Hướng dẫn đọc báo giá thi công booth
Kết cấu, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển gồm gì?
Bài viết giúp doanh nghiệp hiểu một báo giá thi công gian hàng triển lãm thường bao gồm những hạng mục nào, phần nào dễ phát sinh và cách đọc báo giá để kiểm soát ngân sách, tiến độ setup và hiệu quả vận hành booth.
Khi so sánh báo giá thi công gian hàng triển lãm, nhiều doanh nghiệp thường nhìn vào con số tổng cuối cùng. Nhưng cùng một diện tích booth, cùng một bản phối cảnh 3D, mức giá vẫn có thể khác nhau vì mỗi báo giá có thể đang bao gồm những hạng mục khác nhau: kết cấu, vật liệu, in ấn, điện, ánh sáng, màn hình, vận chuyển, setup, tháo dỡ và phí kỹ thuật.
Một báo giá có thể thấp hơn vì chưa tính rõ vật liệu hoàn thiện, điện, đèn, màn hình, vận chuyển, tháo dỡ, nhân sự setup ngoài giờ hoặc phí theo yêu cầu ban tổ chức. Khi triển khai thực tế, các phần thiếu này dễ trở thành chi phí phát sinh.
Một báo giá có tổng tiền cao hơn chưa chắc là đắt hơn. Nếu báo giá đã bóc tách rõ kết cấu, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, nghiệm thu và người phụ trách onsite, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát chi phí cuối cùng hơn.
Diện tích chỉ là một phần của báo giá. Để so sánh đúng, doanh nghiệp cần nhìn vào mức độ hoàn thiện, vật liệu, kỹ thuật, timeline và phạm vi công việc đã bao gồm trong từng phương án.
| Điểm so sánh | Báo giá dễ gây hiểu nhầm | Báo giá nên có để dễ kiểm soát | Rủi ro nếu không làm rõ |
|---|---|---|---|
| Kết cấu | Ghi chung “thi công booth theo thiết kế”. | Bóc tách rõ sàn, vách, khung, quầy, kệ, bảng hiệu, bục, kho phụ. | Dễ thiếu hạng mục, vật liệu không đúng kỳ vọng hoặc phát sinh khi sản xuất. |
| In ấn | Chỉ ghi “in decal/backdrop” nhưng không có kích thước, chất liệu, số lượng. | Ghi rõ từng file in, vị trí đặt, kích thước, chất liệu, yêu cầu cán phủ hoặc dán hoàn thiện. | Dễ sai file, thiếu POSM, in lại hoặc không đủ nhận diện thương hiệu tại booth. |
| Điện – ánh sáng | Ghi chung “đèn chiếu sáng” hoặc “đã gồm điện”. | Nêu rõ số lượng đèn, vị trí rọi, ổ cắm, công suất, nguồn điện và thiết bị sử dụng. | Thiếu điện, thiếu đèn, màn hình không chạy hoặc phải đăng ký bổ sung sát giờ setup. |
| Vận chuyển – tháo dỡ | Không ghi rõ đã gồm vận chuyển mấy lượt, bốc xếp, lắp đặt, tháo dỡ hay chưa. | Bóc tách vận chuyển, nhân công setup, công cụ thi công, tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng. | Phát sinh chi phí xe, nhân công, ngoài giờ, tháo dỡ hoặc vận chuyển vật tư về kho. |
Doanh nghiệp không nên so sánh báo giá chỉ bằng tổng tiền cuối cùng. Cần kiểm tra từng hạng mục đã bao gồm những gì, vật liệu ra sao, đơn vị tính thế nào, có vận chuyển – lắp đặt – tháo dỡ chưa, và phần nào có thể phát sinh. Một báo giá tốt phải giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí thực tế của booth, không chỉ là một con số tham khảo ban đầu.
Một báo giá thi công gian hàng triển lãm đầy đủ không chỉ có “thi công booth” hoặc “dựng gian hàng”. Báo giá cần bóc tách rõ các nhóm hạng mục chính như thiết kế, kết cấu, vật liệu, in ấn, điện, ánh sáng, màn hình, nội thất, vận chuyển, setup, tháo dỡ và chi phí kỹ thuật liên quan.
Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên kiểm tra xem từng nhóm đã được thể hiện rõ chưa. Nếu một nhóm bị ghi quá chung chung, đó thường là điểm dễ phát sinh khi bước vào sản xuất hoặc setup onsite.
| STT | Nhóm hạng mục | Thường bao gồm | Thường tính theo | Điểm cần làm rõ trước khi chốt |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Thiết kế layout/3D | Mặt bằng bố trí, phối cảnh 3D, định hướng vật liệu, màu sắc, bảng hiệu, khu tư vấn và khu trưng bày. | Gói thiết kế | Thiết kế đã gồm bao nhiêu lần chỉnh sửa? Có bản kỹ thuật để thi công hay chỉ là phối cảnh tham khảo? |
| 02 | Kết cấu chính | Khung, vách, trụ, hệ treo, sàn nâng, khung bảng hiệu, khung quầy, hệ chịu lực và chi tiết lắp ghép. | Theo hạng mục/m² | Vật liệu là gì? Độ cao bao nhiêu? Có đúng quy định ban tổ chức và đủ chắc khi vận hành không? |
| 03 | Sàn, vách, trần | Sàn thảm, sàn gỗ, sàn nâng, vách MDF, formex, alu, laminate, sơn, decal, trần trang trí nếu có. | m²/hạng mục | Bề mặt hoàn thiện có giống phối cảnh 3D không? Có phát sinh nếu đổi vật liệu hoặc tăng chiều cao không? |
| 04 | Quầy, kệ, bục, tủ | Quầy lễ tân, quầy tư vấn, kệ sản phẩm, bục trưng bày, tủ kính, kho phụ, khu demo và khu đặt tài liệu. | Cái/bộ | Số lượng, kích thước, tải trọng sản phẩm, vật liệu và vị trí đặt đã đúng nhu cầu vận hành chưa? |
| 05 | In ấn nhận diện | Backdrop, decal vách, bảng thông tin, hình ảnh sản phẩm, poster, standee, POSM, thông điệp thương hiệu. | m²/file/cái | Đã ghi rõ kích thước, chất liệu in, số lượng, vị trí dán và người duyệt file cuối chưa? |
| 06 | Logo, bảng hiệu, QR | Logo mica, logo 3D, logo backlit, bảng tên gian hàng, QR form, QR catalogue, hotline, website. | Cái/bộ | Logo là in decal, mica nổi hay LED? QR đã quét thử và dẫn đúng landing page/form chưa? |
| 07 | Điện và ổ cắm | Nguồn điện, ổ cắm, dây điện, đường dây, tủ điện nhỏ, công suất thiết bị và điểm cấp nguồn. | Theo điểm/công suất | Điện đã gồm phí ban tổ chức chưa? Có đủ ổ cắm cho màn hình, demo, laptop, sạc và thiết bị bán hàng không? |
| 08 | Ánh sáng | Đèn rọi sản phẩm, đèn bảng hiệu, đèn hắt, LED trang trí, ánh sáng khu tư vấn và khu demo. | Cái/bộ | Số lượng đèn, vị trí rọi, màu ánh sáng và cách đi dây đã được thể hiện trên layout chưa? |
| 09 | Màn hình và thiết bị demo | Màn hình LCD/LED, chân treo, laptop phát nội dung, dây HDMI, loa, thiết bị demo, internet nếu cần. | Ngày/bộ | Báo giá đã gồm thiết bị phát nội dung, nhân sự kỹ thuật, dây kết nối và file trình chiếu chưa? |
| 10 | Nội thất booth | Bàn ghế tư vấn, ghế bar, tủ đồ, kệ tài liệu, thảm, cây trang trí, thùng rác, vật dụng hỗ trợ vận hành. | Cái/bộ/ngày | Nội thất là thuê hay sản xuất mới? Đã đủ cho số lượng nhân sự và khách tư vấn cùng lúc chưa? |
| 11 | Vận chuyển | Đóng gói vật tư, xe vận chuyển, bốc xếp, chuyển vào hội trường, vận chuyển sản phẩm hoặc thiết bị phụ trợ. | Lượt/chuyến | Đã gồm bao nhiêu lượt? Có tính khoảng cách, thời gian vào hàng, bốc xếp xa hoặc vận chuyển ngoài giờ chưa? |
| 12 | Lắp đặt và tháo dỡ | Nhân công setup, dụng cụ thi công, lắp kết cấu, dán in ấn, đấu nối kỹ thuật, tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng. | Gói/ngày/ca | Báo giá đã gồm tháo dỡ chưa? Nếu setup ban đêm, tăng ca hoặc đổi timeline có phát sinh không? |
| 13 | Nghiệm thu và onsite | Người phụ trách hiện trường, checklist nghiệm thu, xử lý phát sinh, bàn giao booth và hỗ trợ trước khai mạc. | Gói dự án | Có đầu mối onsite không? Ai nghiệm thu kết cấu, file in, điện, QR, khu tư vấn và sales kit? |
| 14 | Phí ban tổ chức/phát sinh | Điện đăng ký, thẻ thi công, phí vào hàng, phí internet, phí vệ sinh, phí kỹ thuật hoặc phí theo manual triển lãm. | Theo quy định | Khoản nào đã bao gồm trong báo giá thi công, khoản nào doanh nghiệp phải thanh toán riêng với ban tổ chức? |
Doanh nghiệp có thể dùng bảng này để đối chiếu với báo giá nhận được từ đơn vị thi công. Nếu một báo giá chỉ ghi tổng tiền mà không làm rõ vật liệu, đơn vị tính, số lượng, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và phí kỹ thuật, rất khó đánh giá báo giá đó đã đủ hay chưa.
Một báo giá rẻ hơn chưa chắc tiết kiệm hơn nếu còn thiếu điện, ánh sáng, màn hình, vận chuyển hoặc tháo dỡ. Cần so sánh theo phạm vi công việc thực tế, không chỉ theo tổng tiền cuối cùng.
Một lỗi rất thường gặp khi đọc báo giá gian hàng triển lãm là nhầm giữa báo giá thiết kế và báo giá thi công. Thiết kế giúp doanh nghiệp nhìn thấy ý tưởng, layout và phối cảnh. Thi công là toàn bộ quá trình biến bản vẽ đó thành booth thật tại hội chợ, bao gồm sản xuất, vận chuyển, lắp đặt, kỹ thuật và nghiệm thu.
Báo giá thiết kế thường liên quan đến ý tưởng, mặt bằng bố trí, phối cảnh 3D, màu sắc, vật liệu đề xuất và các vòng chỉnh sửa. Đây là phần giúp doanh nghiệp hình dung booth trước khi sản xuất.
Báo giá thi công là phần ngân sách để triển khai booth ngoài đời thật. Phần này cần bóc tách rõ vật liệu, kích thước, số lượng, điện, ánh sáng, in ấn, vận chuyển, setup, tháo dỡ và các chi phí kỹ thuật liên quan.
Một bản phối cảnh có thể thể hiện booth rất đẹp, nhưng nếu chưa bóc tách vật liệu, kích thước, số lượng, điện, ánh sáng, file in và vận chuyển thì chưa thể xem là báo giá thi công đầy đủ. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem báo giá đang tính cho ý tưởng thiết kế hay đã bao gồm sản xuất và setup booth thực tế.
| Tiêu chí so sánh | Báo giá thiết kế | Báo giá thi công | Câu hỏi cần hỏi trước khi chốt |
|---|---|---|---|
| Mục tiêu | Tạo ra ý tưởng, layout, phối cảnh 3D và hình dung tổng thể của booth. | Biến bản vẽ thành gian hàng thật, có thể lắp đặt và vận hành tại hội chợ. | Báo giá này đang phục vụ mục tiêu xem concept hay triển khai sản xuất thực tế? |
| Sản phẩm đầu ra | Layout, phối cảnh 3D, moodboard, phương án màu sắc, định hướng vật liệu. | Booth hoàn thiện gồm kết cấu, in ấn, điện, ánh sáng, quầy/kệ, vận chuyển, setup và tháo dỡ. | Sau khi thanh toán, doanh nghiệp nhận được file thiết kế hay booth hoàn thiện tại triển lãm? |
| Đơn vị tính | Gói thiết kế hoặc tính theo mức độ phức tạp của concept. | Theo hạng mục/m²/bộ/ngày tùy kết cấu, vật liệu và kỹ thuật. | Báo giá có ghi rõ đơn vị tính, số lượng và vật liệu của từng hạng mục không? |
| Phạm vi công việc | Thường chưa bao gồm sản xuất, in ấn, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và phí ban tổ chức. | Cần nêu rõ đã gồm những phần nào và phần nào doanh nghiệp phải thanh toán riêng. | Thiết kế 3D, file in, điện, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ đã bao gồm trong báo giá chưa? |
| Rủi ro nếu hiểu nhầm | Tưởng đã có đủ ngân sách triển khai nhưng thực tế mới chỉ có chi phí làm phối cảnh. | Tưởng báo giá cao nhưng thực tế đã bao gồm nhiều phần sản xuất và onsite. | Đang so sánh hai báo giá cùng phạm vi hay đang so sánh một báo giá thiết kế với một báo giá thi công? |
Khi nhận báo giá, hãy xác định ngay đây là báo giá cho thiết kế ý tưởng hay báo giá cho thi công hoàn thiện booth. Nếu là báo giá thi công, cần có bóc tách rõ kết cấu, vật liệu, in ấn, điện, ánh sáng, màn hình, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và các chi phí có thể phát sinh. Đây là bước quan trọng để tránh so sánh sai và kiểm soát ngân sách chính xác hơn.
Chi phí thi công gian hàng không chỉ phụ thuộc vào diện tích. Một booth 18m² có thể có nhiều mức giá khác nhau nếu khác về chiều cao, vật liệu, mức độ nhận diện, số lượng sản phẩm trưng bày, điện, ánh sáng, màn hình, timeline setup và yêu cầu từ ban tổ chức.
Cùng một diện tích booth nhưng nếu một phương án chỉ có vách cơ bản, còn phương án khác có sàn nâng, logo nổi, đèn rọi, màn hình, quầy kệ riêng và vận chuyển ngoài giờ thì tổng chi phí sẽ khác nhau rất rõ.
Diện tích ảnh hưởng đến khối lượng vật liệu, nhân công, thời gian sản xuất và vận chuyển. Ngoài ra, booth góc, booth đảo, booth 2 mặt mở hoặc 4 mặt mở thường cần thiết kế đẹp ở nhiều hướng, nên chi phí có thể cao hơn booth một mặt mở.
Booth có trần, bảng hiệu cao, khối treo, sàn nâng, hệ vách lớn hoặc chi tiết 3D sẽ cần kết cấu chắc hơn, vật liệu nhiều hơn, thời gian gia công dài hơn và có thể cần hồ sơ kỹ thuật theo yêu cầu ban tổ chức.
MDF, formex, alu, mica, laminate, decal, sơn, LED backlit hoặc vật liệu đặc biệt có chi phí và thời gian thi công khác nhau. Báo giá cần ghi rõ vật liệu để tránh hiểu nhầm giữa bản vẽ đẹp và chất lượng hoàn thiện thực tế.
Backdrop, decal vách, logo mica, logo 3D, bảng thông tin, QR, POSM, standee và hình ảnh sản phẩm đều cần tính theo kích thước, số lượng, chất liệu và vị trí lắp đặt.
Cần làm rõ số lượng đèn, công suất điện, vị trí ổ cắm, màn hình, thiết bị phát nội dung, dây kết nối, internet và nhân sự kỹ thuật. Đây là nhóm dễ phát sinh nếu chỉ ghi chung “đã gồm điện”.
Nếu thời gian setup ngắn, phải thi công ban đêm, vận chuyển xa, bốc xếp khó, lối vào hàng hạn chế hoặc cần tăng ca nhân sự, chi phí vận chuyển – lắp đặt – tháo dỡ sẽ khác so với điều kiện tiêu chuẩn.
| Yếu tố | Tác động đến báo giá | Thường ảnh hưởng đến hạng mục nào? | Câu hỏi cần hỏi đơn vị thi công |
|---|---|---|---|
| Diện tích booth | Diện tích càng lớn, khối lượng vật liệu, sàn, vách, in ấn, nhân công và thời gian setup càng tăng. | Sàn, vách, trần, backdrop, nhân công, vận chuyển, tháo dỡ. | Báo giá tính theo m² hay theo từng hạng mục bóc tách từ bản vẽ? |
| Vị trí và số mặt mở | Booth nhiều mặt mở cần xử lý nhận diện ở nhiều hướng, layout phức tạp hơn và có thể cần nhiều điểm nhìn hơn. | Bảng hiệu, logo, decal, quầy, kệ, ánh sáng, luồng khách. | Booth của tôi là 1 mặt mở, 2 mặt mở, booth góc hay booth đảo? |
| Chiều cao và hình khối | Kết cấu cao, có trần, có khối treo hoặc bảng hiệu lớn sẽ làm tăng vật liệu, gia công và yêu cầu kỹ thuật. | Khung, vách, trần, bảng hiệu, hệ treo, hồ sơ kỹ thuật. | Chiều cao này có đúng manual không? Có cần gia cố hoặc xin duyệt kỹ thuật không? |
| Vật liệu hoàn thiện | Vật liệu khác nhau tạo chênh lệch lớn về giá, thời gian gia công, độ bền và chất lượng bề mặt. | Sàn, vách, quầy, kệ, logo, bảng hiệu, chi tiết trang trí. | Báo giá ghi rõ vật liệu, độ dày, bề mặt và phương án hoàn thiện chưa? |
| Số lượng sản phẩm trưng bày | Nhiều sản phẩm cần thêm kệ, bục, tủ, ánh sáng, ổ cắm, kho phụ và diện tích thao tác. | Kệ, bục, tủ kính, kho phụ, đèn rọi, điện, khu demo. | Sản phẩm thật có kích thước, trọng lượng và nhu cầu điện như thế nào? |
| Mức độ in ấn nhận diện | Càng nhiều bề mặt in, logo nổi, bảng hiệu và POSM thì chi phí sản xuất – hoàn thiện càng tăng. | Backdrop, decal, logo mica, standee, poster, QR, bảng thông tin. | In ấn đã ghi rõ kích thước, số lượng, chất liệu và vị trí dán chưa? |
| Điện, ánh sáng, màn hình | Thiết bị càng nhiều, yêu cầu công suất, ổ cắm, dây dẫn, kỹ thuật và nhân sự vận hành càng cao. | Đèn, ổ cắm, nguồn điện, màn hình, laptop, internet, thiết bị demo. | Điện đã gồm phí đăng ký với ban tổ chức chưa? Màn hình đã gồm thiết bị phát chưa? |
| Thời gian setup | Setup gấp hoặc ngoài giờ có thể làm tăng nhân công, tăng ca, vận chuyển gấp và rủi ro phát sinh. | Nhân công, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, nghiệm thu onsite. | Timeline setup có đủ cho khối lượng booth không? Nếu tăng ca thì tính thế nào? |
| Quy định ban tổ chức | Manual có thể yêu cầu giới hạn chiều cao, điện, thẻ thi công, thời gian vào hàng, phí kỹ thuật hoặc hồ sơ riêng. | Điện, vật liệu, hồ sơ, vận chuyển, setup, nghiệm thu. | Khoản nào nằm trong báo giá thi công, khoản nào doanh nghiệp phải thanh toán riêng? |
Để nhận được báo giá sát thực tế, doanh nghiệp nên gửi đủ diện tích booth, vị trí mặt bằng, manual ban tổ chức, danh sách sản phẩm, yêu cầu nhận diện, nhu cầu điện – ánh sáng – màn hình, thời gian setup và ngân sách dự kiến. Càng thiếu dữ liệu đầu vào, báo giá càng dễ chênh lệch và phát sinh khi thi công.
Trong báo giá thi công gian hàng triển lãm, những dòng ghi quá chung như “đã gồm điện”, “thi công theo thiết kế”, “in ấn”, “vận chuyển” hoặc “setup booth” có thể khiến doanh nghiệp hiểu nhầm phạm vi công việc. Đây là nguyên nhân phổ biến làm chi phí cuối cùng cao hơn báo giá ban đầu.
Khi hạng mục chưa được bóc tách rõ, doanh nghiệp rất khó biết phần nào đã bao gồm, phần nào chưa bao gồm và phần nào có thể phát sinh. Đến khi setup onsite, các điểm thiếu như điện, ánh sáng, vận chuyển, màn hình, tháo dỡ, QR, POSM hoặc nhân sự kỹ thuật mới lộ ra thì việc xử lý thường gấp và tốn chi phí hơn.
Khi gặp các kiểu ghi dưới đây, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị thi công làm rõ bằng vật liệu, kích thước, số lượng, đơn vị tính, phạm vi công việc và điều kiện phát sinh.
| Hạng mục dễ bị mơ hồ | Cách thường được ghi | Vấn đề nằm ở đâu? | Cần yêu cầu làm rõ | Mức rủi ro |
|---|---|---|---|---|
| Kết cấu chính | “Thi công booth theo thiết kế” hoặc “kết cấu gian hàng”. | Không rõ khung, vách, trụ, sàn, bảng hiệu, quầy, kệ dùng vật liệu gì và kích thước nào. | Yêu cầu bóc tách từng hạng mục: sàn, vách, khung, trụ, quầy, kệ, bảng hiệu, vật liệu và kích thước. | Rất cao |
| Vật liệu hoàn thiện | “Vật liệu theo thiết kế” hoặc “hoàn thiện bề mặt”. | Cùng một phối cảnh nhưng MDF, formex, alu, mica, laminate, decal hoặc sơn có giá và chất lượng khác nhau. | Yêu cầu ghi rõ chất liệu, độ dày, bề mặt, màu sắc, phương án sơn/dán/in và mẫu tham chiếu nếu có. | Cao |
| In ấn nhận diện | “In backdrop”, “in decal”, “in ấn booth”. | Không rõ kích thước, chất liệu in, số lượng file, vị trí dán, cán phủ, bo mép hoặc dán hoàn thiện. | Yêu cầu bảng liệt kê từng file in: tên file, kích thước, chất liệu, số lượng, vị trí, người duyệt file cuối. | Cao |
| Logo và bảng hiệu | “Logo thương hiệu”, “bảng hiệu gian hàng”. | Không rõ logo là decal, mica, mica nổi, chữ 3D, backlit hay có LED. Mỗi cách làm có giá khác nhau. | Yêu cầu làm rõ chất liệu, độ nổi, kích thước, màu sắc, có đèn hay không, vị trí lắp và số lượng logo. | Cao |
| Điện và ổ cắm | “Đã gồm điện” hoặc “điện cơ bản”. | Không rõ công suất, số ổ cắm, vị trí ổ cắm, đường dây, tủ điện, phí điện ban tổ chức và thiết bị dùng điện. | Yêu cầu sơ đồ điểm điện, công suất dự kiến, số ổ cắm, thiết bị sử dụng và khoản nào thanh toán riêng với ban tổ chức. | Rất cao |
| Ánh sáng | “Đèn chiếu sáng” hoặc “đèn rọi booth”. | Không rõ số lượng đèn, loại đèn, vị trí rọi, ánh sáng cho sản phẩm, logo, bảng thông tin và khu tư vấn. | Yêu cầu ghi rõ loại đèn, số lượng, vị trí, mục tiêu chiếu sáng và cách đi dây. | Cao |
| Màn hình và thiết bị demo | “Màn hình trình chiếu” hoặc “thiết bị demo”. | Không rõ kích thước màn hình, chân treo, nguồn điện, thiết bị phát nội dung, dây kết nối, âm thanh và người vận hành. | Yêu cầu ghi rõ kích thước, số lượng, thời gian thuê, thiết bị phát, dây kết nối, file trình chiếu và nhân sự kỹ thuật. | Cao |
| Quầy, kệ, bục, tủ | “Quầy tư vấn”, “kệ sản phẩm”, “bục trưng bày”. | Không rõ số lượng, kích thước, tải trọng, vật liệu, vị trí đặt, có kho phụ hay không. | Yêu cầu ghi rõ từng món: kích thước, vật liệu, số lượng, tải trọng, vị trí và chức năng sử dụng. | Trung bình cao |
| Vận chuyển | “Đã gồm vận chuyển” hoặc “vận chuyển booth”. | Không rõ gồm mấy lượt, xe gì, bốc xếp thế nào, có vận chuyển vào hội trường, ngoài giờ, tầng hầm hoặc đường xa không. | Yêu cầu ghi rõ số lượt xe, điểm đi/đến, bốc xếp, thời gian vào hàng, điều kiện ngoài giờ và phạm vi vận chuyển. | Cao |
| Lắp đặt và tháo dỡ | “Setup booth” hoặc “thi công tại hội chợ”. | Không rõ đã gồm tháo dỡ chưa, gồm mấy ca nhân công, có tăng ca, setup đêm, nghiệm thu và hoàn trả mặt bằng không. | Yêu cầu tách rõ lắp đặt, tháo dỡ, nhân công, ca làm, tăng ca, dụng cụ thi công và thời gian bàn giao. | Rất cao |
| Onsite và nghiệm thu | “Có nhân sự hỗ trợ” hoặc không ghi rõ. | Không rõ ai điều phối hiện trường, ai xử lý phát sinh, ai nghiệm thu điện, QR, file in, sản phẩm và khu tư vấn. | Yêu cầu ghi rõ người phụ trách onsite, checklist nghiệm thu, thời gian có mặt và phạm vi hỗ trợ. | Cao |
| Phí ban tổ chức | Không nhắc đến hoặc ghi “theo quy định BTC”. | Không rõ phí điện, thẻ thi công, phí vào hàng, internet, vệ sinh, kỹ thuật hoặc hồ sơ có nằm trong báo giá không. | Yêu cầu liệt kê khoản đã bao gồm, khoản chưa bao gồm và khoản doanh nghiệp cần thanh toán trực tiếp với ban tổ chức. | Rất cao |
Khi nhận báo giá thi công gian hàng triển lãm, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng bóc tách có đủ tên hạng mục, mô tả chi tiết, vật liệu/thông số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, phần đã bao gồm, phần chưa bao gồm và ghi chú phát sinh. Báo giá càng rõ từ đầu, chi phí cuối cùng càng dễ kiểm soát.
Để tránh báo giá thiếu hạng mục hoặc ghi mơ hồ, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị thi công trình bày báo giá theo bảng bóc tách rõ ràng. Một bảng báo giá tốt cần thể hiện đủ tên hạng mục, mô tả chi tiết, vật liệu, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, phần đã bao gồm/chưa bao gồm và ghi chú phát sinh.
File PDF mẫu gồm trang thông tin dự án, bảng bóc tách các nhóm hạng mục chính và checklist câu hỏi cần xác nhận trước khi ký hợp đồng hoặc chuyển sang sản xuất.
| Cột | Nội dung cần thể hiện |
|---|---|
| Hạng mục | Tên nhóm chi phí: kết cấu, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, setup... |
| Thông số | Vật liệu, kích thước, số lượng, đơn vị tính, điều kiện thi công. |
| Chi phí | Đơn giá, thành tiền, phần đã bao gồm và phần chưa bao gồm. |
| Phát sinh | Ghi chú rủi ro: điện BTC, setup ngoài giờ, in lại file, đổi vật liệu, tháo dỡ. |
Nếu báo giá thiếu một trong các nhóm này, doanh nghiệp sẽ khó biết báo giá đã đủ chưa, khó so sánh giữa nhiều nhà thầu và dễ phát sinh khi bước vào setup onsite.
| STT | Nhóm hạng mục | Mô tả cần có trong báo giá | Vật liệu/thông số | Đơn vị tính | Ghi chú phát sinh cần làm rõ |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Thiết kế layout/3D | Layout mặt bằng, phối cảnh 3D, số lần chỉnh sửa, bản kỹ thuật nếu có. | Số phương án, số lần chỉnh sửa, file bàn giao. | Gói | Cần làm rõ thiết kế đã bao gồm file sản xuất/file in hay chưa. |
| 02 | Kết cấu chính | Khung, vách, trụ, bảng hiệu, quầy, kệ, hệ chịu lực, chi tiết lắp ghép. | Vật liệu, độ cao, kích thước, phương án gia cố. | Hạng mục/m² | Dễ phát sinh nếu manual giới hạn chiều cao hoặc yêu cầu gia cố thêm. |
| 03 | In ấn nhận diện | Backdrop, decal vách, logo, POSM, poster, standee, QR, thông tin sản phẩm. | Kích thước file, chất liệu in, số lượng, vị trí dán. | m²/file/cái | Dễ phát sinh khi sai file, sai màu, sai QR hoặc cần in lại sát ngày. |
| 04 | Điện - ánh sáng | Nguồn điện, ổ cắm, dây điện, đèn rọi, đèn hắt, ánh sáng bảng hiệu và sản phẩm. | Công suất, số điểm điện, số đèn, vị trí lắp. | Điểm/bộ | Cần làm rõ phí điện ban tổ chức đã nằm trong báo giá chưa. |
| 05 | Vận chuyển - setup - tháo dỡ | Đóng gói, xe vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt, tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng. | Số lượt xe, số ca nhân sự, thời gian vào hàng. | Lượt/gói/ca | Dễ phát sinh nếu setup ban đêm, tăng ca, vào hàng xa hoặc đổi timeline. |
Khi nhận báo giá thi công gian hàng triển lãm, hãy đối chiếu từng dòng với mẫu bảng trên. Nếu báo giá chưa có đủ mô tả chi tiết, vật liệu, đơn vị tính, số lượng, phần đã bao gồm/chưa bao gồm và ghi chú phát sinh, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu bổ sung trước khi chốt ngân sách.
Để tránh phát sinh khi thi công gian hàng triển lãm, doanh nghiệp không nên chỉ đọc dòng tổng tiền. Cần kiểm tra báo giá theo từng lớp: bản vẽ, hạng mục, vật liệu, số lượng, đơn vị tính, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, phí ban tổ chức và điều khoản phát sinh.
Báo giá cần bám đúng bản vẽ đã duyệt. Nếu bản vẽ có quầy, kệ, sàn nâng, logo nổi, màn hình, đèn rọi nhưng báo giá không thể hiện các hạng mục này, khả năng phát sinh rất cao.
Không nên chấp nhận các dòng quá chung như “thi công booth”, “in ấn”, “điện”, “setup”. Mỗi nhóm cần có mô tả chi tiết để biết chính xác đang bao gồm phần nào.
Cùng một hình ảnh 3D nhưng vật liệu khác nhau sẽ tạo ra chất lượng và chi phí khác nhau. Báo giá cần nêu rõ MDF, formex, alu, mica, laminate, decal, sơn, LED, loại đèn, công suất điện hoặc kích thước màn hình.
Báo giá cần thể hiện rõ hạng mục tính theo m², cái, bộ, ngày, lượt, ca hay gói. Nếu không có số lượng và đơn vị tính, doanh nghiệp rất khó so sánh báo giá hoặc phát hiện phần thiếu.
Nhiều báo giá chỉ ghi “setup booth” nhưng không nói rõ đã gồm vận chuyển mấy lượt, bốc xếp, lắp đặt, tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng, nhân sự onsite và checklist nghiệm thu hay chưa.
Một số khoản có thể không nằm trong báo giá thi công, như phí điện ban tổ chức, thẻ thi công, phí vào hàng, phí internet, phí vệ sinh, phí treo rigging hoặc phí kỹ thuật theo manual triển lãm.
Phát sinh không chỉ đến từ việc thêm hạng mục. Nó còn đến từ đổi file in, sai logo, tăng công suất điện, setup ngoài giờ, đổi timeline, phát sinh màn hình, thêm nhân sự hoặc yêu cầu chỉnh sửa onsite.
Dễ phát sinh khi chất lượng hoàn thiện thực tế không giống kỳ vọng hoặc phải đổi vật liệu sau khi duyệt.
Dễ thiếu ổ cắm, thiếu công suất, chưa tính phí điện ban tổ chức hoặc thiết bị demo không vận hành được.
Dễ phát sinh vận chuyển, bốc xếp, tăng ca, tháo dỡ, vệ sinh hoặc nhân sự xử lý hiện trường.
Dễ in sai logo, sai màu, sai QR, thiếu thông tin sản phẩm hoặc phải in lại sát ngày setup.
| Điểm cần kiểm tra | Dấu hiệu báo giá rõ ràng | Dấu hiệu dễ phát sinh | Hành động nên làm |
|---|---|---|---|
| Bản vẽ áp dụng | Có mã bản vẽ/ngày duyệt | Không rõ đang tính theo bản nào | Yêu cầu ghi rõ báo giá dựa trên bản vẽ 3D cuối và phụ lục hình ảnh kèm theo. |
| Hạng mục thi công | Tách rõ từng nhóm chi phí | Ghi chung “thi công booth” | Yêu cầu bóc tách sàn, vách, quầy, kệ, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, setup, tháo dỡ. |
| Vật liệu/thông số | Có chất liệu, kích thước, số lượng | Chỉ ghi “theo thiết kế” | Yêu cầu bổ sung vật liệu, độ dày, kích thước, công suất, số lượng, vị trí lắp đặt. |
| Đơn vị tính | Rõ m²/cái/bộ/ngày/lượt/ca | Không có số lượng cụ thể | Yêu cầu thể hiện số lượng, đơn giá, thành tiền theo từng hạng mục. |
| Phí ban tổ chức | Tách rõ đã gồm/chưa gồm | Ghi “theo quy định BTC” | Yêu cầu liệt kê điện, thẻ thi công, phí vào hàng, internet, vệ sinh, kỹ thuật nếu có. |
| Điều khoản phát sinh | Có nguyên tắc tính bổ sung | Không nhắc đến phát sinh | Hỏi trước cách tính khi đổi file, đổi vật liệu, thêm điện, thêm đèn, tăng ca, đổi timeline. |
Chỉ nên chốt báo giá khi doanh nghiệp đã nhìn rõ báo giá tính theo bản vẽ nào, gồm những hạng mục gì, vật liệu ra sao, số lượng bao nhiêu, khoản nào đã gồm, khoản nào chưa gồm và điều kiện phát sinh tính thế nào. Nếu còn dòng nào ghi chung chung, hãy yêu cầu làm rõ trước khi chuyển sang sản xuất.
Trong thi công gian hàng triển lãm, báo giá thấp hơn chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn. Nếu báo giá thiếu hạng mục, không rõ vật liệu, chưa gồm điện, ánh sáng, vận chuyển, tháo dỡ hoặc phí ban tổ chức, chi phí cuối cùng có thể cao hơn rất nhiều so với con số ban đầu.
Một báo giá rẻ thường tạo cảm giác tiết kiệm ở thời điểm nhận báo giá. Tuy nhiên, nếu chỉ ghi chung chung và thiếu phần đã bao gồm/chưa bao gồm, doanh nghiệp có thể phải bổ sung nhiều khoản khi bước vào sản xuất hoặc setup onsite.
Một báo giá có thể cao hơn nhưng nếu đã bóc tách đầy đủ hạng mục, ghi rõ vật liệu, số lượng, phần đã gồm, phần chưa gồm và điều kiện phát sinh thì doanh nghiệp dễ kiểm soát ngân sách hơn.
| Tiêu chí so sánh | Báo giá rẻ nhưng thiếu rõ ràng | Báo giá đầy đủ, dễ kiểm soát | Kết luận khi lựa chọn |
|---|---|---|---|
| Kết cấu và vật liệu | Ghi chung “thi công booth theo thiết kế”, không nêu vật liệu, kích thước, độ cao. | Ghi rõ sàn, vách, khung, quầy, kệ, logo, vật liệu và thông số. | Giá thấp nhưng không rõ vật liệu rất khó đánh giá chất lượng hoàn thiện thực tế. |
| In ấn nhận diện | Chỉ ghi “in ấn” hoặc “decal/backdrop” mà không có kích thước, chất liệu, số lượng file. | Ghi rõ từng file, vị trí dán, chất liệu in, kích thước, số lượng và người duyệt file cuối. | In ấn mơ hồ dễ phát sinh khi thiếu POSM, sai logo, sai QR hoặc cần in lại. |
| Điện, ánh sáng, màn hình | Ghi “đã gồm điện/đèn” nhưng không có số ổ cắm, công suất, số lượng đèn, màn hình. | Tách rõ điện, ổ cắm, đèn, màn hình, thiết bị phát, dây kết nối và phí ban tổ chức nếu có. | Nhóm kỹ thuật là nơi báo giá rẻ rất dễ phát sinh nếu không kiểm tra từ đầu. |
| Vận chuyển và tháo dỡ | Không ghi rõ vận chuyển mấy lượt, có bốc xếp, lắp đặt, tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng hay chưa. | Ghi rõ số lượt xe, nhân công setup, thời gian vào hàng, tháo dỡ, vệ sinh và hoàn trả mặt bằng. | Thiếu tháo dỡ hoặc vận chuyển ngoài giờ có thể làm chi phí cuối tăng mạnh. |
| Onsite và nghiệm thu | Không có người phụ trách hiện trường hoặc không nêu phạm vi xử lý phát sinh. | Có đầu mối onsite, checklist nghiệm thu, quy trình bàn giao và nguyên tắc xử lý phát sinh. | Không có người onsite khiến vấn đề nhỏ có thể thành chi phí lớn trong ngày setup. |
| Phần chưa bao gồm | Không liệt kê khoản chưa gồm, chỉ ghi tổng tiền. | Tách rõ đã gồm/chưa gồm: điện BTC, thẻ thi công, internet, setup ngoài giờ, phí kỹ thuật. | Báo giá tiết kiệm phải minh bạch cả phần không nằm trong báo giá. |
Khi booth đơn giản, hạng mục ít, vật liệu phổ thông, không yêu cầu nhiều kỹ thuật và báo giá vẫn bóc tách rõ phạm vi công việc, số lượng, đơn vị tính, vận chuyển, setup và tháo dỡ.
Khi báo giá thiếu vật liệu, không rõ điện, ánh sáng, màn hình, vận chuyển, tháo dỡ, phí ban tổ chức, nhân sự onsite hoặc không có điều khoản xử lý phát sinh.
Hãy so sánh theo cùng bản vẽ, cùng vật liệu, cùng số lượng, cùng phạm vi công việc và cùng điều kiện onsite. Chỉ khi phạm vi giống nhau, tổng tiền mới có ý nghĩa để so sánh.
Báo giá tốt là báo giá giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí cuối cùng. Trước khi chọn phương án rẻ hơn, hãy kiểm tra kỹ hạng mục đã bao gồm, vật liệu, số lượng, điện, ánh sáng, vận chuyển, tháo dỡ, phí ban tổ chức và điều kiện phát sinh. Nếu các phần này chưa rõ, mức giá thấp ban đầu có thể không còn tiết kiệm sau khi booth hoàn thiện.
Trước khi chốt báo giá thi công gian hàng triển lãm, doanh nghiệp nên hỏi rõ các câu hỏi về bản vẽ, vật liệu, phạm vi thi công, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, tháo dỡ, phí ban tổ chức và điều kiện phát sinh. Những câu hỏi này giúp tránh hiểu nhầm giữa giá báo ban đầu và chi phí thực tế khi booth hoàn thiện.
Cần xác nhận báo giá đang bám theo bản vẽ cuối, không phải bản nháp hoặc bản chưa cập nhật sau khi chỉnh sửa.
Không chỉ hỏi tổng tiền, cần hỏi rõ báo giá đã gồm thiết kế, kết cấu, sàn, vách, quầy, kệ, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển và tháo dỡ chưa.
Cần hỏi rõ vách, sàn, quầy, kệ, logo, bảng hiệu, bục trưng bày dùng chất liệu gì, độ dày bao nhiêu, hoàn thiện bề mặt ra sao.
Cần hỏi rõ số lượng đèn, vị trí ổ cắm, công suất điện, màn hình, thiết bị phát nội dung, dây kết nối và phí điện ban tổ chức.
| STT | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi cần hỏi | Vì sao cần hỏi? | Câu trả lời nên có |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Bản vẽ | Báo giá này đang tính theo bản vẽ 3D cuối hay bản nháp? | Nếu báo giá không bám đúng bản vẽ cuối, các hạng mục mới thêm có thể chưa được tính. | Có mã/ngày duyệt bản vẽ |
| 02 | Phạm vi thi công | Báo giá đã gồm những phần nào: thiết kế, sản xuất, setup, tháo dỡ? | Giúp phân biệt báo giá thiết kế, báo giá sản xuất và báo giá thi công trọn gói. | Tách rõ đã gồm/chưa gồm |
| 03 | Kết cấu | Sàn, vách, trụ, quầy, kệ, bảng hiệu được làm bằng vật liệu gì? | Vật liệu khác nhau tạo chênh lệch lớn về chi phí, độ bền và chất lượng hoàn thiện. | Ghi rõ vật liệu, kích thước, số lượng, độ cao, bề mặt hoàn thiện. |
| 04 | In ấn | In ấn đã ghi rõ kích thước, chất liệu, số lượng file và vị trí dán chưa? | Tránh thiếu backdrop, decal, POSM, logo, QR hoặc phải in lại khi setup. | Có bảng file in kèm kích thước, chất liệu, số lượng và người duyệt file cuối. |
| 05 | Logo và nhận diện | Logo là decal, mica, chữ nổi 3D hay có đèn backlit? | Mỗi cách thi công logo có chi phí và hiệu ứng thị giác khác nhau. | Ghi rõ chất liệu, kích thước, độ nổi, vị trí, có đèn hay không. |
| 06 | Điện | Điện đã gồm phí đăng ký với ban tổ chức chưa? | Nhiều báo giá thi công chưa bao gồm phí điện theo manual của ban tổ chức. | Tách rõ phí điện trong báo giá và khoản doanh nghiệp thanh toán riêng. |
| 07 | Ánh sáng | Có bao nhiêu đèn, rọi vào vị trí nào, dùng loại ánh sáng gì? | Thiếu ánh sáng có thể làm booth đẹp trên 3D nhưng kém nổi bật tại hiện trường. | Có số lượng đèn, loại đèn, vị trí lắp, mục tiêu chiếu sáng. |
| 08 | Màn hình/demo | Màn hình đã gồm thiết bị phát, dây kết nối và nhân sự kỹ thuật chưa? | Nếu chỉ có màn hình mà thiếu thiết bị phát hoặc dây kết nối, nội dung demo có thể không chạy được. | Ghi rõ kích thước màn hình, thời gian thuê, thiết bị phát, dây kết nối, người vận hành. |
| 09 | Vận chuyển | Vận chuyển đã gồm mấy lượt, bốc xếp và đưa vật tư vào booth chưa? | Vận chuyển thường phát sinh nếu lối vào xa, setup ngoài giờ hoặc cần thêm lượt xe. | Ghi rõ số lượt xe, điểm đi/đến, bốc xếp, thời gian vào hàng. |
| 10 | Lắp đặt | Setup đã gồm nhân công, dụng cụ, tăng ca và nghiệm thu chưa? | Giúp tránh phát sinh khi thời gian setup ngắn, phải làm ban đêm hoặc cần thêm nhân sự. | Có số ca nhân công, thời gian làm việc, điều kiện tăng ca và người phụ trách onsite. |
| 11 | Tháo dỡ | Báo giá đã gồm tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng chưa? | Nhiều báo giá chỉ tính lắp đặt, chưa tính tháo dỡ sau triển lãm. | Ghi rõ tháo dỡ, vận chuyển vật tư về kho, vệ sinh và hoàn trả mặt bằng. |
| 12 | Phí ban tổ chức | Khoản nào doanh nghiệp cần thanh toán riêng cho ban tổ chức? | Điện, thẻ thi công, phí vào hàng, internet, vệ sinh hoặc phí kỹ thuật có thể không nằm trong báo giá. | Có danh sách khoản đã gồm, chưa gồm và khoản thanh toán trực tiếp với ban tổ chức. |
| 13 | Onsite | Có người phụ trách hiện trường trong ngày setup không? | Nếu không có đầu mối onsite, phát sinh nhỏ có thể kéo dài và ảnh hưởng tiến độ bàn giao booth. | Ghi rõ tên/vai trò người phụ trách, thời gian có mặt và phạm vi xử lý. |
| 14 | Phát sinh | Nếu đổi file, đổi vật liệu, thêm điện, thêm đèn hoặc đổi timeline thì tính thế nào? | Giúp doanh nghiệp biết trước nguyên tắc tính chi phí khi phát sinh ngoài phạm vi đã chốt. | Có điều khoản phát sinh rõ theo hạng mục, thời điểm và phạm vi thay đổi. |
| 15 | Nghiệm thu | Checklist nghiệm thu trước khai mạc gồm những gì? | Đảm bảo booth không chỉ dựng xong mà còn sẵn sàng vận hành, thu lead và tiếp khách. | Có checklist kiểm tra kết cấu, nhận diện, điện, đèn, QR, màn hình, khu tư vấn và sales kit. |
Không chỉ hỏi cho đủ, doanh nghiệp cần xem câu trả lời có cụ thể hay không. Một câu trả lời tốt phải có thông số, phạm vi, điều kiện áp dụng và cách xử lý phát sinh.
Chỉ nên chốt báo giá khi đơn vị thi công đã trả lời rõ các câu hỏi về bản vẽ áp dụng, phạm vi công việc, vật liệu, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, phí ban tổ chức, onsite, nghiệm thu và điều kiện phát sinh. Càng hỏi kỹ trước khi ký, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát chi phí khi booth bước vào thi công thực tế.
Xưởng Event không báo giá thi công gian hàng triển lãm chỉ bằng một con số tổng. Quy trình bóc tách được triển khai theo từng bước để làm rõ mục tiêu booth, bản vẽ, manual ban tổ chức, vật liệu, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, setup, tháo dỡ và các khoản có thể phát sinh.
Mỗi bước trong quy trình đều có đầu ra rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp biết báo giá được xây dựng dựa trên dữ liệu nào, đã bao gồm những phần nào và phần nào cần xác nhận thêm trước khi chốt thi công.
Xưởng Event ghi nhận diện tích gian hàng, vị trí booth, sản phẩm trưng bày, mục tiêu thương hiệu, mục tiêu thu lead, phong cách thiết kế, ngân sách dự kiến và timeline cần hoàn thiện.
Các thông tin như chiều cao giới hạn, thời gian setup, điện, vật liệu, thẻ thi công, lối vào hàng, hồ sơ kỹ thuật và phí bắt buộc được kiểm tra trước khi bóc tách chi phí.
Booth một mặt mở, hai mặt mở, booth góc hoặc booth đảo sẽ có cách bố trí khác nhau. Việc đọc đúng mặt bằng giúp xác định số mặt cần nhận diện, vị trí bảng hiệu, luồng khách và điểm thu lead.
Nếu khách hàng đã có bản vẽ, Xưởng Event rà soát khả năng thi công, vật liệu, kết cấu, điện, ánh sáng và điểm vận hành. Nếu chưa có, đội ngũ đề xuất layout phù hợp với mục tiêu booth.
Các hạng mục sản xuất được tách theo tên hạng mục, vật liệu, kích thước, đơn vị tính, số lượng, vị trí lắp đặt và mức độ hoàn thiện.
Xưởng Event liệt kê từng file in theo kích thước, chất liệu, số lượng, vị trí dán, hình thức hoàn thiện, logo nổi, bảng hiệu, QR và các điểm nhận diện thương hiệu.
Các điểm điện, ổ cắm, công suất, số lượng đèn, vị trí rọi, màn hình, thiết bị phát nội dung, dây kết nối, internet và nhu cầu demo sản phẩm được kiểm tra theo mục tiêu vận hành booth.
Báo giá được kiểm tra thêm phần đóng gói, xe vận chuyển, bốc xếp, nhân công setup, ca làm, tăng ca nếu có, tháo dỡ, vệ sinh và hoàn trả mặt bằng sau triển lãm.
Sau khi bóc tách đủ các nhóm hạng mục, Xưởng Event tổng hợp báo giá theo từng dòng chi phí, ghi rõ phần đã bao gồm, phần chưa bao gồm, các khoản cần xác nhận thêm và nguyên tắc xử lý phát sinh.
Một báo giá chỉ sát khi dữ liệu đầu vào đủ rõ. Vì vậy, trước khi gửi báo giá cuối, Xưởng Event ưu tiên kiểm tra brief, bản vẽ, manual, sản phẩm trưng bày, nhu cầu vận hành và timeline setup.
Khi báo giá được bóc tách theo từng nhóm, doanh nghiệp dễ biết khoản nào bắt buộc, khoản nào có thể tối ưu, khoản nào chưa bao gồm và khoản nào có thể phát sinh nếu thay đổi file, vật liệu hoặc timeline.
| Giai đoạn | Xưởng Event kiểm tra gì? | Mục tiêu kiểm soát | Kết quả trong báo giá |
|---|---|---|---|
| Nhận brief | Mục tiêu booth, diện tích, sản phẩm, ngân sách, timeline, yêu cầu thương hiệu. | Tránh báo giá thiếu dữ liệu đầu vào. | Phạm vi ban đầu |
| Đọc manual | Chiều cao, điện, vật liệu, thời gian setup, thẻ thi công, phí kỹ thuật. | Tránh thiết kế và báo giá sai quy định ban tổ chức. | Ghi chú đã gồm/chưa gồm |
| Rà bản vẽ | Layout, luồng khách, khu tư vấn, khu trưng bày, kết cấu, vật liệu. | Đảm bảo bản vẽ có thể triển khai thực tế. | Bóc tách theo từng khối, từng mặt, từng vị trí. |
| Bóc tách sản xuất | Sàn, vách, khung, bảng hiệu, quầy, kệ, bục, kho phụ, logo. | Kiểm soát vật liệu, số lượng và đơn vị tính. | Đơn giá và thành tiền theo từng hạng mục. |
| Bóc tách kỹ thuật | Điện, ổ cắm, đèn, màn hình, thiết bị phát nội dung, internet, demo. | Tránh thiếu điện, thiếu ánh sáng hoặc thiết bị không vận hành. | Danh sách điểm điện, đèn, màn hình và khoản kỹ thuật liên quan. |
| Bóc tách onsite | Vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt, tăng ca, tháo dỡ, vệ sinh, nghiệm thu. | Tránh phát sinh trong ngày setup và sau khi kết thúc triển lãm. | Phạm vi vận chuyển – setup – tháo dỡ được ghi rõ. |
Xưởng Event bóc tách báo giá không chỉ để ra tổng tiền, mà để doanh nghiệp hiểu rõ booth sẽ được thi công bằng gì, gồm những phần nào, vận hành ra sao, khoản nào đã bao gồm và khoản nào cần dự phòng. Đây là cơ sở quan trọng để kiểm soát chi phí, tiến độ và chất lượng gian hàng trước khi bước vào sản xuất.
Phần FAQ dưới đây giúp doanh nghiệp trả lời nhanh các thắc mắc thường gặp khi đọc báo giá thi công gian hàng triển lãm: báo giá gồm gì, tính theo m² hay theo hạng mục, điện – ánh sáng – vận chuyển có bao gồm không và làm sao để tránh phát sinh chi phí.
Một báo giá thi công gian hàng triển lãm thường gồm các nhóm chính: thiết kế/layout, kết cấu, sàn, vách, trần, quầy kệ, in ấn nhận diện, logo, điện, ánh sáng, màn hình, nội thất, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và nghiệm thu onsite.
Báo giá đầy đủ nên ghi rõ từng hạng mục, vật liệu, kích thước, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, phần đã bao gồm và phần chưa bao gồm.
Chi phí có thể tham khảo theo m² ở giai đoạn ước tính nhanh, nhưng khi chốt ngân sách nên bóc tách theo hạng mục. Lý do là cùng một diện tích booth nhưng chi phí có thể thay đổi theo vật liệu, chiều cao, số mặt mở, mức độ in ấn, điện, ánh sáng, màn hình và vận chuyển.
Cách an toàn là yêu cầu bảng báo giá gồm cả đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền cho từng nhóm hạng mục.
Không phải lúc nào thiết kế 3D cũng nằm trong báo giá thi công. Một số đơn vị tách riêng phí thiết kế và phí thi công. Một số đơn vị có thể miễn hoặc gộp phí thiết kế nếu khách hàng chốt thi công trọn gói.
Trước khi chốt, doanh nghiệp nên hỏi rõ: báo giá đã gồm thiết kế 3D chưa, gồm bao nhiêu lần chỉnh sửa, có bàn giao file kỹ thuật/file in không.
Cùng diện tích nhưng báo giá có thể khác nhau vì các yếu tố như: vị trí booth, số mặt mở, chiều cao, kết cấu, vật liệu hoàn thiện, số lượng quầy kệ, mức độ in ấn, logo, ánh sáng, màn hình, thiết bị demo, vận chuyển và thời gian setup.
Vì vậy, không nên so sánh báo giá chỉ bằng tổng tiền cuối cùng. Cần so sánh trên cùng bản vẽ, cùng vật liệu, cùng phạm vi thi công và cùng điều kiện onsite.
Có thể có hoặc không, tùy cách đơn vị thi công lập báo giá. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem báo giá đã gồm số lượng đèn, vị trí đèn, ổ cắm, dây điện, công suất, màn hình, thiết bị phát nội dung, dây kết nối và nhân sự kỹ thuật chưa.
Đặc biệt, phí điện đăng ký với ban tổ chức có thể được tính riêng, không nằm trong báo giá thi công của nhà thầu.
Vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ có thể được tính chung trong báo giá trọn gói hoặc tách riêng theo lượt xe, ca nhân sự, thời gian setup và phạm vi công việc.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ báo giá đã gồm đóng gói, bốc xếp, vận chuyển vào hội trường, lắp đặt, tháo dỡ, vệ sinh và hoàn trả mặt bằng chưa. Nếu setup ban đêm, tăng ca hoặc vận chuyển khó, chi phí có thể thay đổi.
Một số khoản có thể chưa nằm trong báo giá thi công gồm: phí điện, thẻ thi công, phí vào hàng, phí internet, phí vệ sinh, phí kỹ thuật, phí treo rigging hoặc các khoản theo manual của từng triển lãm.
Trước khi chốt báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu ghi rõ khoản nào đã bao gồm, khoản nào chưa bao gồm và khoản nào doanh nghiệp cần thanh toán trực tiếp với ban tổ chức.
Một báo giá có dấu hiệu thiếu hạng mục khi chỉ ghi chung “thi công booth”, “in ấn”, “điện”, “setup” mà không có mô tả chi tiết, vật liệu, số lượng, đơn vị tính, phần đã gồm/chưa gồm.
Để nhận báo giá sát thực tế, doanh nghiệp nên chuẩn bị: diện tích booth, vị trí mặt bằng, manual ban tổ chức, mục tiêu tham gia triển lãm, danh sách sản phẩm trưng bày, yêu cầu nhận diện, nhu cầu điện – ánh sáng – màn hình, thời gian setup và ngân sách dự kiến.
Nếu đã có bản vẽ 3D hoặc layout, nên gửi kèm để đơn vị thi công bóc tách chính xác hơn.
Không nên chọn báo giá rẻ nhất nếu phạm vi công việc chưa rõ. Báo giá thấp có thể chưa bao gồm điện, ánh sáng, màn hình, vận chuyển, tháo dỡ, phí ban tổ chức hoặc nhân sự onsite.
Nên chọn báo giá có khả năng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí cuối cùng, tức là rõ hạng mục, rõ vật liệu, rõ số lượng, rõ phần đã gồm/chưa gồm và rõ điều kiện phát sinh.
