Phân Tích Chi Phí Tham Gia Triển Lãm Chi Tiết | Xưởng Event

Triển lãm là một trong những kênh tiếp thị hiệu quả giúp doanh nghiệp kết nối trực tiếp với khách hàng, đối tác và thị trường mục tiêu. Tuy nhiên, để tham gia triển lãm một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về ngân sách và hiểu rõ các khoản chi phí liên quan. Việc lập kế hoạch chi tiết về chi phí tham gia triển lãm sẽ giúp tối ưu hiệu quả đầu tư, hạn chế rủi ro và tạo nên sự hiện diện ấn tượng tại sự kiện.

Bài viết này từ Xưởng Event sẽ giúp bạn phân tích toàn diện các hạng mục chi phí từ thuê mặt bằng, thiết kế gian hàng, nhân sự, thiết bị đến marketing và logistics. Mỗi phần sẽ được trình bày rõ ràng theo từng nhóm chi phí để bạn dễ dàng ước lượng ngân sách phù hợp với mục tiêu và quy mô tham gia triển lãm của doanh nghiệp mình.

Chi phí thuê gian hàng triển lãm

Giá thuê mặt bằng theo vị trí

Chi phí thuê mặt bằng là yếu tố ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí tham gia triển lãm, và vị trí gian hàng đóng vai trò then chốt trong mức định giá này. Các vị trí đẹp như gần cổng vào, gần khu vực sân khấu chính hoặc nằm tại các góc giao thông đông đúc thường có giá cao hơn từ 20% đến 50% so với các vị trí trong góc hoặc ở cuối dãy. Với các hội chợ thương mại lớn, chi phí thuê mặt bằng có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi mét vuông, tùy thuộc vào quy mô và thời lượng triển lãm.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa chi phí thuê và tiềm năng tiếp cận khách hàng tại từng vị trí. Nếu mục tiêu là xây dựng thương hiệu hoặc ra mắt sản phẩm mới, nên ưu tiên chọn những khu vực có lưu lượng người qua lại cao. Ngược lại, nếu ngân sách hạn chế hoặc triển lãm chỉ đóng vai trò duy trì hiện diện, lựa chọn vị trí trung bình vẫn đảm bảo hiệu quả khi kết hợp với thiết kế gian hàng ấn tượng.

Chi phí thuê shell scheme

Shell scheme là dạng gian hàng dựng sẵn với kích thước chuẩn, được nhiều ban tổ chức cung cấp cho doanh nghiệp không có nhu cầu thi công riêng. Chi phí thuê shell scheme thường bao gồm khung nhôm, vách ngăn trắng, hệ thống đèn cơ bản, bảng tên thương hiệu và đôi khi là bộ bàn ghế đơn giản. Giá thuê thường nằm trong khoảng từ 10 triệu đến 30 triệu đồng tùy kích thước và gói dịch vụ đi kèm.

Việc sử dụng shell scheme giúp tiết kiệm đáng kể chi phí tham gia triển lãm, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc tham gia lần đầu. Tuy nhiên, để tạo sự khác biệt, bạn có thể đầu tư thêm vào các hạng mục trang trí như banner, backdrop, quầy kệ trưng bày hoặc thiết bị trình chiếu mà không ảnh hưởng đến cấu trúc sẵn có. Đây là lựa chọn thông minh nếu bạn muốn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho gian hàng.

Chi phí thiết kế gian hàng riêng

Với những doanh nghiệp mong muốn tạo dấu ấn mạnh tại sự kiện, việc đầu tư thiết kế gian hàng riêng là điều nên cân nhắc. Chi phí cho gian hàng tự dựng thường cao hơn shell scheme vì bao gồm cả chi phí thiết kế 3D, thi công khung kết cấu, in ấn, trang trí, lắp đặt thiết bị và dọn dẹp sau sự kiện. Tùy theo mức độ phức tạp và diện tích gian hàng, ngân sách có thể dao động từ 50 triệu đến vài trăm triệu đồng cho mỗi kỳ triển lãm.

Một gian hàng riêng sẽ giúp thương hiệu truyền tải thông điệp rõ nét, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo trải nghiệm đậm tính cá nhân hóa cho khách tham quan. Đây là khoản đầu tư đáng giá nếu bạn đang cần tạo cú hích về hình ảnh thương hiệu, mở rộng thị phần hoặc giới thiệu sản phẩm chiến lược. Xưởng Event hiện cung cấp dịch vụ thiết kế – thi công gian hàng trọn gói với nhiều gói chi phí linh hoạt, giúp bạn kiểm soát ngân sách mà vẫn có gian hàng đẹp như ý.3

Chi phí thiết kế và thi công booth

Chi phí thiết kế concept

Thiết kế concept là bước đầu tiên để tạo ra một gian hàng triển lãm chuyên nghiệp và thu hút. Mỗi gian hàng cần có một ý tưởng chủ đạo rõ ràng, phù hợp với ngành hàng, mục tiêu truyền thông và phong cách thương hiệu. Việc thuê đơn vị thiết kế giúp doanh nghiệp hình dung trước bố cục tổng thể, màu sắc, vị trí trưng bày sản phẩm và các khu vực chức năng như tiếp khách, trải nghiệm sản phẩm hoặc tương tác kỹ thuật số.

Chi phí cho thiết kế concept thường dao động từ 5 triệu đến 30 triệu đồng tùy theo độ phức tạp và yêu cầu đặc thù. Nếu bạn lựa chọn dịch vụ trọn gói từ các công ty như Xưởng Event, chi phí thiết kế có thể được tính gộp hoặc giảm bớt đáng kể. Việc đầu tư vào bản vẽ chi tiết sẽ giúp tiết kiệm thời gian thi công, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đảm bảo gian hàng khi thi công giống tới 90% bản dựng ban đầu.

Chi phí thi công booth

Sau khi có bản vẽ thiết kế, giai đoạn thi công sẽ bắt đầu. Chi phí thi công bao gồm khung kết cấu, vật liệu trang trí, hệ thống điện – đèn – âm thanh và các chi tiết đi kèm như sàn gỗ, thảm, kệ trưng bày hoặc vách in hình. Mỗi yếu tố nhỏ đều góp phần hoàn thiện tổng thể và ảnh hưởng đến tổng chi phí tham gia triển lãm.

Tùy thuộc vào diện tích gian hàng và chất liệu sử dụng, chi phí thi công booth có thể từ 30 triệu đồng đến trên 200 triệu đồng cho các thiết kế cao cấp. Ngoài ra, doanh nghiệp nên dự trù thêm chi phí thi công ban đêm hoặc thi công nhanh nếu thời gian setup bị giới hạn. Khi lựa chọn đơn vị thi công, bạn nên ưu tiên các bên có kinh nghiệm lâu năm và đội ngũ riêng để đảm bảo tiến độ và chất lượng đầu ra.

Chi phí trang trí và setup

Trang trí là bước quan trọng cuối cùng để gian hàng thật sự nổi bật trong khu vực triển lãm. Đây là lúc các chi tiết nhỏ như logo in nổi, ánh sáng tạo điểm nhấn, bảng thông tin sản phẩm, TV trình chiếu video hoặc hoa tươi trang trí được đưa vào hoàn thiện không gian. Nếu không có kế hoạch cụ thể, phần trang trí dễ bị thiếu hụt hoặc chi tiêu quá tay, ảnh hưởng đến tổng ngân sách.

Chi phí setup và trang trí thường chiếm 10–20% tổng ngân sách booth. Mức đầu tư này linh hoạt tùy theo quy mô gian hàng, mức độ tinh xảo mong muốn và số lượng chi tiết cần thi công thủ công. Với sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên về sự kiện như Xưởng Event, bạn có thể được tư vấn trang trí phù hợp ngân sách mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, nổi bật thương hiệu và thu hút khách hàng hiệu quả.

Chi phí thiết bị và cơ sở vật chất

Thiết bị điện và ánh sáng

Một gian hàng triển lãm chuyên nghiệp cần được đầu tư kỹ về hệ thống điện và ánh sáng. Đây không chỉ là yếu tố kỹ thuật hỗ trợ vận hành mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc làm nổi bật sản phẩm, điều hướng khách tham quan và tạo nên không khí phù hợp với thông điệp thương hiệu. Hệ thống ánh sáng tốt giúp sản phẩm trở nên rõ nét, hấp dẫn hơn trong mắt khách hàng và tạo ra sự khác biệt rõ ràng so với các gian hàng bên cạnh.

Chi phí cho điện và ánh sáng thường phụ thuộc vào quy mô gian hàng, số lượng thiết bị cần lắp đặt và mức độ phức tạp trong bố trí. Nếu gian hàng cần thêm đèn chiếu điểm, hệ thống LED, đèn sàn hoặc hệ thống chiếu sáng sân khấu, mức đầu tư sẽ tăng lên đáng kể. Trung bình, khoản chi này có thể dao động từ 5 triệu đến 50 triệu đồng và nên được thống kê kỹ lưỡng trong tổng chi phí tham gia triển lãm để không bị phát sinh bất ngờ trong quá trình thi công.

Nội thất và display

Trang bị nội thất phù hợp sẽ giúp tạo cảm giác thoải mái cho khách tham quan cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách doanh nghiệp chăm chút không gian trưng bày. Tùy theo loại sản phẩm hoặc dịch vụ, gian hàng có thể cần bàn ghế tiếp khách, quầy lễ tân, kệ trưng bày, tủ kính hoặc các mẫu mô hình sản phẩm đi kèm. Sự bố trí logic giữa các khu vực nội thất cũng ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm của người tham quan.

Chi phí cho nội thất và display có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, phụ thuộc vào chất liệu sử dụng, số lượng vật phẩm và mức độ yêu cầu về thẩm mỹ. Một gian hàng cao cấp thường đầu tư vào các thiết kế nội thất đồng bộ, sử dụng chất liệu giả gỗ, kính, inox hoặc vật liệu tái chế để tăng độ sang trọng và thân thiện môi trường. Đối với doanh nghiệp có ngân sách hạn chế, có thể thuê thiết bị từ các đơn vị sự kiện thay vì mua mới để tiết kiệm ngân sách tổng.

Thiết bị công nghệ và multimedia

Trong thời đại số, việc tích hợp các thiết bị công nghệ tại gian hàng là yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn gây ấn tượng và tương tác hiệu quả với khách tham quan. Những công nghệ phổ biến được sử dụng bao gồm màn hình LED, TV trình chiếu, máy chiếu, iPad hoặc các công cụ VR/AR phục vụ hoạt động trải nghiệm sản phẩm hoặc giới thiệu video thương hiệu.

Chi phí cho các thiết bị multimedia thường khá linh hoạt, có thể thuê theo ngày hoặc theo combo sự kiện. Nếu gian hàng cần trình chiếu video liên tục, phát âm thanh sống động hay tổ chức các game tương tác, mức chi phí có thể lên đến 20 triệu đến 100 triệu đồng. Đây là khoản đầu tư nên được cân nhắc kỹ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách thương hiệu được cảm nhận và ghi nhớ tại sự kiện.

Chi phí nhân sự triển lãm

Chi phí đào tạo nhân viên

Một trong những yếu tố làm nên thành công của gian hàng triển lãm chính là đội ngũ nhân sự vận hành. Nhân viên tham gia triển lãm không đơn thuần là người đứng gian hàng mà còn đại diện cho bộ mặt thương hiệu, trực tiếp tương tác với khách hàng, giải đáp thắc mắc và truyền đạt thông điệp sản phẩm. Việc đào tạo kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra giúp đảm bảo sự chuyên nghiệp, đồng đều trong cách phục vụ và ứng xử.

Chi phí đào tạo nhân sự có thể bao gồm việc tổ chức buổi hướng dẫn quy trình làm việc, huấn luyện kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống hoặc trình bày sản phẩm. Mức chi phí này thường từ 3 triệu đến 10 triệu đồng tùy theo quy mô nhân sự và thời lượng đào tạo. Đối với doanh nghiệp đã có đội ngũ sẵn sàng, chi phí có thể thấp hơn. Tuy nhiên, với những công ty lần đầu tham gia triển lãm, đầu tư vào huấn luyện là bước không nên bỏ qua để đảm bảo hiệu quả tương tác tại sự kiện.

Chi phí thuê PG/PB

Nếu doanh nghiệp không có đủ nhân sự nội bộ hoặc cần tăng thêm đội ngũ hỗ trợ, việc thuê PG (Promotion Girl) hoặc PB (Promotion Boy) là lựa chọn hợp lý. Các PG/PB thường đảm nhiệm các vai trò như chào đón khách, phát tài liệu, hướng dẫn tham quan gian hàng hoặc giới thiệu sản phẩm cơ bản. Ngoại hình sáng, khả năng giao tiếp tốt và đồng phục đồng bộ giúp tạo hình ảnh chỉn chu và chuyên nghiệp cho gian hàng.

Chi phí thuê PG/PB thường tính theo giờ hoặc theo ngày. Trung bình một PG chuyên nghiệp sẽ có mức giá dao động từ 800.000 – 1.200.000 VNĐ/ngày, chưa bao gồm chi phí trang phục hoặc phụ cấp ăn uống. Mức đầu tư này cần được cân nhắc kỹ trong kế hoạch chi phí tham gia triển lãm, vì ảnh hưởng đến chất lượng tương tác và sự thu hút của gian hàng. Đối với các thương hiệu cao cấp, PG/PB được tuyển chọn kỹ và đào tạo riêng để đảm bảo đồng điệu với định vị thương hiệu.

Chi phí quản lý và vận hành

Ngoài nhân sự trực tiếp phục vụ tại gian hàng, doanh nghiệp còn cần đến đội ngũ quản lý và vận hành để điều phối toàn bộ hoạt động. Nhóm này đảm nhiệm việc giám sát tiến độ setup, đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, xử lý các tình huống phát sinh và phối hợp với ban tổ chức. Việc có một người quản lý onsite giúp mọi việc diễn ra trơn tru, từ khi khai mạc đến khi kết thúc sự kiện.

Chi phí cho đội ngũ vận hành có thể bao gồm lương cho quản lý dự án, nhân sự hỗ trợ kỹ thuật, giám sát thi công và cả phí làm ngoài giờ trong các tình huống đặc biệt. Tùy theo quy mô và thời gian triển lãm, doanh nghiệp cần dự trù từ 5 triệu đến 20 triệu đồng cho hạng mục này. Nếu sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói từ Xưởng Event, bạn sẽ có đội ngũ quản lý chuyên trách giúp giảm tải công việc và tối ưu vận hành gian hàng.

Chi phí marketing và quảng cáo

Marketing trước triển lãm

Để thu hút lượng lớn khách tham quan và tạo hiệu ứng truyền thông, hoạt động marketing trước ngày khai mạc là yếu tố không thể thiếu. Các chiến dịch quảng bá trước triển lãm giúp người tiêu dùng và đối tác tiềm năng biết đến sự xuất hiện của doanh nghiệp tại sự kiện. Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều hình thức như đăng bài trên mạng xã hội, chạy quảng cáo Google – Facebook, gửi thư mời trực tuyến hoặc truyền thông qua báo chí, KOLs.

Chi phí marketing trước sự kiện thường chiếm khoảng 10% – 20% tổng ngân sách chi phí tham gia triển lãm, tùy vào quy mô và độ phủ của chiến dịch. Một kế hoạch quảng bá hiệu quả không chỉ giúp tăng lượt khách ghé thăm gian hàng mà còn giúp định hình hình ảnh thương hiệu ngay từ đầu. Với các thương hiệu lớn, phần ngân sách này có thể lên đến hàng trăm triệu đồng để chạy các chiến dịch truyền thông đa kênh, đánh trúng tệp khách hàng mục tiêu trước khi sự kiện diễn ra.

Marketing trong thời gian diễn ra

Trong suốt thời gian triển lãm, các hoạt động quảng bá tại chỗ và trên nền tảng số cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hoạt động tương tác như livestream giới thiệu sản phẩm, tổ chức mini game, phát voucher ưu đãi hoặc check-in nhận quà. Những hình thức này không những giúp tăng tương tác trực tiếp tại gian hàng mà còn lan tỏa hình ảnh trên mạng xã hội theo thời gian thực.

Chi phí dành cho marketing onsite bao gồm việc thuê MC, quay phim, chụp ảnh, thiết kế các ấn phẩm truyền thông và chi phí cho phần thưởng, quà tặng. Mức đầu tư này thường dao động từ 10 triệu đến 50 triệu đồng tùy quy mô sự kiện và số lượng hoạt động dự kiến. Xưởng Event có thể hỗ trợ thiết kế kế hoạch marketing triển lãm trọn gói, giúp doanh nghiệp triển khai đồng bộ và tiết kiệm chi phí với hiệu quả truyền thông cao.

Chi phí tài liệu quảng cáo

Bên cạnh các hình thức truyền thông trực tuyến, tài liệu quảng cáo truyền thống vẫn là công cụ hữu ích trong các kỳ triển lãm. Brochure, catalogue, name card, flyer hoặc bộ tài liệu giới thiệu sản phẩm là những thứ không thể thiếu tại gian hàng. Chúng giúp khách tham quan dễ dàng ghi nhớ thông tin, tra cứu sau sự kiện và đánh giá mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Chi phí in ấn tài liệu quảng cáo có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy theo số lượng, chất liệu và yêu cầu thiết kế. Để tối ưu ngân sách, doanh nghiệp nên xác định trước đối tượng mục tiêu, số lượng cần in, tránh lãng phí tài nguyên. Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng đầu tư vào mã QR hoặc giải pháp tài liệu số để tiết kiệm chi phí và tăng tính hiện đại cho gian hàng triển lãm.

Chi phí logistics và vận chuyển

Vận chuyển thiết bị và hàng hóa

Đối với các doanh nghiệp tham gia triển lãm, việc vận chuyển thiết bị, booth và hàng hóa tới địa điểm tổ chức là một phần quan trọng trong khâu chuẩn bị. Tùy theo quy mô gian hàng và loại sản phẩm trưng bày, bạn có thể cần thuê xe tải, xe chuyên dụng hoặc dịch vụ vận chuyển của bên thứ ba. Các thiết bị như khung booth, TV, đèn chiếu, banner, quầy kệ, sản phẩm demo thường được đóng gói kỹ càng và yêu cầu di chuyển an toàn, đúng giờ để đảm bảo tiến độ lắp đặt.

Chi phí cho vận chuyển có thể dao động từ 3 triệu đến 20 triệu đồng, tùy theo khoảng cách địa lý, số lần vận chuyển và tính chất hàng hóa. Với các triển lãm tổ chức ở tỉnh xa hoặc quốc tế, mức chi phí này sẽ cao hơn, có thể bao gồm cả chi phí bốc dỡ, phí cầu đường và phụ phí theo trọng lượng. Doanh nghiệp nên lên kế hoạch sớm, tìm nhà vận chuyển uy tín hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói từ Xưởng Event để tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn hàng hóa.

Chi phí lưu kho

Sau khi kết thúc triển lãm, nếu gian hàng hoặc thiết bị không thể vận chuyển về ngay lập tức hoặc cần lưu lại để dùng cho lần kế tiếp, doanh nghiệp sẽ phải tính đến chi phí lưu kho. Một số trung tâm hội nghị, triển lãm cung cấp dịch vụ lưu kho ngắn hạn trong vài ngày, tuy nhiên nếu thời gian dài hơn, bạn sẽ cần thuê kho riêng hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ từ bên thứ ba.

Chi phí lưu kho phụ thuộc vào diện tích sử dụng, thời gian lưu trữ và loại hàng hóa cần bảo quản. Trung bình chi phí này có thể từ 1 triệu đến 5 triệu đồng cho vài ngày đến một tuần. Đây là khoản mục dễ bị bỏ sót trong bảng tính chi phí tham gia triển lãm, đặc biệt với doanh nghiệp lần đầu tham gia. Việc lên kế hoạch trước, xác định rõ lịch trình vận chuyển sẽ giúp tiết kiệm khoản chi phí này và tránh phát sinh không mong muốn.

Chi phí bảo hiểm

Với những thiết bị có giá trị lớn hoặc vận chuyển đường dài, doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc mua bảo hiểm cho hàng hóa và gian hàng. Bảo hiểm giúp phòng ngừa rủi ro mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc thi công, từ đó giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về mặt tài chính nếu có sự cố xảy ra. Một số ban tổ chức cũng yêu cầu đơn vị tham gia phải có hợp đồng bảo hiểm để đảm bảo tính an toàn chung cho toàn bộ triển lãm.

Chi phí bảo hiểm thường chiếm khoảng 1% – 3% tổng giá trị tài sản cần bảo hiểm. Mặc dù con số này không lớn, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tổn thất. Với kinh nghiệm tổ chức và thi công gian hàng trọn gói, Xưởng Event luôn tư vấn cho khách hàng về các phương án bảo vệ tài sản hợp lý, giúp kế hoạch triển lãm diễn ra trọn vẹn và an toàn từ đầu đến cuối.

Lời kết

Việc tham gia một triển lãm chuyên nghiệp không chỉ là cơ hội quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mà còn là phép thử chiến lược thị trường hiệu quả. Tuy nhiên, để một gian hàng hoạt động trơn tru và để lại ấn tượng, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tài chính rõ ràng. Từ chi phí thuê gian hàng, thiết kế – thi công, trang thiết bị, nhân sự, marketing đến logistics và bảo hiểm, tất cả đều góp phần cấu thành tổng chi phí tham gia triển lãm. Nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng và có sự đồng hành từ đơn vị chuyên nghiệp, khoản đầu tư này sẽ đem lại lợi ích lâu dài.

Xưởng Event tự hào là đơn vị đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ trong hành trình hiện diện tại các triển lãm trên toàn quốc. Với kinh nghiệm thực chiến và đội ngũ sáng tạo, chúng tôi không chỉ giúp bạn tối ưu từng khoản chi mà còn đảm bảo hiệu quả truyền thông, thu hút và định vị thương hiệu bền vững. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một kỳ triển lãm quan trọng và cần tư vấn chi tiết về chi phí, hãy liên hệ ngay với Xưởng Event để được hỗ trợ tận tâm và chuyên sâu.

---

Thông tin liên hệ:

• Address: Ngõ 1 Phan Đình Giót, Thanh Xuân, Hà Nội
• Website: xuongevent.vn
• Hotline: 0786734931
• Emai: xuongevent.vn@gmail.com

Đội ngũ Xưởng Event luôn sẵn sàng phục vụ bạn 24/7 với tinh thần trách nhiệm cao và tâm huyết với nghề.

• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: ACE Thuận Việt
• Tổ chức sinh nhật: Angeline – Birthday Party