Thiết Bị Sự Kiện – Danh Sách Đầy Đủ Và Cách Lựa Chọn Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện

Trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thiết bị sự kiện đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của chương trình. Từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến màn hình trình chiếu và hạng mục sân khấu, đầu tư thiết bị chất lượng cao giúp tạo nên trải nghiệm ấn tượng cho khán giả​. Theo chuyên gia, chú trọng vào âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp có thể “make or break” không khí và sự tương tác của sự kiện, đồng thời sử dụng thiết bị hiện đại nhất đảm bảo cung cấp “âm thanh và hình ảnh chất lượng cao”. Bài viết này tổng hợp danh sách đầy đủ các loại thiết bị sự kiện cần thiết và hướng dẫn cách lựa chọn sao cho phù hợp với quy mô, mục đích, chất lượng và ngân sách của từng chương trình.

Thiết bị sự kiện là gì?

Thiết bị sự kiện (hay trang thiết bị sự kiện) là tập hợp các máy móc, thiết bị và công cụ hỗ trợ cho quá trình tổ chức chương trình. Bất kỳ thành phần kỹ thuật nào góp phần tạo nên không gian và nội dung sự kiện đều được tính là thiết bị sự kiện. Ví dụ như hệ thống âm thanh (loa, micro, mixer…), hệ thống ánh sáng (đèn sân khấu, đèn hiệu ứng…), thiết bị trình chiếu và hiển thị (màn hình LED, máy chiếu, máy quay, bộ xử lý tín hiệu hình ảnh…), cùng các thiết bị khác phục vụ sân khấu, khán đài và trang trí. Thiết bị âm thanh – hình ảnh (AV) trong sự kiện được xem như “linh hồn” giúp tạo nên những trải nghiệm ấn tượng và cuốn hút với khán giả​. Đơn vị Xưởng Event cung cấp nhiều loại thiết bị sự kiện đa dạng để đáp ứng yêu cầu của cả hội nghị, hội thảo lẫn chương trình biểu diễn, góp phần đảm bảo mọi sự kiện được tổ chức một cách chuyên nghiệp.

Phân loại thiết bị sự kiện chuyên nghiệp

Các thiết bị sự kiện chuyên nghiệp thường được phân nhóm theo chức năng chính trong chương trình:

• Thiết bị âm thanh sự kiện: bao gồm hệ thống loa, micro, bộ trộn (mixer) và các thiết bị xử lý âm thanh cần thiết để phát âm thanh rõ ràng, chất lượng.
• Thiết bị ánh sáng sự kiện: gồm các loại đèn sân khấu, đèn hiệu ứng, đèn trang trí phục vụ việc chiếu sáng và tạo hiệu ứng thị giác cho sự kiện.
• Thiết bị trình chiếu: bao gồm màn hình LED, máy chiếu, màn chiếu và các thiết bị xử lý hình ảnh, phục vụ trình chiếu nội dung, video clip trên màn hình lớn.
• Thiết bị sân khấu: bao gồm hệ khung sân khấu, bục, thảm sân khấu, hệ thống truss, backdrop, bục phát biểu, cổng chào, trang trí nền (banner, standee)… giúp tạo dựng không gian biểu diễn an toàn, phù hợp với chủ đề sự kiện. Bên cạnh đó, thiết bị sân khấu còn có thể bao gồm các vật trang trí như backdrop, banner, thảm đỏ, bục phát biểu, podium v.v. để tạo điểm nhấn cho không gian và tăng sự chuyên nghiệp.

Mỗi nhóm thiết bị trên đóng vai trò quan trọng khác nhau nhưng đều hướng tới mục tiêu chung là nâng cao trải nghiệm người tham dự và đảm bảo chương trình được tổ chức suôn sẻ. Dưới đây, chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết từng loại thiết bị cụ thể.

Thiết bị âm thanh sự kiện chuyên nghiệp

Hệ thống âm thanh sự kiện chuyên nghiệp bao gồm nhiều thành phần phối hợp để khuếch đại âm nhạc, lời nói và các hiệu ứng âm thanh. Một hệ thống thiết bị sự kiện âm thanh đầy đủ thường bao gồm nhiều loại loa, micro, mixer và các bộ xử lý tín hiệu. Hệ thống âm thanh là yếu tố không thể thiếu trong mọi sự kiện, và các thiết bị như loa, micro, mixer âm thanh, ampli cần đảm bảo chất lượng cao để mang đến trải nghiệm âm thanh tốt nhất cho khán giả​. Bên cạnh đó, các chuyên gia cũng nhấn mạnh rằng “hệ thống âm thanh phù hợp là then chốt để đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng và hiệu quả”​. Dưới đây là các hạng mục thiết bị âm thanh chủ đạo:

Loa và hệ thống âm thanh

Hệ thống âm thanh là thành phần cơ bản đảm bảo âm nhạc và lời thoại đến được khán giả. Hệ thống này gồm nhiều loại loa khác nhau. Ví dụ, loa toàn dải (full-range) có khả năng tái tạo toàn bộ dải tần từ trầm đến bổng, thường dùng cho các chương trình vừa và nhỏ. Với sự kiện lớn, các dàn loa cột Line Array thường được sử dụng nhờ khả năng phủ âm đều và xa. Để tạo âm trầm mạnh mẽ, người ta bổ sung loa sub chuyên dụng. Ngoài ra, hệ thống có thể bao gồm các loa monitor, loa center hoặc sidefill nhằm đảm bảo âm thanh được phân phối đa chiều trên sân khấu​. Tất cả các loa trên đều cần kết hợp với cục đẩy công suất (ampli) để cung cấp năng lượng và đạt chất lượng âm thanh tối ưu.

Micro và phụ kiện

Micro là thiết bị tiếp nhận âm thanh từ người nói hoặc người biểu diễn. Trong sự kiện thường sử dụng nhiều loại micro như micro cầm tay (handheld), micro gài áo (lavaliere), micro cổ ngỗng (gooseneck) hoặc micro không dây để tiện di chuyển. Các dòng micro không dây hiện đại cung cấp tần số ổn định nhằm tránh trùng kênh nhiễu. Ngoài ra, cần chuẩn bị các phụ kiện như chân mic, dây kết nối XLR, pin sạc, bộ thu/phát không dây và hộp sạc. Ví dụ, các hệ thống âm thanh chuyên nghiệp thường liệt kê đầy đủ các loại micro và phụ kiện kèm theo để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ​.

Mixer và bàn điều khiển

Mixer (bàn trộn) đóng vai trò trung tâm điều khiển âm thanh. Trên mixer, kỹ thuật viên có thể điều chỉnh mức âm lượng (volume), cân bằng tần số (EQ), hiệu ứng (reverb, delay) cho từng kênh tín hiệu từ micro và nhạc cụ. Với công nghệ hiện nay, phổ biến có hai loại mixer: mixer analog truyền thống và mixer số (digital console) tích hợp hiệu ứng và bộ nhớ preset. Bàn mixer thường đặt ở vị trí sau khán giả (FOH) hoặc ở sân khấu, tùy vào quy mô. Các nhà cung cấp sự kiện thường cung cấp bàn mixer đồng bộ với hệ thống loa để đạt chất lượng âm thanh tối ưu.

Thiết bị xử lý tín hiệu

Trong hệ thống thiết bị sự kiện, các bộ xử lý tín hiệu âm thanh bao gồm bộ khuếch đại (ampli), cục đẩy công suất (power amp), thiết bị chia tần (crossover), bộ nén (compressor), bộ điều chỉnh tần số (equalizer) và các bộ lọc tạp âm (noise gate). Các thiết bị này giúp tối ưu hóa chất lượng âm thanh trước khi đưa đến loa, bảo vệ thiết bị và đảm bảo tín hiệu phát ra ổn định. Trong các hệ thống chuyên nghiệp, bộ xử lý tín hiệu hiện đại thường tích hợp nhiều tính năng quản lý âm thanh, giúp điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của sự kiện.

Thiết bị ánh sáng sự kiện

Ánh sáng là nhân tố quyết định trong việc thiết lập tâm trạng và điểm nhấn cho không gian sự kiện. Hệ thống ánh sáng chuyên nghiệp không chỉ làm nổi bật sân khấu, mà còn truyền tải chủ đề và cảm xúc của sự kiện đến khán giả. Ánh sáng và hiệu ứng hình ảnh tinh tế có thể biến đổi một không gian bình thường thành một môi trường sống động phù hợp với chủ đề. Dưới đây là các loại đèn sự kiện phổ biến:

Đèn Moving Head

Đèn Moving Head là loại đèn tự động có thể xoay ngang dọc và thay đổi tiêu cự. Các đèn này tạo ra nhiều hiệu ứng ánh sáng linh hoạt: từ chùm tia sáng hẹp (beam) đến vùng rửa sáng (wash) hay chiếu hình (gobo). Nhờ cơ chế điều khiển từ xa (DMX), kỹ thuật viên có thể lập trình chuyển động theo kịch bản, khiến đèn quay động tạo hiệu ứng thị giác ấn tượng cho sân khấu. Đèn Moving Head đã trở thành “công cụ thiết yếu” để tạo hiệu ứng thị giác động cho các sự kiện. Loại đèn này thường được sử dụng tại các buổi hòa nhạc, chương trình biểu diễn, sự kiện lớn nhờ khả năng thay đổi góc chiếu và màu sắc linh hoạt​.

Đèn Par LED

Thực tế, các hệ thống thiết bị ánh sáng sự kiện thường liệt kê đèn Par LED (đèn Parled), đèn Moving Head và đèn Follow Spot như những thiết bị chủ đạo. Đèn Par LED là loại đèn chiếu rọi sân khấu dùng chip LED, có khả năng thay đổi màu sắc thông qua hệ thống điều khiển DMX. Khác với đèn Par halogen truyền thống cho ánh sáng trắng cố định, đèn Par LED có thể phối hợp nhiều màu để chiếu rửa nền hoặc chiếu điểm. Chúng tiết kiệm điện năng, tuổi thọ dài và rất phù hợp cho các sự kiện cần thay đổi không gian ánh sáng linh hoạt.

Đèn Follow Spot

Đèn Follow Spot (đèn dò) là loại đèn chiếu đuổi cường độ cao, thường dùng để “bắt sáng” người thuyết trình hoặc nghệ sĩ trên sân khấu. Đèn Follow có khả năng chiếu tia sáng mạnh, hẹp và thay đổi tiêu cự, giúp giữ tâm điểm ánh sáng luôn chiếu vào chủ thể khi họ di chuyển. Loại đèn này yêu cầu kỹ thuật viên (hoặc hệ thống tự động) điều khiển thủ công để theo dõi đối tượng, tạo điểm nhấn nổi bật trên sân khấu.

Máy tạo khói và hiệu ứng

Ngoài đèn chiếu, các máy tạo hiệu ứng như máy tạo khói (smoke/fog machine), máy tạo sương mù (haze), máy phun lửa, máy tạo bong bóng, máy phun confetti… cũng là thiết bị không thể thiếu tại nhiều sự kiện. Những hiệu ứng này giúp ánh sáng phát huy tối đa, tạo chiều sâu và sự sống động cho không gian. Ví dụ, khói đục từ máy tạo khói làm cho tia sáng đèn trở nên rõ nét hơn, trong khi hiệu ứng pháo giấy (confetti) và bong bóng tạo điểm nhấn đẹp mắt trong tiết mục trình diễn.

Thiết bị trình chiếu và hiển thị

Đối với hạng mục trình chiếu và hiển thị, thiết bị sự kiện bao gồm các giải pháp hiển thị video và xử lý hình ảnh. Các sự kiện hiện đại thường dùng màn hình LED cỡ lớn, máy chiếu cùng phụ kiện (lens, bộ thu phát không dây), màn chiếu chuyên dụng và bộ xử lý tín hiệu hình ảnh để trình diễn slide, video và nội dung quảng bá cho khán giả. Ví dụ, màn hình LED kích thước lớn giúp truyền tải thông điệp sự kiện rõ ràng và sinh động, đồng thời là điểm nhấn ấn tượng cho sân khấu. Dưới đây là các thiết bị chủ yếu trong hạng mục này:

Màn hình LED

Màn hình LED là thiết bị hiển thị điện tử có độ sáng cao, được ghép từ các module LED nhỏ để tạo thành màn hình khổ lớn. Chúng cho phép trình chiếu video, hình ảnh và nội dung quảng cáo rõ nét ngay cả dưới ánh sáng ban ngày. Màn hình LED có thể là loại cố định (video wall), màn hình di động (mobile LED) hoặc màn hình trên khung xe (LED trailer). Điểm mạnh của màn hình LED là khả năng hiển thị sống động, sắc nét, thu hút sự chú ý và làm nổi bật thông điệp chính của sự kiện​.

Máy chiếu và phụ kiện

Máy chiếu (projector) là thiết bị chiếu hình ảnh và video lên màn chiếu hoặc bề mặt trắng. Máy chiếu phù hợp với các sự kiện cần trình bày slide, video trong không gian nhỏ và vừa. Các loại máy chiếu phổ biến cho hội nghị, seminar có độ phân giải cao (Full HD, 4K), độ sáng lớn (ANSI lumens) để hình ảnh rõ nét hơn. Kèm theo máy chiếu, các phụ kiện như màn chiếu chuyên dụng, khung treo, cáp HDMI, bộ chuyển đổi tín hiệu và đầu phát không dây là những thiết bị cần thiết để đảm bảo hình ảnh được chiếu mượt mà. Chẳng hạn, hướng dẫn tổ chức sự kiện thường khuyên dùng máy chiếu và màn chiếu cho các buổi thuyết trình hoặc chiếu phim có diện tích nhỏ, để tối ưu hóa không gian trình chiếu.

Màn chiếu các loại

Màn chiếu (projection screen) có nhiều loại, phục vụ các nhu cầu trình chiếu khác nhau. Màn chiếu di động dạng tripod, màn chiếu cuộn treo tường (cassette), màn chiếu căng khung (fixed frame) thường được dùng trong phòng họp và hội trường. Đối với nhà hát hoặc sân khấu ngoài trời, người ta có thể sử dụng màn chiếu kéo tự động (motorized) hoặc màn chiếu khung lớn để đảm bảo mặt màn phẳng, căng. Chất liệu màn chiếu cũng đa dạng: loại phản chiếu cao (high gain) giúp hình ảnh sáng hơn, loại chống lóa (diffuse) cho màu sắc trung thực hơn. Lựa chọn màn chiếu phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa chất lượng hình ảnh từ máy chiếu.

Thiết bị xử lý hình ảnh

Thiết bị xử lý hình ảnh (video processors) là các bộ xử lý tín hiệu dùng để quản lý và phân phối hình ảnh đa nguồn. Chúng bao gồm switcher (bộ chuyển mạch video), scaler (bộ hiệu chỉnh độ phân giải), bộ trộn hình (video mixer) và các bộ điều khiển chuyên dụng. Ví dụ, các hệ thống xử lý hình ảnh cao cấp như dòng Barco Presentation Switcher cung cấp tính năng lựa chọn nguồn (source selection), chuyển đổi liền mạch (seamless switching), hiệu ứng hình ảnh và điều khiển tích hợp cho các bài thuyết trình chuyên nghiệp​. Nhờ đó, hình ảnh trình chiếu luôn mượt mà, khớp khung và cho phép kết hợp nhiều nguồn nội dung (máy tính, camera, video) linh hoạt theo kịch bản sự kiện.

Tiêu chí lựa chọn thiết bị sự kiện

Khi quyết định thuê hoặc mua thiết bị sự kiện, các agency và doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau:

Quy mô và không gian tổ chức

Một trong những tiêu chí đầu tiên là quy mô sự kiện (số lượng khách, quy mô sân khấu) và loại không gian tổ chức (ngoài trời, trong nhà, phòng nhỏ hay hội trường lớn). Sự kiện lớn (đông khách, cần công suất âm thanh-ánh sáng cao) đòi hỏi hệ thống loa, đèn và màn hình lớn hơn, trong khi sự kiện nhỏ có thể sử dụng thiết bị gọn nhẹ. Đồng thời, sự kiện ngoài trời cần thiết bị có khả năng chống thấm nước, chịu gió tốt (như loa ngoài trời chống ẩm, đèn chiếu đạt tiêu chuẩn IP65). Lựa chọn thiết bị sự kiện cần đảm bảo phù hợp với diện tích và kết cấu của không gian tổ chức.

Mục đích sử dụng

Mục đích của sự kiện cũng ảnh hưởng đến lựa chọn thiết bị. Nếu sự kiện thiên về âm nhạc và giải trí, hệ thống âm thanh sẽ được chú trọng hơn (loa công suất lớn, loa sub mạnh, đèn hiệu ứng sôi động). Trái lại, nếu sự kiện mang tính chất hội nghị, hội thảo hay giáo dục, thiết bị trình chiếu và micro hội thảo được ưu tiên (máy chiếu, màn hình hiển thị rõ ràng, micro cho phần hỏi đáp). Nhiều sự kiện đa năng (ví dụ lễ ra mắt sản phẩm, triễn lãm ngoài trời) cần cân bằng cả hai yếu tố âm thanh và hình ảnh. Hiểu rõ mục đích sử dụng sẽ giúp chọn ra thiết bị sự kiện phù hợp nhất cho từng phần chương trình.

Chất lượng và độ bền

Thiết bị chất lượng cao từ các thương hiệu uy tín thường cho hiệu suất ổn định và tuổi thọ dài, giúp giảm thiểu rủi ro hỏng hóc khi sử dụng liên tục. Khi lựa chọn, nên ưu tiên các sản phẩm đã được kiểm định về chất lượng âm thanh, hình ảnh và có bảo hành chính hãng. Ngoài ra, thiết bị bền bỉ, chịu được tần suất sử dụng lớn và di chuyển thường xuyên sẽ phù hợp với đặc thù ngành sự kiện. Ví dụ, Xưởng Event luôn chọn hợp tác với những hãng thiết bị có uy tín để đảm bảo chất lượng và độ bền cao nhất.

Ngân sách đầu tư

Ngân sách sẽ quyết định việc mua mới hay thuê thiết bị sự kiện. Các thiết bị cao cấp thường có giá đầu tư ban đầu lớn. Với ngân sách hạn chế, doanh nghiệp có thể thuê thiết bị để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Ngược lại, nếu sự kiện diễn ra thường xuyên hoặc dài hạn, đầu tư mua thiết bị có thể hiệu quả về lâu dài. Trong mọi trường hợp, cần chọn thiết bị phù hợp với chi phí dự án và đảm bảo hiệu quả đầu tư, như Xưởng Event thường tư vấn khách hàng lựa chọn gói thiết bị tối ưu nhất dựa trên kinh phí.

Bảo trì và bảo quản thiết bị sự kiện

Việc duy trì thiết bị sự kiện luôn trong tình trạng tốt là yếu tố quan trọng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những lưu ý cơ bản về bảo trì và bảo quản:

Quy trình kiểm tra định kỳ

Trước mỗi sự kiện, kỹ thuật viên cần thực hiện kiểm tra toàn diện các thiết bị sự kiện. Ví dụ, với hệ thống âm thanh cần chạy thử loa, micro, mixer để đảm bảo không có tiếng rè hoặc mất kênh. Với thiết bị ánh sáng, kiểm tra từng đèn (đèn moving head xoay, đèn LED đổi màu hoạt động đúng), đồng thời kiểm tra hệ thống điều khiển (DMX). Đối với máy chiếu và màn hình LED, cần chiếu thử nội dung và điều chỉnh tiêu cự cho rõ nét. Các phụ kiện khác (cáp kết nối, jack nối, pin) cũng cần được kiểm tra và thay thế kịp thời nếu hư hỏng. Thực hiện quy trình kiểm tra định kỳ sẽ phát hiện sớm lỗi kỹ thuật, tránh sự cố trong lúc diễn ra sự kiện.

Cách bảo quản thiết bị

Sau khi sử dụng, thiết bị sự kiện cần được cất giữ cẩn thận. Tốt nhất nên để thiết bị trong các hộp chuyên dụng, bọc kín hoặc chống sốc. Loa và ampli nên tránh đặt nơi ẩm ướt hoặc nhiệt độ cao. Đèn chiếu và máy chiếu cần lau chùi ống kính định kỳ và cất ở nơi sạch sẽ. Với các thiết bị điện tử như mixer, bộ xử lý tín hiệu hay màn hình LED, cần để nơi khô ráo, tránh tác động cơ học. Ngoài ra, nên đánh dấu và bảo quản ngăn nắp phụ kiện (giá đỡ, dây dẫn, micro, đầu nối) để dễ dàng sử dụng lần sau và hạn chế thất lạc.

Xử lý sự cố thường gặp

Mặc dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, sự cố kỹ thuật vẫn có thể xảy ra. Ví dụ, trường hợp loa mất tín hiệu có thể do đứt cáp hoặc hỏng jack nối; tiếng hú rít (feedback) thường xuất hiện khi micro quá gần loa hoặc kênh bị nhiễu. Kỹ thuật viên cần xử lý nhanh bằng cách thay cáp, đổi kênh micro hoặc điều chỉnh vị trí loa. Đèn không sáng có thể do cháy bóng hoặc hỏng ballast; nên giữ bóng đèn phụ và khởi động máy chiếu thử trước khi bắt đầu. Đối với màn hình LED, lỗi điểm ảnh chết (dead pixel) có thể kiểm tra và thay module lập tức. Quan trọng là luôn có phương án dự phòng: chuẩn bị thiết bị thay thế (mic, loa, đèn, máy chiếu) để tránh gián đoạn sự kiện nếu gặp sự cố.

Lời kết

Lựa chọn đúng thiết bị sự kiện phù hợp với tính chất và quy mô chương trình là nền tảng để đảm bảo sự kiện thành công. Bài viết trên đã cung cấp cái nhìn toàn diện về các thiết bị từ âm thanh, ánh sáng đến màn hình hiển thị và sân khấu, cùng các tiêu chí lựa chọn và cách bảo quản. Hy vọng thông tin này giúp các agency, doanh nghiệp và những người mới dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch và triển khai sự kiện chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm dày dặn và hệ thống trang thiết bị hiện đại, Xưởng Event luôn sẵn sàng tư vấn và cung cấp giải pháp thiết bị tối ưu, đồng hành cùng bạn để mỗi sự kiện diễn ra ấn tượng và trọn vẹn.

Thông tin liên hệ:

• Address: Ngõ 1 Phan Đình Giót, Thanh Xuân, Hà Nội
• Website: xuongevent.vn
• Hotline: 0786734931
• Emai: xuongevent.vn@gmail.com

• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: ACE Thuận Việt
• Tổ chức sinh nhật: Angeline – Birthday Party