Tổng Quan Về Hạng Mục Thi Công Trong Sự Kiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc thi công các hạng mục đóng vai trò then chốt để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và ấn tượng. Từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng đến khu vực tiếp đón, trưng bày và tiện ích, mỗi hạng mục đều cần được lên kế hoạch và thực hiện tỉ mỉ. Bài viết này Xưởng Event sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về các hạng mục thi công trong sự kiện, giúp bạn hiểu rõ quy trình, lựa chọn phù hợp và tối ưu hóa ngân sách cho sự kiện của mình.

Tổng quan về hạng mục thi công trong sự kiện

Tầm quan trọng của việc thi công sự kiện

Thi công sự kiện không chỉ là việc lắp đặt các thiết bị và cấu trúc mà còn là quá trình hiện thực hóa ý tưởng và thiết kế thành không gian thực tế. Một thi công chất lượng đảm bảo sự an toàn, thẩm mỹ và trải nghiệm tốt cho khách tham dự, đồng thời phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.​

Quy trình thi công sự kiện tổng thể

Quy trình thi công sự kiện thường bao gồm các bước chính sau:​

1. Khảo sát và lập kế hoạch: Đánh giá địa điểm, xác định các yêu cầu kỹ thuật và thiết kế.​
2. Thiết kế chi tiết: Lên bản vẽ kỹ thuật và phối cảnh 3D cho từng hạng mục.​
3. Chuẩn bị vật liệu và thiết bị: Đặt hàng và kiểm tra chất lượng các vật liệu, thiết bị cần thiết.​
4. Thi công lắp đặt: Thực hiện lắp đặt theo kế hoạch, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.​
5. Kiểm tra và nghiệm thu: Đánh giá toàn bộ hệ thống, đảm bảo hoạt động ổn định trước khi sự kiện diễn ra.​

Các bên liên quan trong quá trình thi công

Trong quá trình thi công sự kiện, nhiều bên liên quan cùng phối hợp để đảm bảo thành công, bao gồm:​

• Đơn vị tổ chức sự kiện: Chịu trách nhiệm chung về kế hoạch và điều phối.​
• Đội ngũ thiết kế: Phát triển ý tưởng và bản vẽ chi tiết.​
• Nhà thầu thi công: Thực hiện lắp đặt các hạng mục theo thiết kế.​
• Nhà cung cấp thiết bị: Cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, v.v.​
• Đội ngũ kỹ thuật: Vận hành và giám sát hệ thống trong suốt sự kiện.​

Hạng mục thi công sân khấu sự kiện

Thiết kế và dàn dựng sân khấu

Sân khấu là trung tâm của mọi sự kiện, nơi diễn ra các hoạt động chính. Thiết kế sân khấu cần phù hợp với chủ đề sự kiện, đảm bảo tầm nhìn và âm thanh cho khán giả. Dàn dựng sân khấu bao gồm việc lắp đặt khung sườn, bề mặt sân khấu và các yếu tố trang trí như màn hình LED, backdrop, ánh sáng, v.v.​

Lắp đặt backdrop và phông nền

Backdrop và phông nền đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng bối cảnh cho sân khấu, không chỉ giúp nâng cao tính thẩm mỹ mà còn góp phần truyền tải thông điệp của sự kiện một cách hiệu quả. Một backdrop đẹp và ấn tượng có thể là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện, bởi nó không chỉ thu hút ánh nhìn mà còn tạo ra một không gian phù hợp với chủ đề và mục đích của chương trình.

Việc thiết kế backdrop thường dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm màu sắc, hình ảnh, logo của thương hiệu hoặc các yếu tố đồ họa khác. Chẳng hạn, trong một sự kiện ra mắt sản phẩm mới, backdrop có thể bao gồm hình ảnh sản phẩm cùng với slogan hấp dẫn, giúp khán giả dễ dàng ghi nhớ và liên kết sản phẩm với thương hiệu. Ngoài ra, nếu sự kiện mang tính chất trang trọng như lễ cưới hay lễ tốt nghiệp, backdrop có thể được thiết kế với tông màu nhẹ nhàng, thanh lịch, đi kèm với các họa tiết tinh tế để tạo cảm giác sang trọng.

Việc lắp đặt backdrop và phông nền cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và chuyên nghiệp. Đầu tiên, các yếu tố như chiều cao và chiều rộng của backdrop cần phải được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo nó phù hợp với kích thước của sân khấu cũng như vị trí của khán giả. Chất liệu cũng là một yếu tố quan trọng; một số chất liệu phổ biến bao gồm vải, giấy, hoặc nhựa, mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Ví dụ, backdrop bằng vải thường tạo cảm giác mềm mại và sang trọng hơn, trong khi backdrop bằng nhựa có thể bền bỉ hơn và dễ dàng lau chùi.

Đặc biệt, an toàn là yếu tố không thể bỏ qua trong quá trình lắp đặt. Các thiết bị cần phải được cố định chắc chắn để tránh bị đổ hoặc rơi trong quá trình diễn ra sự kiện, có thể gây ra những tai nạn không mong muốn. Ngoài ra, việc lựa chọn địa điểm lắp đặt cũng cần phải đảm bảo không cản trở lối đi lại của khách mời và các hoạt động khác diễn ra trong sự kiện.

Cuối cùng, việc phối hợp giữa backdrop, phông nền và các yếu tố trang trí khác như ánh sáng, âm thanh cũng rất quan trọng. Một sự kiện được tổ chức thành công không chỉ dựa vào nội dung mà còn phải có sự hài hòa giữa các yếu tố hình thức và nội dung. Điều này sẽ giúp tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho tất cả những người tham dự.

Thi công sàn và cấu trúc sân khấu

Sàn sân khấu cần được thi công chắc chắn, chịu lực tốt để đảm bảo an toàn cho người biểu diễn và thiết bị. Cấu trúc sân khấu bao gồm các khung sườn, bậc thang, lan can, v.v., được lắp đặt theo tiêu chuẩn kỹ thuật và thiết kế đã định.​

Hạng mục thi công hệ thống âm thanh

Loa và hệ thống âm thanh chính

Hệ thống âm thanh là yếu tố quan trọng trong việc truyền tải nội dung và tạo không khí cho sự kiện. Việc lựa chọn và lắp đặt loa cần phù hợp với không gian và quy mô sự kiện, đảm bảo âm thanh rõ ràng, không bị méo tiếng hay phản hồi.​

Thiết bị xử lý âm thanh

Thiết bị xử lý âm thanh bao gồm mixer, equalizer, amplifier, v.v., giúp điều chỉnh và kiểm soát chất lượng âm thanh. Việc cấu hình và vận hành các thiết bị này cần được thực hiện bởi kỹ thuật viên có kinh nghiệm để đảm bảo hiệu quả tối ưu.​

Micro và thiết bị thu âm

Micro và thiết bị thu âm đóng vai trò quan trọng trong việc thu và truyền tải giọng nói, âm nhạc. Việc lựa chọn loại micro phù hợp (có dây, không dây, cài áo, cầm tay, v.v.) và bố trí hợp lý sẽ giúp nâng cao chất lượng âm thanh và trải nghiệm của khán giả.​

Hạng mục thi công hệ thống ánh sáng

Hệ thống ánh sáng bao gồm đèn chiếu sáng chính và đèn hiệu ứng, giúp tạo không gian và bầu không khí phù hợp với từng phần của sự kiện. Việc lựa chọn và bố trí đèn cần được thiết kế kỹ lưỡng để đạt hiệu quả thẩm mỹ và chức năng cao nhất.​

Hệ thống điều khiển ánh sáng là một phần quan trọng trong ngành công nghiệp sự kiện, âm nhạc, và biểu diễn nghệ thuật. Nó không chỉ đơn thuần là việc bật tắt đèn, mà còn là khả năng lập trình và điều chỉnh các hiệu ứng ánh sáng theo kịch bản cụ thể của sự kiện.

Hệ thống này thường được cấu tạo từ nhiều thành phần, bao gồm bảng điều khiển ánh sáng, phần mềm lập trình, và các thiết bị chiếu sáng như đèn LED, đèn pha, và đèn laser. Bảng điều khiển thường được sử dụng để người điều khiển có thể dễ dàng thao tác và điều chỉnh ánh sáng theo ý muốn. Một số bảng điều khiển hiện đại còn hỗ trợ kết nối với máy tính, cho phép lập trình một cách linh hoạt và chính xác hơn.

Việc lập trình ánh sáng có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như độ sáng, màu sắc, và thời gian chuyển đổi giữa các hiệu ứng. Ví dụ, trong một buổi hòa nhạc, ánh sáng có thể được điều chỉnh để tăng cường cảm xúc của bài hát, từ ánh sáng mờ ảo cho các bản ballad nhẹ nhàng đến ánh sáng chói lòa và nhấp nháy cho những bản nhạc sôi động.

Bên cạnh đó, hệ thống điều khiển ánh sáng cũng có thể tương tác với âm thanh và các hiệu ứng khác trong sự kiện, tạo ra một trải nghiệm đa chiều cho khán giả. Chẳng hạn, khi có một đoạn cao trào trong âm nhạc, ánh sáng có thể nhấp nháy nhanh chóng hoặc thay đổi màu sắc một cách bất ngờ, làm tăng thêm sự phấn khích cho người xem.

Ngoài ra, trong những sự kiện lớn như lễ hội âm nhạc hoặc sự kiện thể thao, hệ thống điều khiển ánh sáng còn có thể được tích hợp với công nghệ ánh sáng động (dynamic lighting). Điều này cho phép ánh sáng có thể thay đổi theo thời gian thực, phản ứng với âm nhạc hoặc các yếu tố khác trong sự kiện, tạo ra những khoảnh khắc ấn tượng và khó quên.

Tóm lại, hệ thống điều khiển ánh sáng không chỉ là một công cụ hỗ trợ kỹ thuật mà còn là một nghệ thuật trong việc tạo ra không gian và cảm xúc cho các sự kiện, từ đó nâng cao trải nghiệm của khán giả và tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ.

 

Hạng mục thi công khu vực tiếp đón

Backdrop check-in và chụp hình

Khu vực backdrop check-in thường được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy nhất, gần cổng ra vào để tạo ấn tượng đầu tiên với khách mời. Đây không chỉ là nơi check-in mà còn là điểm nhấn hình ảnh của toàn bộ sự kiện. Chất liệu thường sử dụng bao gồm formex, hiflex in UV, khung sắt hoặc backdrop LED. Ngoài ra, việc kết hợp ánh sáng chuyên dụng để đảm bảo hình ảnh lung linh khi chụp hình cũng rất quan trọng.

Khu vực đăng ký và lễ tân

Khu vực đăng ký cần được bố trí khoa học, dễ di chuyển và có đầy đủ bảng tên, máy check-in, bảng phân loại khách mời. Nhân viên lễ tân nên được training kỹ về thái độ, trang phục đồng bộ, tạo cảm giác chuyên nghiệp và thân thiện.

Không gian tiền sảnh

Tiền sảnh là nơi tạo không gian thư giãn, làm quen giữa các khách mời trước khi bước vào phần chính của sự kiện. Việc bố trí không gian tiền sảnh cần thoáng, có bàn đón khách, backdrop chụp hình phụ, khu vực để brochure hoặc sản phẩm mẫu (nếu có).

Hạng mục thi công khu vực trưng bày

Booth và gian hàng triển lãm

Booth sự kiện phải thể hiện được tính cách thương hiệu. Có thể sử dụng booth dạng mô-đun hoặc thiết kế riêng theo yêu cầu. Vật liệu như MDF, alu, fomex, gỗ công nghiệp, khung sắt sơn tĩnh điện được sử dụng phổ biến. Tùy theo kích thước gian hàng mà bố trí nhân sự trực booth, quầy tư vấn, khu vực demo sản phẩm cho phù hợp.

Kệ trưng bày sản phẩm

Kệ trưng bày phải đảm bảo tính thẩm mỹ, đồng thời giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm. Có thể sử dụng kệ mica, kính, gỗ hoặc khung sắt. Kệ phải bố trí hợp lý để không gian trưng bày không bị chật chội hoặc lộn xộn.

Hệ thống bảng hiệu và standee

Bảng hiệu thường được làm từ chất liệu hiflex, bạt 3M hoặc đèn LED. Standee có thể là dạng chữ nổi, in UV trên fomex hoặc dạng cuốn (roll-up). Các sản phẩm này giúp tăng tính nhận diện thương hiệu và điều hướng khách mời hiệu quả hơn trong không gian sự kiện.

Hạng mục thi công kỹ thuật số

Màn hình LED và máy chiếu

Màn hình LED được ứng dụng rộng rãi trong các sự kiện hiện đại, với nhiều kích thước và độ phân giải khác nhau. Máy chiếu dùng cho những không gian hạn chế, đặc biệt là hội thảo. Cần đảm bảo ánh sáng không ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh.

Hệ thống livestream

Livestream đang trở thành xu hướng không thể thiếu. Hệ thống này gồm camera chuyên dụng, phần mềm livestream, âm thanh đồng bộ và kết nối Internet tốc độ cao. Đảm bảo tín hiệu đường truyền là yếu tố then chốt giúp livestream hiệu quả.

Thiết bị trình chiếu và điều khiển

Bao gồm laptop điều khiển, thiết bị clicker chuyển slide, màn hình phụ, bộ chia tín hiệu HDMI/VGA, hệ thống switcher điều phối nội dung. Tất cả cần được đồng bộ, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.

Hạng mục thi công tiện ích

Hệ thống điện và nguồn dự phòng

Nguồn điện phải được tính toán đủ tải cho toàn bộ thiết bị sự kiện. Các thiết bị dự phòng như máy phát điện, UPS cần sẵn sàng phòng ngừa sự cố bất ngờ. Cần có đội ngũ kỹ thuật túc trực xuyên suốt chương trình.

Khu vực vệ sinh và phòng thay đồ

Khu vực vệ sinh cần được bố trí hợp lý, đảm bảo vệ sinh và có bảng hướng dẫn rõ ràng. Phòng thay đồ cho diễn viên, nghệ sĩ cần kín đáo, trang bị gương, đèn sáng và có nhân viên hỗ trợ hậu trường.

Khu vực nghỉ ngơi và giải khát

Khu vực nghỉ ngơi và giải khát là một phần quan trọng trong việc tổ chức các sự kiện kéo dài, giúp đảm bảo sự thoải mái cho khách mời cũng như đội ngũ nhân sự. Để tạo ra một không gian này một cách hiệu quả, cần chú ý đến nhiều yếu tố khác nhau.

Trước tiên, việc bố trí bàn nước là rất cần thiết. Bàn nước nên được đặt ở vị trí thuận tiện, dễ nhìn thấy và dễ tiếp cận. Nước uống có thể bao gồm nước lọc, nước ngọt, hoặc nước trái cây để khách có thể lựa chọn theo sở thích. Ngoài ra, để tăng tính hấp dẫn, có thể cung cấp thêm một số loại trà hoặc cà phê, giúp khách cảm thấy tỉnh táo và thoải mái hơn trong suốt sự kiện.

Thứ hai, bánh nhẹ là một phần không thể thiếu trong khu vực giải khát. Các loại bánh có thể bao gồm bánh quy, bánh ngọt, hoặc các loại trái cây tươi. Việc lựa chọn thực phẩm nhẹ nhàng và dễ tiêu sẽ giúp khách mời không bị nặng bụng, đồng thời cũng tạo cảm giác dễ chịu hơn trong quá trình tham gia sự kiện. Nên cân nhắc đến các lựa chọn phù hợp với khẩu vị và nhu cầu dinh dưỡng của khách mời, chẳng hạn như bánh không chứa gluten hoặc các món ăn chay.

Ngoài ra, chỗ ngồi cũng là một yếu tố quan trọng. Cần có những ghế ngồi thoải mái, có thể là ghế xếp hoặc ghế sofa, để khách có thể nghỉ ngơi và trò chuyện với nhau. Việc tạo ra một không gian thân thiện và thoải mái sẽ khuyến khích khách mời giao lưu, kết nối và tham gia vào các hoạt động của sự kiện.

Cuối cùng, nếu sự kiện diễn ra trong điều kiện thời tiết nóng bức, việc trang bị quạt làm mát hoặc điều hòa không khí là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường dễ chịu, tránh tình trạng oi bức cho khách mời, từ đó họ có thể tập trung hơn vào nội dung của sự kiện. Việc tổ chức khu vực nghỉ ngơi và giải khát một cách chu đáo sẽ góp phần làm tăng sự hài lòng của khách mời và tạo ấn tượng tốt về sự kiện.

Chi phí thi công các hạng mục sự kiện

Bảng giá tham khảo theo từng hạng mục

Chi phí thi công sự kiện phụ thuộc vào quy mô, địa điểm và yêu cầu kỹ thuật cụ thể. Ví dụ, thi công backdrop cơ bản có thể dao động từ 2 – 10 triệu đồng, còn sân khấu, âm thanh, ánh sáng có thể từ 30 – 200 triệu đồng tùy theo mức độ phức tạp.

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

• Diện tích và thời gian tổ chức
• Chất liệu sử dụng
• Nhân công và vận chuyển
• Công nghệ áp dụng (LED, livestream, AR…)
• Thời gian setup (gấp hay thường)

Cách tối ưu ngân sách thi công

• Lên kế hoạch chi tiết từ đầu
• Dùng thiết bị có thể tái sử dụng nhiều lần
• Làm việc với đơn vị thi công chuyên nghiệp, có sẵn kho xưởng
• Ưu tiên thuê trọn gói thay vì chia lẻ từng hạng mục

Các lỗi thường gặp trong thi công sự kiện

Sai sót trong khâu đo đạc và lắp đặt là một trong những vấn đề phổ biến nhất trong ngành tổ chức sự kiện. Khi không thực hiện một cách chính xác, sân khấu có thể bị lệch, tạo cảm giác mất thẩm mỹ và không chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, backdrop không cân đối cũng có thể khiến cho hình ảnh tổng thể của sự kiện trở nên kém ấn tượng. Các thiết bị như loa, đèn chiếu sáng hay màn hình LED nếu không được lắp đặt đúng vị trí sẽ ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và hình ảnh, làm giảm trải nghiệm của người tham dự. Nguyên nhân chính dẫn đến những sai sót này thường là do quá trình khảo sát hiện trường không được thực hiện kỹ lưỡng. Việc bỏ qua các yếu tố như kích thước không gian, độ cao của trần hay vị trí của các nguồn điện có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong quá trình thi công.

Ngoài ra, việc không đảm bảo an toàn lao động cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình lắp đặt. Việc lắp đặt khung sắt, màn hình LED hoặc các thiết bị cao đòi hỏi công nhân phải được trang bị bảo hộ đầy đủ như mũ bảo hiểm, găng tay, giày bảo hộ và các thiết bị an toàn khác. Nếu thiếu các yếu tố này, nguy cơ xảy ra tai nạn lao động là rất cao, có thể dẫn đến chấn thương nghiêm trọng hoặc thậm chí là tử vong. Các vụ tai nạn có thể xảy ra trong quá trình di chuyển các thiết bị nặng hoặc khi làm việc ở độ cao mà không có dây an toàn. Điều này không chỉ gây nguy hiểm cho chính công nhân mà còn có thể ảnh hưởng đến những người xung quanh.

Cuối cùng, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện có thể dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh. Ví dụ, nếu bộ phận kỹ thuật chưa hoàn tất việc setup nhưng ekip dựng sân khấu đã đến thi công, điều này có thể gây ra tình trạng chậm tiến độ do sự chồng chéo trong công việc. Sự thiếu kết nối giữa các bộ phận như kỹ thuật, thiết kế, và thi công có thể dẫn đến những hiểu lầm, làm cho công việc trở nên rối ren và thiếu hiệu quả. Để khắc phục điều này, việc thiết lập một hệ thống giao tiếp rõ ràng và thường xuyên giữa các bộ phận là rất cần thiết. Các cuộc họp định kỳ và việc sử dụng các công cụ quản lý dự án cũng có thể giúp tăng cường sự phối hợp và đảm bảo rằng mọi người đều nắm bắt được tiến độ và yêu cầu công việc của nhau.

Tóm lại, việc khắc phục những sai sót trong khâu đo đạc, đảm bảo an toàn lao động và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận là cực kỳ quan trọng để tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và an toàn.

Liên hệ với Xưởng Event – Đơn vị sản xuất sự kiện chuyên nghiệp

Xưởng Event tự hào là một trong những công ty thi công sự kiện hàng đầu tại Việt Nam với:

• Hơn 10 năm kinh nghiệm trong thi công các sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc
• Đội ngũ kỹ thuật viên, giám sát thi công chuyên nghiệp
• Nhà xưởng 1000m² cùng kho thiết bị hiện đại
• Hệ thống quản lý chất lượng và quy trình khép kín

Thông tin liên hệ:

• Address: Ngõ 1 Phan Đình Giót, Thanh Xuân, Hà Nội
• Website: xuongevent.vn
• Hotline: 0786734931
• Emai: xuongevent.vn@gmail.com

Lời kết

Việc thi công các hạng mục trong sự kiện không chỉ ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ mà còn quyết định sự thành công toàn diện của chương trình. Hy vọng bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng thể, chi tiết và chuyên sâu về từng hạng mục thi công sự kiện quan trọng. Nếu bạn đang cần một đơn vị sản xuất sự kiện chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả, hãy liên hệ với Xưởng Event để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tâm từ A đến Z.

• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: ACE Thuận Việt
• Tổ chức sinh nhật: Angeline – Birthday Party