Luôn mang thêm các vật tư cơ bản: dây điện dự phòng, bóng đèn, cầu chì,… để xử lý nhanh khi cần.

5. Mức thu nhập và cơ hội thăng tiến thực tế

Thu nhập của nhân viên thi công sự kiện thường phụ thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng và quy mô công ty. Theo khảo sát lương trung bình tại Việt Nam:

• Nhân viên mới (junior): Mức lương khởi điểm khoảng 7 – 10 triệu đồng/tháng tại Hà Nội và TP.HCM, các tỉnh thành khác có thể thấp hơn. Tại TP.HCM trung bình khoảng 9 – 18 triệu​, Hà Nội 8 – 15 triệu​, Đà Nẵng 7 – 12 triệu​. Đây là thu nhập cơ bản và chưa kể phụ cấp.
• Nhân viên có kinh nghiệm (1-3 năm): Mức lương thường tăng lên 12 – 15 triệu. Nếu đạt trình độ kỹ thuật cao, giải quyết tốt yêu cầu, mức lương có thể từ 15 – 20 triệu.
• Tổ trưởng/giám sát kỹ thuật: Những người có kinh nghiệm trên 3-5 năm trở lên, có thể phụ trách điều phối cả đội, thu nhập khoảng 20 – 30 triệu đồng.
• Chuyên viên cao cấp/Quản lý sản xuất: Ở công ty lớn hoặc dự án lớn, lương có thể vượt 30 triệu, đi kèm chức danh như quản lý thi công, giám đốc sản xuất.
• Lương theo dự án: Trong một số công ty (event agency), nhân viên có thể được trả thêm theo dự án thành công. Ví dụ hoàn thành tốt sẽ nhận bonus theo phần trăm giá trị hợp đồng.

Các khoản phụ cấp và bonus

• Phụ cấp công tác, lưu động: Nếu phải làm việc xa, leo trèo, đội có thể có phụ cấp ăn ca, phụ cấp đi đường.
• Phụ cấp trách nhiệm: Tổ trưởng thường được hưởng phụ cấp trách nhiệm cao hơn.
• Tiền lương làm thêm: Thông thường được tính riêng khi làm ca đêm hoặc tăng ca (cao hơn lương cơ bản).
• Phụ cấp an toàn, thu nhập thêm: Một số công ty có thể trả thêm cho nhân viên tuân thủ tốt an toàn lao động (tăng chế độ thưởng).
• Thưởng KPI và Tết: Ngoài lương chính, nhân viên có thể được thưởng theo doanh thu công ty hoặc thưởng lễ Tết theo quy định. Một số đơn vị còn có hỗ trợ bảo hiểm, phụ cấp bệnh nghề nghiệp, để tăng động lực cho nhân viên kỹ thuật.

Lộ trình phát triển sự nghiệp

• Nhân viên thi công → Tổ trưởng/Giám sát: Sau khi tích lũy vài năm kinh nghiệm và chứng minh năng lực, bạn có thể được thăng làm tổ trưởng hoặc giám sát thi công, chịu trách nhiệm điều phối cả một đội thi công.
• Kỹ thuật viên chuyên môn: Nếu có năng khiếu, bạn có thể phát triển sâu vào mảng âm thanh chuyên nghiệp, ánh sáng sân khấu, hoặc thiết kế sân khấu chuyên nghiệp.
• Chuyển sang quản lý sản xuất: Nhiều nhân viên thi công sau thời gian dài có thể thăng lên vị trí Quản lý sản xuất sự kiện, phụ trách toàn bộ hậu cần và kỹ thuật cho các dự án lớn.
• Mở rộng ra thị trường quốc tế: Với kinh nghiệm và kỹ năng tốt, bạn có thể tìm cơ hội làm việc cho các công ty tổ chức sự kiện nước ngoài hoặc tham gia dự án quốc tế. Ngoại ngữ tốt (nhất là tiếng Anh) sẽ mở rộng cơ hội này.
• Khởi nghiệp riêng: Sau khi tích lũy kinh nghiệm và mạng lưới, một số kỹ thuật viên chọn thành lập công ty sự kiện/thi công riêng, từ đó trở thành đối tác cung cấp dịch vụ thi công cho các khách hàng lớn.

Nhìn chung, nhân viên thi công sự kiện có lộ trình thăng tiến rõ ràng: từ nhân viên mới lên kỹ thuật viên cao cấp, giám sát, rồi quản lý. Lương và cơ hội thăng tiến thường tỉ lệ thuận với mức độ chuyên nghiệp và kỹ năng của bạn.

6. Networking trong ngành thi công sự kiện

Networking (xây dựng quan hệ nghề nghiệp) cực kỳ quan trọng trong ngành sự kiện, nơi cơ hội thường đến từ mối quan hệ. Dưới đây là cách bạn có thể mở rộng mạng lưới và học hỏi trong cộng đồng chuyên môn.

Các group và cộng đồng chuyên môn

• Nhóm Facebook/LinkedIn: Tham gia các group dành cho nghề sự kiện như “Cộng đồng Tổ chức Sự kiện Việt Nam”, “Vietnam Event Professionals”, “Event Marketing Vietnam”… để trao đổi kinh nghiệm, hỏi bài toán kỹ thuật hay tìm kiếm nhân sự.
• Cộng đồng online: Các diễn đàn, blog chuyên ngành tổ chức sự kiện (Chợ Sự kiện, Sở đồ nghề sự kiện online) hoặc group chat kỹ thuật của event crew trên Zalo, Telegram.
• Hội nhóm địa phương: Cộng đồng sự kiện ở các tỉnh thành. Ví dụ, hội nhóm sự kiện HCM, Hà Nội, Đà Nẵng… thường có các buổi offline chia sẻ.
• Fanpage công ty sự kiện: Theo dõi fanpage của các công ty sự kiện, nhà cung cấp thiết bị. Đôi khi họ chia sẻ tips, event sample và thông báo tuyển dụng.

Cách xây dựng mối quan hệ nghề nghiệp

• Tham gia tình nguyện, hỗ trợ sự kiện: Một cách tốt để quen biết đồng nghiệp và khách hàng tiềm năng là đăng ký hỗ trợ các sự kiện phi lợi nhuận, hội chợ, triển lãm. Bạn vừa học hỏi kinh nghiệm thực tế, vừa tạo dựng mối quan hệ.
• Chủ động giao lưu: Sau mỗi sự kiện, bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp hoặc khách hàng để gửi lời cảm ơn và xin ý kiến phản hồi. Giữ số điện thoại, email của những người bạn mới gặp để thuận lợi cho công việc sau này.
• Đổi danh thiếp: Luôn mang theo danh thiếp chuyên nghiệp. Khi gặp khách hàng hay đối tác, đừng quên trao đổi danh thiếp để họ nhớ đến bạn.
• Giữ liên lạc: Không ngại nhờ người quen giới thiệu hoặc đề xuất bạn đến các dự án. Một mạng lưới rộng sẽ giúp bạn dễ có việc mới và cập nhật xu hướng nhanh hơn.

Tham gia các hội thảo và khóa học

• Hội thảo chuyên ngành: Tham dự các sự kiện hội nghị, triển lãm chuyên ngành (VD: Vietnam MICE Summit, Triển lãm VietBuild, Hội chợ Du lịch quốc tế…) để cập nhật công nghệ mới và gặp gỡ các chuyên gia đầu ngành.
• Khóa học kỹ thuật: Tham gia khóa học về âm thanh sân khấu, ánh sáng, tổ chức sự kiện do các trung tâm đào tạo hoặc các công ty âm thanh/ánh sáng tổ chức. Những khóa này thường cấp chứng chỉ và nâng cao tay nghề.
• Khóa quản lý, an toàn: Đào tạo về an toàn lao động chuyên ngành thi công sự kiện, quản lý dự án sự kiện của các trung tâm du lịch, quản lý sự kiện.
• Hội nhập quốc tế: Nếu có điều kiện, tham gia các khóa ngắn hạn nước ngoài hoặc online do các tổ chức quốc tế (JA Event hoặc British Safety Council, v.v.) cung cấp để nâng cao chuẩn mực nghề nghiệp.

Việc chủ động tham gia cộng đồng và học tập sẽ giúp nhân viên thi công sự kiện không những nắm bắt kiến thức kỹ thuật tốt hơn mà còn mở rộng cơ hội việc làm. Ngành sự kiện đề cao mối quan hệ, vì vậy chỉ cần một mối quan hệ tin cậy cũng có thể là chìa khóa cho dự án tiếp theo của bạn.

7. Những điều cần tránh khi mới vào nghề

Khi mới tập sự trong ngành, có những sai lầm thường gặp khiến bạn dễ mất điểm trong mắt đồng nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý để tránh:

Sai lầm về kỹ thuật thường gặp

• Không kiểm tra an toàn: Ví dụ, dựng giàn giáo mà không kiểm tra độ chắc chắn, không buộc dây an toàn; chưa kiểm tra thử âm thanh trước giờ G. Điều này dễ gây tai nạn hay sự cố nghiêm trọng.
• Kết nối dây lộn xộn: Cắm dây mạng, dây điện không gọn gàng, dẫn đến rối, khó kiểm soát và tiềm ẩn nguy cơ vấp ngã, chập điện.
• Bỏ qua bước chạy thử: Khi cho sự kiện bắt đầu ngay mà không test trước (âm thanh/ánh sáng), nếu có sự cố thì không thể xử lý kịp.
• Sử dụng thiết bị quá công suất: Đèn công suất cao mà không có dimmer hay quạt làm mát, dễ gây cháy.
• Không đọc kỹ bản vẽ: Lắp đặt sai vị trí so với thiết kế, phải tháo ra làm lại khiến mất thời gian.

Lỗi giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng

• Không hỏi rõ yêu cầu: Nếu không hiểu rõ yêu cầu của trưởng nhóm hoặc khách hàng, đừng ngại hỏi. Nhiều sự cố xảy ra do hiểu nhầm.
• Trì hoãn báo cáo sự cố: Ví dụ, biết có thiết bị lỗi nhưng giấu kỹ thuật viên cấp trên vì ngại bị khiển trách. Để sự cố kéo dài rồi hỏng hết thiết bị.
• Thiếu hợp tác nhóm: Giúp đỡ đồng nghiệp khi họ cần, đừng chỉ chăm lo việc của mình. Khi các khâu liên kết chặt chẽ, cả đội sẽ làm việc hiệu quả hơn.
• Sử dụng ngôn ngữ thiếu tế nhị: Với khách hàng khó tính, tránh dùng từ gây hấn. Luôn giữ văn minh, tôn trọng dù đôi lúc bị căng thẳng.
• Không giáp tiếp lịch trình: Khi thay đổi thời gian, đừng quên báo ngay cho từng người có liên quan trong nhóm để không ai bị động.

Vấn đề về thái độ và chuyên nghiệp

• Đi muộn, nghỉ làm không báo: Ngành sự kiện vốn tất bật, đi trễ dễ làm cả đội chậm việc. Đặc biệt, nghỉ lễ hay đột xuất mà không xin phép sẽ làm bạn mất uy tín.
• Ăn mặc thiếu chỉnh tề: Môi trường sự kiện đòi hỏi sự chuyên nghiệp. Đến nơi làm việc với trang phục gọn gàng, đồng phục (nếu có) hoặc đồ đơn sắc, tránh quần áo in chữ loè loẹt.
• Thiếu tôn trọng đồng nghiệp: Nói chuyện lạc đề, cười đùa nhiều khi đang làm việc hoặc nói xấu người khác sẽ gây ác cảm. Duy trì thái độ thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau.
• Câu giờ, than vãn: Việc phàn nàn công việc quá khó hay than mệt mỏi khi đang thực hiện nhiệm vụ chỉ tạo áp lực cho đồng nghiệp. Hãy xin nghỉ hoặc đề xuất giải pháp khi cần, thay vì khoét sâu vấn đề.
• Coi thường quy trình: Bỏ qua quy trình an toàn, quy định nội bộ. Khi khách hàng hoặc sếp trao kiến thức/cố vấn, hãy tiếp thu, đừng tự ý làm khác.

Chú ý tránh những sai lầm trên sẽ giúp nhân viên thi công sự kiện gây ấn tượng tốt hơn với đồng nghiệp và khách hàng, mở ra con đường phát triển nghề nghiệp vững chắc.

8. Cẩm nang an toàn lao động

An toàn lao động là yếu tố sống còn trong thi công sự kiện – nơi có nhiều mối nguy hiểm tiềm ẩn. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định và trang bị đầy đủ bảo hộ giúp giảm thiểu tai nạn, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Quy tắc an toàn cơ bản

• Đánh giá rủi ro từ đầu: Trước khi bắt tay vào thi công, cần kiểm tra kỹ địa điểm. Xác định nguy cơ như hệ thống điện phức tạp, cao độ lớn, vị trí tập trung đông người​. Các hạng mục nguy hiểm như lắp đặt trên cao (giàn đỡ, cột đèn) hay tác động nhiệt (hàn, đốt pháo hiệu) đều phải có biện pháp phòng ngừa rõ ràng.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Công ty tổ chức sự kiện phải thực hiện đúng Luật An toàn, vệ sinh lao động. Theo đó, doanh nghiệp chịu trách nhiệm tạo môi trường làm việc an toàn, trang bị phòng chống rủi ro cho nhân viên​. Bất cứ tai nạn nào xảy ra, nhà tổ chức phải khắc phục và chịu hoàn toàn trách nhiệm.
• Bảo vệ khu vực thi công: Không để khán giả hoặc người không liên quan vào khu vực đang thi công. Rào chắn, biển báo nguy hiểm phải rõ ràng, ánh sáng đầy đủ ở lối đi. Trong quá trình dựng giàn giáo, phải có người giám sát ở chân giàn để ngăn cản truy cập trái phép.
• Kiểm tra giàn giáo và mái che: Mọi giá đỡ, giàn giáo phải kiểm tra kỹ càng về kết cấu và độ vững chắc trước khi sử dụng. Đảm bảo kết nối chịu lực theo tiêu chuẩn.
• Hạn chế tối đa thi công trên cao: Chỉ làm việc ở độ cao nếu bắt buộc, và phải có dây an toàn/giàn chống. Tuyệt đối không để công nhân đứng trên sân khấu đang lắp đặt khi có mưa lớn hay gió mạnh.
• Giám sát hiện trường liên tục: Phải luôn có người phụ trách an toàn tại chỗ trong suốt quá trình thi công và cả khi sự kiện diễn ra để xử lý ngay mọi vấn đề phát sinh​.

Trang bị bảo hộ cần thiết

• Mũ bảo hiểm, găng tay, giày bảo hộ: Đây là trang bị bắt buộc cho nhân viên thi công khu vực nguy hiểm​. Mũ bảo hiểm chống va đập bảo vệ đầu, găng tay cách điện bảo vệ tay, giày bảo hộ giảm chấn động khi đi trên mặt sàn nguy hiểm hay mang vác vật nặng. Nhân viên làm việc trên cao phải mang dây an toàn chất lượng.
• Kính bảo hộ: Khi hàn cắt, khoan các bộ phận kim loại hoặc làm việc với hệ thống ánh sáng mạnh, nên đeo kính để bảo vệ mắt.
• Tai nghe cách âm: Thiết yếu trong môi trường ồn ào (có máy phát, loa công suất lớn), giúp bảo vệ thính lực.
• Quần áo và phụ kiện phản quang: Nếu làm việc ban đêm ngoài trời hoặc khu vực ven đường, mặc đồ phản quang (áo vest, dải băng phản quang) để dễ nhìn thấy.
• Khẩu trang chống bụi: Khi thi công ngoài trời nhiều khói, bụi (lắp ráp khung, hàn), nên đeo khẩu trang công nghiệp.
• Bộ sơ cứu cá nhân: Mỗi nhân viên nên có một bộ sơ cứu nhỏ (gạc, băng keo, thuốc sát trùng) để xử lý vết thương nhẹ ngay lập tức.

Xử lý tai nạn khẩn cấp

• Khi có tai nạn: Ưu tiên bảo vệ tính mạng. Dừng ngay công việc, cách ly nạn nhân (nếu điện giật, ngắt cầu dao), sơ cứu cơ bản (cầm máu, hô hấp). Gọi xe cấp cứu nếu cần, thông báo cho lãnh đạo và bộ phận y tế tại chỗ.
• Chuẩn bị sẵn sàng: Luôn có sẵn bình chữa cháy, hộp y tế, và số điện thoại khẩn cấp (115, 114). Nhân viên phải biết vị trí của thiết bị cứu hộ này.
• Di tản và giao thông: Trong trường hợp cháy nổ hoặc an ninh, triển khai phương án thoát hiểm đã lên kế hoạch (có biển chỉ dẫn lối ra khẩn cấp). Đội thi công giúp hướng dẫn khách sơ tán nhanh, không hoảng loạn.
• Báo cáo và rút kinh nghiệm: Sau khi sự cố được kiểm soát, viết báo cáo chi tiết để đưa ra biện pháp phòng tránh. Chia sẻ với đồng nghiệp những bài học quan trọng để lần sau ứng phó tốt hơn.

Việc tuân thủ nghiêm túc cẩm nang an toàn và trang bị đầy đủ sẽ giúp nhân viên thi công sự kiện tự tin làm việc mà vẫn đảm bảo sức khỏe cho bản thân và mọi người xung quanh​.

9. Xu hướng và cơ hội việc làm tương lai

Tương lai của ngành thi công sự kiện đầy hứa hẹn nhờ những xu hướng mới và hội nhập toàn cầu. Dưới đây là một số định hướng mà bạn nên lưu ý:

Các lĩnh vực sự kiện mới nổi

• Sự kiện ảo (Virtual Event) và hybrid: Sự kiện kết hợp cả trực tuyến và trực tiếp đang lên ngôi, giúp mở rộng đối tượng tham gia. Ví dụ hội thảo, triển lãm được truyền hình trực tuyến song song với sự kiện thật. Nhân viên thi công cần nắm vững công nghệ livestream và thiết lập studio trực tuyến.
• Sự kiện trải nghiệm thực tế ảo/ tăng cường: VR/AR cho phép khách tham quan “đi lại” ảo trong hội chợ, hay trình diễn 3D sống động. Thiết kế sân khấu ảo, phối hợp ánh sáng vật lý – kỹ thuật số sẽ là kỹ năng tương lai.
• Sự kiện thể thao điện tử (eSports): Lễ hội game, giải đấu eSports ngày càng phổ biến, yêu cầu dàn dựng sân khấu với ánh sáng LED mạnh mẽ và âm thanh sống động. Nhân viên thi công cần hiểu đặc thù của trường quay và truyền hình trực tiếp.
• Sự kiện bền vững (sự kiện xanh): Tổ chức sự kiện theo tiêu chí “xanh – sạch” (phục vụ năng lượng tái tạo, vật liệu tái sử dụng) ngày càng được chú trọng. Thương hiệu sự kiện ưu tiên giảm thiểu rác thải, vì vậy nhân viên thi công cần quen với chất liệu thân thiện môi trường và biện pháp xử lý rác tại chỗ.
• Sự kiện ngoài trời quy mô lớn: Âm nhạc đại nhạc hội, liên hoan văn hóa, lễ hội hoa (Hoa Đà Lạt, hoa Tam Giác Mạch)… đòi hỏi kỹ thuật thi công chuyên nghiệp ở quy mô lớn, mang lại nhiều dự án lớn hơn cho nhân lực trong ngành.

Kỹ năng cần có trong tương lai

• Sử dụng công nghệ số: Thành thạo các nền tảng livestream, VR/AR. Biết vận hành phần mềm quản lý sự kiện trực tuyến, ứng dụng mobile liên lạc nhóm.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh (ít nhất ở mức giao tiếp cơ bản) là lợi thế để làm việc với khách quốc tế hoặc công ty đa quốc gia.
• Quản lý bền vững: Am hiểu các yếu tố “xanh” trong thi công (cách tiết kiệm năng lượng, tái sử dụng vật liệu) để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các thương hiệu.
• Kỹ năng phân tích dữ liệu: Có khả năng đọc số liệu (số người tham dự, tỷ lệ tương tác trực tuyến…) để đánh giá hiệu quả event, từ đó tối ưu quy trình.
• Linh hoạt thích nghi: Thời gian làm việc không cố định, nên tính thích ứng linh hoạt (đa nhiệm vụ, sẵn sàng di chuyển) rất cần thiết.

Cơ hội làm việc quốc tế

• Hợp tác toàn cầu: Nhiều công ty tổ chức sự kiện nước ngoài tìm kiếm đối tác tại Việt Nam hoặc thuê nhân sự am hiểu văn hoá VN cho các dự án quốc tế. Kỹ thuật viên có kinh nghiệm có thể tham gia các sự kiện lớn trong khu vực châu Á – châu Âu.
• Chuỗi sự kiện đa quốc gia: Các chuỗi hội nghị, triển lãm quốc tế tổ chức tại Việt Nam (như triển lãm Expo, Hội thảo quốc tế…) cần nhân lực kỹ thuật lành nghề. Đây là cơ hội để bạn học hỏi quy chuẩn, công nghệ mới và tăng thu nhập.
• Thị trường freelancer và startup: Xu hướng gig economy (làm tự do) cũng phát triển. Với kỹ năng tốt, bạn có thể nhận job linh hoạt từ nhiều công ty quốc tế, không giới hạn địa lý.
• Liên kết ngành du lịch – sự kiện: Sự kiện MICE (hội nghị – hội thảo) quốc tế cũng mở ra cơ hội cho nhân viên thi công. Ví dụ, khi khách du lịch hay đoàn quốc tế đến VN tổ chức hội nghị, nhân viên có thể theo đoàn, làm việc ở nước ngoài cùng chuyên gia ngoại.

Nhìn chung, với nền kinh tế mở cửa và du lịch phục hồi, cơ hội làm việc của nhân viên thi công sự kiện không chỉ bó hẹp trong nước mà còn vươn ra quốc tế. Trang bị kỹ năng phù hợp và ngoại ngữ, bạn hoàn toàn có thể lấn sân sang thị trường toàn cầu.

10. Các mảng chuyên môn trong thi công sự kiện

Ngành thi công sự kiện có nhiều mảng chuyên môn để bạn lựa chọn theo đam mê. Mỗi mảng đòi hỏi kỹ năng và kiến thức riêng.

Thi công backdrop và sân khấu

• Backdrop (phông nền) & Standee: Thi công khung backdrop, in ấn bạt, căng phông phù hợp với chủ đề. Biết tính toán kích thước, lắp ráp và cố định cấu trúc.
• Sân khấu (stage): Lắp đặt hệ thống giàn khung chịu lực, nền sân khấu chắc chắn. Cần biện pháp chống trượt, kiểm tra kết nối kỹ thuật. Phối hợp cùng trang trí để đảm bảo sân khấu vừa an toàn vừa đẹp mắt.
• Hiệu ứng đặc biệt: Mảng này có thể bao gồm pháo sáng, khói sân khấu… nếu bạn được đào tạo chuyên sâu.

Setup âm thanh, ánh sáng

• Âm thanh: Bao gồm setup micro, loa, mixer, cân chỉnh âm thanh (EQ, âm lượng). Phối hợp âm thanh sân khấu: background music, hiện tượng tiếng ồn. Nhân viên chuyên lĩnh vực này cần hiểu về áp suất âm học, micro không dây, hệ thống line array…
• Ánh sáng: Lắp đặt đèn spotlight, led wall, moving-head theo kịch bản. Lập trình thiết bị DMX cho hiệu ứng đồng bộ nhạc. Điều chỉnh cường độ ánh sáng, màu sắc phù hợp với chương trình (trang trí, nhạc vũ hội, sự kiện ca nhạc).
• Điều khiển: Sau khi lắp đặt, kỹ thuật viên ánh sáng đứng tại bàn điều khiển (lighting console) để điều phối hiệu ứng, phối hợp với âm thanh (sound technician) khi diễn ra sự kiện.

Trang trí và decor không gian

• Trang trí sự kiện: Phối cảnh hoa, cây, cờ, khăn trải bàn, set up bàn gallery. Đảm bảo không gian đồng nhất chủ đề (ví dụ vintage, hiện đại).
• Đồ họa & in ấn: Thiết kế các ấn phẩm như bảng tên, poster, tờ rơi đi kèm sự kiện. Đảm nhận việc in ấn chất liệu và dán đặt khắp không gian event.
• Lighting decor: Đèn trang trí nhỏ (nến điện, đèn lồng, đèn dây), đèn pha tuỳ chỉnh điểm nhấn nội thất.
• Ghế, bàn: Sắp xếp bàn ghế phù hợp tiến độ sự kiện; chọn thảm hoa văn, bọc ghế theo concept. Dành cho nhân viên trang trí kiến thức về phối màu, vật liệu, nội thất sự kiện.

Mỗi mảng chuyên môn đều là một con đường sự nghiệp riêng. Bạn có thể chuyên sâu vào một trong các lĩnh vực trên hoặc trở thành nhân viên triển khai đa năng, giỏi phối hợp nhiều mảng cho một dự án.

11. Cách quản lý sức khỏe khi làm việc

Nghề thi công sự kiện đòi hỏi sức khỏe thể chất và tinh thần dẻo dai. Việc quan tâm đến chế độ dinh dưỡng, tập luyện và nghỉ ngơi sẽ giúp bạn bền bỉ hơn, tránh chấn thương và căng thẳng.

Chế độ dinh dưỡng phù hợp

• Ăn đủ dinh dưỡng: Bữa ăn nên đầy đủ tinh bột (cơm, ngũ cốc nguyên hạt), đủ đạm (thịt nạc, cá, trứng, đậu), nhiều rau xanh và trái cây để bổ sung vitamin.
• Thức ăn nhẹ tăng năng lượng: Trong ca làm việc dài, bạn có thể mang theo các bữa ăn phụ nhỏ (chén trái cây, bánh mì nguyên cám, sữa chua) để bù năng lượng nhanh, tránh tụt đường huyết.
• Uống nhiều nước: Cứu cánh quan trọng là uống đủ ≥2 lít nước mỗi ngày (nhiều hơn khi phải vận động mạnh hoặc trời nóng). Nước khoáng, nước trái cây tươi là tốt; tránh uống nước ngọt có ga hoặc quá nhiều cà phê vì gây mệt mỏi.
• Tránh thức ăn nhanh, nhiều dầu mỡ: Những loại này khiến bạn mau mệt sau khi ăn. Nên ưu tiên đồ ăn nhà, luộc, hấp hoặc nướng, hạn chế rán xào.
• Hạn chế rượu bia, chất kích thích: Rượu bia, thuốc lá đều gây suy giảm sức khỏe. Tốt nhất nên kiêng hoặc chỉ dùng với liều lượng rất ít.

Bài tập thể dục cần thiết

• Khởi động trước giờ làm: Dành 5-10 phút để khởi động cơ thể: vặn eo, giãn cơ vai, cổ, chân. Điều này giúp giảm đau cơ sau khi bê vác.
• Tập tăng cường sức bền: Tập cardio như chạy bộ, đạp xe ít nhất 3 lần/tuần sẽ tăng khả năng chịu đựng cho phổi và tim mạch khi làm việc liên tục.
• Tập thể lực: Bài tập cường độ cao như squat (tăng sức mạnh chân), deadlift (lưng/chân), push-up (ngực vai) giúp cơ thể khỏe mạnh, giảm nguy cơ chấn thương khi mang vác nặng.
• Tập cho cột sống: Yoga hoặc Pilates giúp cải thiện tư thế, giảm đau lưng khi phải khom lưng nâng thiết bị. Các động tác giãn cơ lưng, hông cũng rất hữu ích.
• Giãn cơ sau giờ làm: 5-10 phút giãn cơ cơ bản (với chân, tay, lưng) ngay khi về nhà hoặc nghỉ trưa. Đặc biệt sau những ngày làm liên tục, cần chú trọng kéo giãn cột sống và cổ.

Quản lý thời gian nghỉ ngơi

• Ngủ đủ giấc: Đảm bảo 7-8 tiếng ngủ mỗi đêm để cơ thể hồi phục. Tránh thức khuya; nếu có tổ chức sự kiện đêm, nên chủ động ngủ bù trước đó.
• Nghỉ giữa ca: Nếu ca diễn kéo dài, tranh thủ ngơi nghỉ 15-30 phút giữa giờ để thư giãn (ví dụ nhắm mắt, nghe nhạc êm).
• Nghỉ phép đầy đủ: Chủ động xin phép nghỉ phép năm để cơ thể và tinh thần được tái tạo. Các dịp lễ Tết hoặc lễ trọng đại, nhớ tranh thủ về nghỉ ngơi.
• Giảm stress: Nghề sự kiện có áp lực, vì vậy tìm cách xả stress như nghe nhạc, gặp gỡ bạn bè, chơi thể thao, hoặc đơn giản là đi dạo. Nếu cảm thấy căng thẳng quá mức, nên chia sẻ với đồng nghiệp hoặc người thân.
• Khám sức khỏe định kỳ: Ít nhất mỗi năm kiểm tra sức khỏe tổng quát, đặc biệt thị lực và thính lực (dễ suy giảm do tác động ánh sáng đèn LED và tiếng ồn). Phát hiện sớm vấn đề sẽ kịp thời điều chỉnh công việc.

Bằng cách giữ cho cơ thể luôn ở trạng thái tốt nhất, bạn không chỉ đảm bảo an toàn cho bản thân mà còn duy trì năng lượng và phong độ ổn định cho công việc đòi hỏi nhiều sức lực này.

12. Kỹ năng đàm phán và xử lý khiếu nại

Trong vai trò kỹ thuật viên, đôi khi bạn cần trò chuyện với khách hàng hay đồng nghiệp để giải quyết phát sinh. Kỹ năng đàm phán và giao tiếp khéo léo giúp bạn giữ hình ảnh chuyên nghiệp, đồng thời bảo vệ quyền lợi của đội thi công.

Giao tiếp với khách hàng khó tính

• Lắng nghe và thấu cảm: Cho khách cảm thấy bạn đang quan tâm tới mối bận tâm của họ. Ví dụ nói “Chúng tôi rất tiếc về sự bất tiện này và hiểu rằng quý khách lo lắng…”. Lắng nghe chủ ý phía khách, tránh cắt ngang khi họ đang trình bày.
• Ngôn từ lịch sự: Luôn dùng từ ngữ trang trọng, giữ giọng điệu bình tĩnh. Tránh tranh cãi, lớn tiếng hoặc đổ lỗi. Nếu có mâu thuẫn, nói “Chúng tôi sẽ cố gắng khắc phục ngay” thay vì “Không thể thay đổi được”.
• Giải thích rõ ràng: Nếu có thay đổi hay trục trặc, hãy giải thích ngắn gọn nguyên nhân và phương án khắc phục. Khách thường dễ thông cảm khi nghe được lý do khách quan, như “Thiết bị vừa xảy ra lỗi kỹ thuật, chúng tôi đang điều chỉnh”.
• Không hứa vượt khả năng: Chỉ cam kết những gì chắc chắn làm được. Ví dụ, nếu khách đòi thêm thiết bị gấp, xác nhận khả năng và thời gian thực hiện thay vì hứa hẹn ảo.

Xử lý tình huống phát sinh

• Tìm giải pháp nhanh: Khi có vấn đề, hãy ngay lập tức họp nhóm với đồng nghiệp để tìm phương án. Không đổ lỗi cho ai, mà tập trung vào cách xử lý: “Thiết bị A hỏng, chúng ta chuyển sang dùng B và chạy thử lại.”
• Phối hợp nhóm: Xử lý phần nào thì bộ phận đó thực hiện. Ví dụ: Nếu âm thanh có lỗi, kỹ thuật viên âm thanh cùng hỗ trợ bộ phận điện cùng sửa. Luôn cập nhật thông tin cho nhau.
• Báo cáo kịp thời: Thông báo ngay cho quản lý và khách hàng (qua ban tổ chức) về sự cố và tiến trình xử lý. Càng sớm càng tốt để họ yên tâm.

Kỹ năng thương lượng về chi phí và deadline

• Chuẩn bị thông tin đầy đủ: Khi thương lượng giá với khách hàng, trình bày chi tiết dự toán (đơn giá từng hạng mục). Có số liệu cụ thể giúp khách dễ chấp nhận.
• Giải thích minh bạch: Chỉ rõ nguyên nhân tăng chi phí (nếu khách yêu cầu thêm, giá vật liệu đội lên…) để họ hiểu. Đề xuất điều chỉnh hợp lý, ví dụ bù chi phí bằng giảm bớt hạng mục không quá quan trọng.
• Đóng khung deadline: Luôn đưa ra thời gian cụ thể cho mỗi giai đoạn, và nhắc khách rằng tiến độ mới đảm bảo chất lượng. Nếu có thể, đề xuất làm sớm hơn để dự phòng.
• Tôn trọng quyền lợi đôi bên: Trong đàm phán, tránh tranh cãi gay gắt. Sử dụng ngôn ngữ “chúng ta cùng hợp tác” để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai.

Kỹ năng giao tiếp, thương lượng tốt sẽ giúp bạn xử lý mâu thuẫn và khiếu nại một cách chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giữ uy tín cá nhân mà còn nâng cao hình ảnh đội ngũ thi công trong mắt khách hàng.

13. Cách tối ưu quy trình làm việc

Quy trình làm việc khoa học giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp tối ưu dành cho nhân viên thi công sự kiện:

Lập kế hoạch và checklist

• Checklist chi tiết: Trước khi triển khai, lập danh sách các hạng mục cần làm (sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí…). Ghi rõ công việc con cho từng hạng mục và ai chịu trách nhiệm. Kiểm tra lại trước khi rời công ty để đảm bảo không thiếu thiết bị.
• Timeline cụ thể: Xây dựng lịch làm việc chi tiết (lịch lắp đặt, thử nghiệm, event, tháo gỡ) để ai cũng biết công việc diễn ra thế nào. In lịch treo phòng hoặc chia sẻ qua Google Calendar cho tất cả thành viên dự án.
• Phân công nhân sự rõ ràng: Căn cứ vào năng lực, phân nhóm cho mỗi người (nhóm âm thanh, nhóm ánh sáng, nhóm dựng sân khấu). Một người điều phối có trách nhiệm giám sát tiến độ của cả nhóm.
• Buổi tổng duyệt (rehearsal): Nếu có thể, tập dượt một lần toàn bộ chương trình trước khi diễn ra chính thức. Đảm bảo tất cả thiết bị hoạt động và giải quyết sớm vấn đề kỹ thuật.

Ứng dụng công nghệ quản lý

• Phần mềm quản lý sự kiện: Sử dụng các công cụ như Zoho Backstage, Eventbrite hay hệ thống quản lý nội bộ để tạo sự kiện, giao việc, theo dõi danh sách khách, và quản lý ngân sách​. Ví dụ, việc dùng phần mềm EMS giúp đồng bộ hóa thông tin các hạng mục và nhắc nhở công việc chưa hoàn thành.
• Công cụ giao tiếp nhóm: Tận dụng Slack, Microsoft Teams, Zalo/Zimbra và thậm chí Google Hangouts để trao đổi nhanh. Tạo channel hoặc nhóm riêng cho mỗi dự án để lưu giữ lịch sử trao đổi.
• Ứng dụng di động: Có nhiều app checklist và ghi chú (Evernote, Trello) có thể dùng trên điện thoại, giúp bạn cập nhật tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi.
• Quét mã vạch: Sử dụng mã QR hoặc barcode cho thiết bị và vật tư, kèm theo phần mềm đơn giản để theo dõi đồ đạc (giúp kiểm kê nhanh và tránh thất lạc).

Phương pháp báo cáo hiệu quả

• Báo cáo hàng ngày: Cuối mỗi ca làm việc, gửi báo cáo ngắn gọn cho quản lý (qua email hoặc chat nhóm) gồm: việc đã làm, sự cố (nếu có) và công việc chưa hoàn thành. Có thể kèm hình ảnh minh họa (sân khấu trước/sau lắp đặt).
• Báo cáo tổng kết dự án: Khi sự kiện kết thúc, lập báo cáo chi tiết hơn: tóm tắt tiến độ, đánh giá kết quả so với kế hoạch (về thời gian, chi phí), liệt kê các sai sót và biện pháp khắc phục.
• Sử dụng công cụ EMS: Nhiều phần mềm quản lý sự kiện cho phép tự động xuất báo cáo hoạt động và tài chính chi tiết. Bạn nên lưu trữ toàn bộ tài liệu (hợp đồng, hóa đơn, báo cáo kỹ thuật) trên cloud để tiện tra cứu.
• Họp rút kinh nghiệm: Tổ chức cuộc họp ngắn cùng đội sau mỗi sự kiện để mọi người trao đổi ý kiến, từ đó cải thiện quy trình lần sau.

Với quy trình làm việc được tối ưu hóa, đội ngũ thi công sự kiện sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn, ít sai sót hơn và chất lượng cũng cao hơn. Hãy thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình này.

14. Kinh nghiệm từ các dự án thất bại

Không dự án nào hoàn hảo. Quan trọng là học được bài học từ sai lầm. Dưới đây là một số kinh nghiệm rút ra từ các tình huống không thành công:

Bài học từ những sai lầm điển hình

• Thiếu nhân lực: Có dự án sân khấu lớn, ban đầu chỉ tính đủ nhân lực. Tuy nhiên, khi một số thành viên nghỉ đột xuất, đội không hoàn thành kịp, sự kiện bị hoãn. Bài học: luôn tính dư nhân sự khoảng 10-20% so với dự kiến.
• Không có thiết bị dự phòng: Một lần hội thảo, máy chiếu chính hỏng giữa giờ. Vì không có máy dự phòng, ban tổ chức phải tự mượn máy từ khách mời. Từ đó, mọi dự án sau luôn mang theo thiết bị dự phòng cơ bản (máy chiếu, loa, đèn).
• Khách hàng thay đổi gấp: Có sự kiện, khách yêu cầu tăng số lượng màn hình LED phút cuối. Đội thi công đã phải chạy đua với thời gian, phát sinh chi phí lớn. Kinh nghiệm: yêu cầu mọi chỉnh sửa phải chốt ít nhất 48h trước sự kiện.
• Quy hoạch thời gian sai: Đã có ca sự kiện thiết kế dựng sân khấu chỉ trọn vẹn 3 tiếng trước giờ G. Kết quả là sân khấu lắp xong lúc giữa đêm và phải tăng ca liên tiếp. Lần sau, họ luôn tính thêm ít nhất 2 tiếng dự phòng cho hạng mục quan trọng.
• Thiếu kiểm tra an toàn: Một buổi triển lãm, giàn đèn chưa buộc dây chắc khiến một khung đèn rơi trong lúc sự kiện diễn ra. May mắn không ai bị thương nhưng đây là hồi chuông cảnh báo về an toàn. Kể từ đó, luôn có hẳn checklist kiểm tra an toàn cuối cùng ngay trước khi sự kiện bắt đầu.

Cách phòng tránh rủi ro

• Dự trữ thời gian và thiết bị: Luôn cộng thêm thời gian gấp 1.2 lần cho mọi giai đoạn (phòng trường hợp). Luôn có sẵn thiết bị thay thế (dây điện dự phòng, bộ micro phụ, bóng đèn thay thế).
• Họp trước sự kiện: Trước khi bắt đầu thi công (thậm chí cả buổi diễn tập), tổ chức buổi họp toàn đội để rà soát toàn bộ quy trình và thiết bị, đảm bảo không bỏ sót chi tiết nào.
• Theo dõi tiến độ thường xuyên: Trong quá trình thi công, kiểm tra hàng giờ tiến độ thực tế so với kế hoạch. Nếu chậm, tăng ca ngay hoặc bố trí thêm người.
• Phân tích kịch bản xấu nhất: Luôn có phương án B cho các trường hợp: mất điện, mưa bão, tai nạn… Ví dụ, chuẩn bị thuyết trình offline nếu Internet trục trặc.
• Kiểm tra lần cuối: Trước giờ G, từng đầu việc phải được chủ nhiệm kiểm tra chu đáo (board đèn, âm thanh, ổn định thiết bị). Không bỏ qua bước kiểm tra nhỏ nhất.

Phương pháp rút kinh nghiệm

• Họp tổng kết: Sau mỗi dự án (dù thành công hay thất bại), tổ chức một cuộc họp rút kinh nghiệm. Mọi người cùng thảo luận: điều gì không ổn, nguyên nhân và cách giải quyết.
• Tài liệu hoá: Ghi chép các bài học ra sổ tay hoặc wiki nội bộ. Ví dụ, lưu lại “Check List An Toàn”, hướng dẫn xử lý từng tình huống. Lần sau gặp tình huống tương tự, nhân viên có thể tra ngay.
• Cập nhật quy trình: Nếu phát hiện bước nào gây trục trặc, lập tức sửa quy trình. Ví dụ, nếu lần trước bị thiếu thiết bị, lần sau thêm mục đó vào checklist.
• Chia sẻ trong nhóm: Chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp, đặc biệt với nhân viên mới. Việc học hỏi lẫn nhau sẽ tránh được việc sai lặp lại.
• Áp dụng công nghệ hỗ trợ: Dùng phần mềm nhắc việc hoặc ứng dụng công cụ để hạn chế sai sót (như checklist điện tử, nhắc nhở tiến độ).

Bằng cách học hỏi từ thất bại và thường xuyên điều chỉnh cách làm, nhóm thi công sự kiện sẽ ngày càng chuyên nghiệp và tự tin hơn.

Tối ưu chi phí và ngân sách dự án

Quản lý chi phí khôn ngoan giúp sự kiện hiệu quả về kinh tế. Dưới đây là bí quyết để ước tính chi phí chính xác, tiết kiệm ngân sách và theo dõi chi tiêu cho mỗi dự án.

Cách ước tính chi phí chính xác

• Liệt kê hạng mục chi tiết: Phân chia rõ từng khoản mục: chi phí thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu), nhân công (bao gồm lắp đặt – tháo gỡ – vận chuyển), trang trí, điện nước, ăn ở (nếu thuê xa), bảo hiểm (nếu có), phụ cấp công tác. Đặt mỗi khoản vào bảng dự toán.
• Tối ưu hóa khối lượng: Tham khảo trước biểu giá thị trường hoặc báo giá từ nhiều nhà thầu để ước lượng sát với thực tế. Nên khảo sát giá thuê đồ sự kiện tương đương.
• Tính toán dự phòng: Thêm 5-10% chi phí dự phòng cho các khoản có thể phát sinh (thiết bị hỏng, thuê thêm nhân công vì vấp phải tình huống ngoài kế hoạch).
• Sử dụng công cụ: Dùng mẫu Excel lập bảng tính chi phí hoặc phần mềm EMS giúp ước tính và cập nhật tự động. Nhiều phần mềm quản lý sự kiện đã có module theo dõi ngân sách và chi phí.
• So sánh thực tế: Trong quá trình làm, so sánh chi phí thực tế phát sinh với dự toán ban đầu. Điều này giúp điều chỉnh kịp thời.

Phương pháp tiết kiệm ngân sách hiệu quả

• Tái sử dụng và cho thuê: Nếu có thể, tận dụng những thiết bị sẵn có (như backdrop cũ, loa cũ). Thuê theo gói trọn bộ (âm thanh + ánh sáng + sân khấu) thường rẻ hơn thuê lẻ từng món.
• Đàm phán giá: Mua/bán gì thì hãy mặc cả. Đàm phán với nhà cung cấp để có giá tốt (với số lượng lớn, có thể xin giảm giá, khuyến mại).
• Đơn giản hóa thiết kế: Tự thiết kế những phần không quá quan trọng. Ví dụ, dùng hoa giả thay cho hoa tươi nếu cần tiết kiệm chi.
• Tận dụng công nghệ: Dùng công nghệ 3D-rendering để thử nghiệm thiết kế trước khi thi công thực tế, tránh lãng phí cho những thay đổi sau khi dựng xong.
• Làm việc ngoài giờ cao điểm: Sắp xếp giờ lên giờ làm linh hoạt để tránh tăng ca đắt đỏ (nhiều công ty trả lương ca đêm gấp 1.5 – 2 lần).
• Kiểm soát nhân lực: Theo dõi sát sao số nhân viên thực sự cần cho mỗi giai đoạn, tránh thuê thừa. Tuy vậy, cần tính nhân sự dự phòng an toàn.
• Lập KPi chi phí: Đặt mục tiêu tiết kiệm (phí nằm trong dự toán, không vượt quá giới hạn). Thường xuyên rà soát chi tiêu, nếu có tiết kiệm được khoảng đầu thì ưu tiên thực hiện để tránh vượt ngân sách.

Quản lý và theo dõi chi tiêu

• Ghi chép chi tiết: Lưu trữ tất cả hóa đơn, thẻ ngân hàng, biên lai thuê thiết bị và giao kèo. Mỗi khoản chi dù nhỏ nên có chứng từ kèm cẩn thận (như tiền ăn ca, gửi hàng).
• Sổ sách rõ ràng: Thiết lập sổ chi tiêu (hoặc phần mềm kế toán đơn giản) riêng cho dự án. Theo dõi dòng tiền ra/vào chi tiết: tiền ứng trước, thanh toán, tạm ứng cho nhân viên…
• Báo cáo định kỳ: Báo cáo tình hình ngân sách cho trưởng nhóm theo ngày/tuần: So sánh chi thực tế với dự toán. Nếu thấy chi vượt, cần báo ngay và tìm biện pháp cắt giảm kịp thời.
• Phân tích hậu sự kiện: Sau khi kết thúc dự án, tổng hợp lại tổng chi phí cuối cùng. Đối chiếu với dự toán ban đầu, rút ra bài học: hạng mục nào lạm chi, hạng mục nào tiết kiệm được.
• Kiểm kho và lưu trữ: Đối chiếu vật tư đầu vào và đầu ra (thiết bị, dụng cụ…). Trả lại thiết bị chưa dùng hoặc bán những thứ không cần để thu hồi vốn.
• Tối ưu liên tục: Dựa trên báo cáo chi phí, cải tiến quy trình và kế hoạch tài chính cho sự kiện tiếp theo (ví dụ: chọn nhà cung cấp kinh tế hơn, giảm thiểu lãng phí vật tư).

Quản lý chi phí cẩn thận không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn giúp nâng cao uy tín của đội thi công. Việc chủ động nắm rõ tài chính và minh bạch trong chi tiêu sẽ tạo sự tin tưởng với khách hàng và cấp trên.

Lời kết

Trở thành nhân viên thi công sự kiện đòi hỏi sự kết hợp giữa kỹ năng chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và khả năng ứng biến cao. Trên đây là 15 điều quan trọng giúp bạn hiểu rõ công việc này: từ bức tranh thị trường đến kỹ năng “vàng”, những tình huống thực tế, thiết bị – công cụ cần nắm, thu nhập, an toàn đến cả văn hóa nghề. Hy vọng bạn có thể vận dụng kiến thức này để tự tin bước chân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện đầy màu sắc và cơ hội.

Hãy luôn duy trì tinh thần học hỏi, cẩn trọng trong công việc, và đặc biệt chú trọng sức khỏe, an toàn cho bản thân. Dù bạn làm nhân viên thi công sự kiện hay đối tác doanh nghiệp, việc hiểu rõ quy trình và yêu cầu kỹ thuật cũng giúp công việc chung đạt hiệu quả cao. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp sự kiện, làm chủ sân khấu với chính sự nỗ lực và đam mê của mình!

Thông tin liên hệ:

• Address: Ngõ 1 Phan Đình Giót, Thanh Xuân, Hà Nội
• Website: xuongevent.vn
• Hotline: 0786734931
• Emai: xuongevent.vn@gmail.com

• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: ACE Thuận Việt
• Tổ chức sinh nhật: Angeline – Birthday Party