Checklist cho doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ

Checklist chuẩn bị thi công gian hàng triển lãm trước ngày hội chợ

Lần đầu tham gia hội chợ, doanh nghiệp rất dễ bị rối giữa mặt bằng, ngân sách, bản vẽ, vật liệu, điện, giấy tờ ban tổ chức và tiến độ setup. Checklist này giúp anh/chị biết cần chuẩn bị gì trước khi làm việc với đơn vị thiết kế – thi công gian hàng.

Xem checklist chuẩn bị Tư vấn thi công gian hàng
01

Rõ mục tiêu, diện tích booth và ngân sách trước khi thiết kế.

02

Chuẩn bị đủ logo, guideline, sản phẩm và yêu cầu trưng bày.

03

Kiểm tra timeline setup, điện, thẻ thi công và quy định ban tổ chức.

Checklist chuẩn bị thi công gian hàng triển lãm cho doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ
Mặt bằng booth
Bản vẽ 3D
Vật liệu thi công
Điện & ánh sáng
Gợi ý từ Xưởng Event Brief càng rõ, báo giá càng sát thực tế.

Hãy chuẩn bị diện tích gian hàng, thời gian triển lãm, sản phẩm trưng bày và ngân sách dự kiến trước khi yêu cầu báo giá.

Tóm tắt trong 60 giây

Checklist nhanh trước khi bắt đầu thi công gian hàng triển lãm

Trước khi yêu cầu báo giá hoặc duyệt bản vẽ, doanh nghiệp nên kiểm tra nhanh các nhóm việc dưới đây. Đây là phần tóm tắt giúp anh/chị không bỏ sót những đầu việc quan trọng khi lần đầu tham gia hội chợ.

01

Mục tiêu tham gia

Xác định rõ doanh nghiệp tham gia hội chợ để trưng bày sản phẩm, bán hàng, tìm đại lý, ra mắt sản phẩm mới hay thu lead khách hàng.

02

Mặt bằng gian hàng

Chuẩn bị thông tin về diện tích booth, vị trí gian hàng, số mặt mở, sơ đồ mặt bằng và quy định chiều cao từ ban tổ chức.

03

Ngân sách dự kiến

Dự trù ngân sách cho thiết kế, thi công, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, nhân sự trực booth và chi phí phát sinh.

04

Nhận diện thương hiệu

Chuẩn bị logo, màu thương hiệu, font chữ, hình ảnh sản phẩm, thông điệp chính và guideline nhận diện nếu có.

05

Sản phẩm trưng bày

Lên danh sách sản phẩm cần trưng bày, bao gồm kích thước, trọng lượng, số lượng, cách demo và yêu cầu kệ/tủ/quầy phù hợp.

06

Hạng mục thi công

Xác định các hạng mục cần có như backdrop, sàn, vách, quầy tư vấn, kệ trưng bày, kho phụ, bảng hiệu, đèn, màn hình và POSM.

07

Quy định ban tổ chức

Kiểm tra kỹ thời gian setup, thời gian tháo dỡ, đăng ký điện, thẻ thi công, đặt cọc, hồ sơ nhà thầu và hạn nộp bản vẽ.

08

Vận hành tại booth

Chuẩn bị nhân sự trực gian hàng, tài liệu bán hàng, mã QR, form thu lead, quà tặng, kịch bản tư vấn và khu vực tiếp khách.

09

Nghiệm thu setup

Kiểm tra trước giờ khai mạc: kết cấu, ánh sáng, điện, màn hình, bảng hiệu, file in, vị trí sản phẩm, lối đi và độ an toàn.

10

Sau hội chợ

Lên kế hoạch tháo dỡ, bàn giao mặt bằng, thu hồi vật phẩm, tổng hợp lead và chăm sóc khách hàng sau triển lãm.

Ghi nhớ nhanh

Nếu chưa có kinh nghiệm tham gia hội chợ, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “thi công gian hàng hết bao nhiêu tiền?”. Hãy chuẩn bị đủ thông tin về mục tiêu, mặt bằng, sản phẩm và ngân sách để đơn vị thi công tư vấn phương án sát thực tế hơn.

Cần tư vấn phương án thi công?

Gửi diện tích gian hàng, thời gian triển lãm và nhu cầu trưng bày để Xưởng Event hỗ trợ tư vấn layout, vật liệu, hạng mục thi công và báo giá phù hợp.

Xem dịch vụ thi công gian hàng
Timeline chuẩn bị

Checklist theo timeline: doanh nghiệp nên chuẩn bị từ khi nào?

Với gian hàng triển lãm, càng để sát ngày setup thì càng dễ phát sinh chi phí, thiếu hồ sơ hoặc phải chỉnh thiết kế gấp. Timeline dưới đây giúp doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ biết nên chuẩn bị từng nhóm việc theo từng mốc thời gian.

T-60

Trước 60 ngày: Xác định mục tiêu, ngân sách và loại gian hàng

Đây là giai đoạn đặt nền cho toàn bộ kế hoạch. Doanh nghiệp cần biết mình tham gia hội chợ để làm gì, cần gian hàng ở mức cơ bản hay thiết kế riêng, và ngân sách tổng có thể phân bổ cho những hạng mục nào.

  • Xác định mục tiêu: trưng bày, bán hàng, tìm đại lý, thu lead hoặc ra mắt sản phẩm.
  • Chốt ngân sách dự kiến cho thuê gian, thiết kế, thi công, vận hành và phát sinh.
  • Đăng ký mặt bằng sớm để có vị trí tốt, diện tích phù hợp và hướng tiếp cận thuận lợi.
  • Xác định loại gian hàng: booth tiêu chuẩn, booth góc, custom booth hoặc island booth.
T-45

Trước 45 ngày: Chuẩn bị brief thiết kế gian hàng

Brief càng rõ, bản vẽ càng sát nhu cầu và báo giá càng chính xác. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên gom đủ thông tin để đơn vị thiết kế – thi công hiểu đúng mục tiêu trưng bày và cách booth cần vận hành.

  • Gửi diện tích booth, sơ đồ vị trí, số mặt mở và quy định kỹ thuật của ban tổ chức.
  • Chuẩn bị logo, màu thương hiệu, font chữ, hình ảnh sản phẩm và guideline nhận diện.
  • Lên danh sách sản phẩm trưng bày, kích thước, trọng lượng và yêu cầu demo nếu có.
  • Mô tả nhu cầu sử dụng: quầy tư vấn, kệ trưng bày, kho phụ, màn hình, khu tiếp khách.
T-30

Trước 30 ngày: Chốt bản vẽ, vật liệu và báo giá thi công

Sau khi có phương án thiết kế, doanh nghiệp cần duyệt kỹ bản vẽ 3D, mặt bằng bố trí, vật liệu, ánh sáng và hạng mục thi công. Đây là bước quan trọng để tránh thay đổi lớn khi đã bước vào sản xuất.

  • Duyệt phối cảnh 3D, layout mặt bằng và hướng khách tiếp cận gian hàng.
  • Chốt vật liệu chính: sàn, vách, backdrop, quầy, kệ, bảng hiệu và chi tiết trang trí.
  • Kiểm tra hệ thống điện, đèn, ổ cắm, màn hình, thiết bị demo và yêu cầu kỹ thuật.
  • Chốt báo giá theo từng hạng mục để kiểm soát ngân sách và hạn chế phát sinh.
T-14
T-7

Trước 14–7 ngày: Kiểm tra sản xuất, file in và giấy tờ ban tổ chức

Đây là giai đoạn rà soát chi tiết. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ file in, màu sắc, logo, nội dung bảng hiệu, đồng thời hoàn tất các giấy tờ liên quan đến thi công để tránh bị chậm tiến độ vào ngày setup.

  • Kiểm tra file in đúng kích thước, đúng chính tả, đúng logo và đúng màu thương hiệu.
  • Xác nhận tiến độ sản xuất các hạng mục: khung, vách, quầy, kệ, bảng hiệu và POSM.
  • Hoàn tất đăng ký điện, thẻ thi công, nhà thầu phụ, đặt cọc và hồ sơ theo yêu cầu.
  • Xác nhận lịch vận chuyển, lịch vào hàng, thời gian setup và người phụ trách nghiệm thu.
Setup

Ngày setup: Kiểm tra nghiệm thu gian hàng trước giờ khai mạc

Ngày setup là thời điểm cần có người phụ trách trực tiếp kiểm tra thực tế. Không nên chỉ nhìn tổng thể, mà cần rà từng hạng mục từ kết cấu, điện, ánh sáng đến vị trí sản phẩm và trải nghiệm di chuyển trong booth.

  • Kiểm tra kết cấu gian hàng, độ chắc chắn của vách, sàn, bảng hiệu, quầy và kệ.
  • Kiểm tra đèn, ổ cắm, màn hình, thiết bị demo và hệ thống điện trước khi bàn giao.
  • Đối chiếu logo, file in, typo, màu sắc và vị trí thương hiệu với bản vẽ đã duyệt.
  • Sắp xếp sản phẩm, tài liệu bán hàng, QR, quà tặng và khu vực tư vấn trước khai mạc.
Sau
HC

Trong và sau hội chợ: Vận hành, xử lý phát sinh và tháo dỡ

Một gian hàng tốt không chỉ hoàn thiện đúng ngày khai mạc, mà còn cần vận hành ổn định trong suốt thời gian hội chợ. Sau chương trình, doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch tháo dỡ, thu hồi vật phẩm và chăm sóc dữ liệu khách hàng.

  • Phân công nhân sự trực booth, tư vấn khách, thu lead và quản lý sản phẩm trưng bày.
  • Chuẩn bị phương án xử lý phát sinh: thiếu vật phẩm, lỗi điện, lỗi màn hình hoặc thay đổi layout nhỏ.
  • Tháo dỡ đúng thời gian, bàn giao mặt bằng và thu hồi những hạng mục cần tái sử dụng.
  • Tổng hợp lead, phân loại khách hàng và triển khai chăm sóc sau hội chợ càng sớm càng tốt.

Timeline lý tưởng: chuẩn bị trước 30–60 ngày

Với gian hàng thiết kế riêng, doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị càng sớm càng tốt. 30–60 ngày là khoảng thời gian hợp lý để có đủ thời gian lên ý tưởng, duyệt bản vẽ, sản xuất, in ấn và xử lý hồ sơ với ban tổ chức.

Brief báo giá nhanh

Doanh nghiệp cần gửi gì cho đơn vị thi công để nhận báo giá nhanh?

Để đơn vị thi công báo giá chính xác, doanh nghiệp không nên chỉ gửi một câu hỏi chung như “gian hàng 3x3m giá bao nhiêu?”. Một brief rõ về mặt bằng, mục tiêu, sản phẩm, ngân sách và yêu cầu kỹ thuật sẽ giúp phương án thiết kế – thi công sát nhu cầu hơn, hạn chế báo giá thiếu hạng mục hoặc phát sinh vào sát ngày setup.

1

Tên hội chợ hoặc triển lãm

Gửi tên chương trình, địa điểm tổ chức và ngành hàng tham gia để đơn vị thi công hiểu bối cảnh, quy mô và tiêu chuẩn gian hàng cần đáp ứng.

2

Thời gian diễn ra sự kiện

Cần ghi rõ ngày khai mạc, ngày kết thúc, thời gian setup và thời gian tháo dỡ để đơn vị thi công tính tiến độ sản xuất, vận chuyển và nhân sự onsite.

3

Diện tích và sơ đồ vị trí booth

Cung cấp diện tích gian hàng, số mặt mở, vị trí booth trên mặt bằng và các gian hàng xung quanh nếu có. Đây là dữ liệu quan trọng để lên layout chính xác.

4

Quy định kỹ thuật của ban tổ chức

Gửi manual hoặc quy định về chiều cao, vật liệu, điện, PCCC, thời hạn nộp bản vẽ, thẻ thi công, đặt cọc và thời gian được phép lắp đặt.

5

Mục tiêu tham gia hội chợ

Doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu chính là trưng bày, bán hàng, thu lead, tìm đại lý, ra mắt sản phẩm mới hay tăng nhận diện thương hiệu.

6

Danh sách sản phẩm trưng bày

Gửi số lượng, kích thước, trọng lượng, hình ảnh sản phẩm và cách khách tương tác. Nếu có demo, sampling hoặc sản phẩm cần chịu lực, cần ghi rõ từ đầu.

7

Logo và bộ nhận diện thương hiệu

Chuẩn bị logo chất lượng cao, màu thương hiệu, font chữ, guideline, slogan, key message và hình ảnh sản phẩm để thiết kế gian hàng đồng bộ nhận diện.

8

Ngân sách dự kiến

Ngân sách giúp đơn vị thi công đề xuất vật liệu, quy mô, mức độ hoàn thiện và hạng mục phù hợp, tránh thiết kế vượt khả năng đầu tư thực tế.

9

Hạng mục mong muốn

Liệt kê các hạng mục cần có như backdrop, sàn, vách, quầy, kệ, kho phụ, tủ kính, màn hình, đèn, bảng hiệu, POSM, khu tư vấn hoặc khu trải nghiệm.

10

Yêu cầu đặc biệt nếu có

Nêu rõ các yêu cầu như booth cần tháo lắp nhanh, tái sử dụng, trưng bày hàng nặng, có khu check-in, khu livestream, khu thử sản phẩm hoặc hệ thống điện riêng.

Kiểm tra bản vẽ

Checklist kỹ thuật trước khi chốt bản vẽ gian hàng triển lãm

Bản vẽ gian hàng không chỉ cần đẹp. Trước khi duyệt phương án cuối cùng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các yếu tố về kích thước, kết cấu, luồng di chuyển, điện, ánh sáng, vị trí logo, sản phẩm trưng bày và quy định ban tổ chức để tránh phải sửa gấp khi bước vào sản xuất.

Bản vẽ 3D gian hàng triển lãm cần kiểm tra kỹ thuật trước khi thi công
Ảnh gợi ý Nên dùng bản vẽ 3D hoặc layout gian hàng.

Ảnh phù hợp nhất cho section này là phối cảnh 3D booth, bản vẽ mặt bằng hoặc hình ảnh đối chiếu giữa bản vẽ và gian hàng thực tế.

✓

Kiểm tra chiều cao gian hàng

Đối chiếu chiều cao vách, bảng hiệu, trụ trang trí và booth tổng thể với quy định của ban tổ chức. Nếu vượt giới hạn cho phép, bản vẽ có thể bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc không được duyệt thi công.

✓

Kiểm tra số mặt mở và hướng tiếp cận

Xác định khách sẽ nhìn thấy gian hàng từ hướng nào, đi vào từ đâu và có bị che bởi booth bên cạnh hay không. Logo, sản phẩm chủ lực và điểm check-in nên được đặt ở hướng dễ nhìn nhất.

✓

Kiểm tra luồng di chuyển trong booth

Lối đi cần đủ thoáng để khách tham quan, nhân sự tư vấn và sản phẩm trưng bày không cản nhau. Với booth nhỏ, nên hạn chế quá nhiều quầy kệ khiến không gian bị bí.

✓

Kiểm tra vị trí logo nhìn từ xa

Logo và tên thương hiệu cần xuất hiện ở vị trí dễ nhận diện, không bị thấp, không bị khuất bởi sản phẩm, màn hình hoặc người đứng tư vấn trong giờ cao điểm.

✓

Kiểm tra vị trí sản phẩm chủ lực

Sản phẩm quan trọng nên được đặt ở điểm nhìn chính, có đủ ánh sáng, có không gian tiếp cận và có kệ/tủ phù hợp với kích thước, trọng lượng, cách khách tương tác.

✓

Kiểm tra khu tư vấn và chốt khách

Nếu mục tiêu là thu lead, bán hàng hoặc gặp đối tác, bản vẽ cần có khu vực tư vấn rõ ràng: bàn ghế, vị trí đặt tài liệu, QR, catalogue và không gian trao đổi đủ riêng tư.

✓

Kiểm tra kho phụ và khu giấu đồ

Nhiều doanh nghiệp lần đầu quên bố trí kho phụ, khiến thùng hàng, vật phẩm, nước uống, quà tặng và đồ cá nhân bị lộ ra ngoài, làm giảm tính chuyên nghiệp của gian hàng.

✓

Kiểm tra điện, đèn và thiết bị trình chiếu

Cần xác định số lượng ổ cắm, công suất thiết bị, vị trí màn hình, đèn rọi sản phẩm, dây điện và điểm cấp nguồn. Đây là nhóm hạng mục rất dễ phát sinh nếu không chốt sớm.

✓

Kiểm tra vật liệu và khả năng thi công thực tế

Một số ý tưởng đẹp trên 3D nhưng khó thi công trong thời gian setup ngắn. Doanh nghiệp nên hỏi rõ vật liệu, kết cấu, độ bền, khả năng tháo lắp và mức độ hoàn thiện thực tế.

✓

Kiểm tra nội dung in ấn trước khi sản xuất

Logo, slogan, thông tin sản phẩm, QR, typo, kích thước file và màu sắc cần được duyệt kỹ trước khi in. Lỗi in ấn thường khó sửa nhanh khi đã sát ngày thi công.

Không nên duyệt bản vẽ chỉ vì “nhìn đẹp”

Một bản vẽ tốt cần giải quyết cả 3 yếu tố: đẹp về nhận diện, hợp lý khi vận hành và khả thi khi thi công. Nếu chỉ nhìn phối cảnh mà chưa kiểm tra kỹ thuật, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi sản xuất, lắp đặt hoặc nghiệm thu thực tế.

Cần kiểm tra bản vẽ trước khi thi công?

Với các gian hàng cần thiết kế riêng, doanh nghiệp có thể làm việc cùng đơn vị thi công gian hàng triển lãm trọn gói để được tư vấn layout, vật liệu, ánh sáng, kết cấu và phương án setup phù hợp với quy định ban tổ chức.

Kiểm soát ngân sách

Checklist ngân sách: những khoản dễ bị bỏ sót khi làm gian hàng

Khi chuẩn bị thi công gian hàng triển lãm, nhiều doanh nghiệp chỉ tính chi phí dựng booth mà quên các khoản đi kèm như điện, in ấn, vận chuyển, nhân sự, thiết bị, đặt cọc và chi phí phát sinh. Việc bóc tách ngân sách từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi duyệt thiết kế và làm việc với đơn vị thi công.

Nhóm chi phí
Cần tính trong ngân sách
Mức độ dễ bỏ sót
01 Chi phí thuê gian hàng

Chi phí thuê mặt bằng từ ban tổ chức, phụ thuộc vào diện tích, vị trí, loại gian tiêu chuẩn hay gian hàng thiết kế riêng.

Cần chốt sớm
02 Chi phí thiết kế 3D

Bao gồm lên concept, phối cảnh 3D, layout mặt bằng, chỉnh sửa bản vẽ và bóc tách hạng mục trước khi sản xuất.

Hay bị gộp chung
03 Chi phí thi công booth

Gồm sàn, vách, backdrop, quầy, kệ, bảng hiệu, kho phụ, khung kết cấu, hoàn thiện bề mặt và nhân công lắp đặt.

Chi phí chính
04 Chi phí in ấn

Bao gồm in decal, PP, formex, backdrop, bảng hiệu, standee, catalogue, QR, thông tin sản phẩm và các ấn phẩm nhận diện tại booth.

Dễ phát sinh
05 Điện, nước, internet

Cần tính chi phí đăng ký điện, ổ cắm, đèn, thiết bị demo, màn hình, tủ lạnh, máy pha, internet hoặc các yêu cầu kỹ thuật riêng.

Rất dễ quên
06 Vận chuyển và bốc xếp

Bao gồm vận chuyển vật tư, sản phẩm, thiết bị, phí xe vào khu triển lãm, bốc xếp, xe nâng hoặc nhân sự hỗ trợ vào hàng nếu cần.

Phụ thuộc địa điểm
07 Thẻ thi công và đặt cọc

Một số triển lãm yêu cầu đăng ký thẻ thi công, hồ sơ nhà thầu, đặt cọc đảm bảo thi công và hoàn trả sau khi bàn giao mặt bằng đúng quy định.

Tùy ban tổ chức
08 Nhân sự trực booth

Gồm nhân sự tư vấn, lễ tân, PG/PB, kỹ thuật trực thiết bị, nhân sự quản lý hàng hóa, đồng phục và chi phí ăn uống trong thời gian hội chợ.

Hay bị tính thiếu
09 Quà tặng và POSM

Bao gồm brochure, namecard, voucher, catalogue, túi giấy, quà tặng khách tham quan, vật phẩm trưng bày và công cụ thu lead.

Dễ đội ngân sách
10 Chi phí thay đổi sát ngày

Phát sinh khi đổi thiết kế, đổi nội dung in, bổ sung quầy kệ, thêm điện, thêm sản phẩm, setup gấp hoặc thay đổi yêu cầu từ ban tổ chức.

Cần dự phòng
Nên có ngân sách dự phòng

Với doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ, nên dành một phần ngân sách dự phòng cho các phát sinh nhỏ như bổ sung vật phẩm, thay đổi file in, thêm thiết bị, thêm nhân sự hoặc xử lý yêu cầu mới từ ban tổ chức. Điều này giúp quá trình setup chủ động hơn và tránh bị động vào sát ngày khai mạc.

Trưng bày & trải nghiệm

Checklist sản phẩm trưng bày và trải nghiệm khách tham quan

Một gian hàng triển lãm hiệu quả không chỉ đẹp về hình ảnh, mà còn phải giúp khách dễ nhìn thấy sản phẩm, dễ bước vào booth, dễ tương tác và dễ để lại thông tin. Vì vậy, trước khi chốt thiết kế, doanh nghiệp cần làm rõ sản phẩm nào là trọng tâm, khách sẽ trải nghiệm ra sao và nhân sự sẽ tư vấn ở đâu.

Checklist sản phẩm cần trưng bày

Phần này giúp doanh nghiệp xác định sản phẩm nào cần xuất hiện trực tiếp tại gian hàng, sản phẩm nào chỉ cần thể hiện qua catalogue, màn hình hoặc hình ảnh truyền thông.

  • Sản phẩm chủ lực: đâu là sản phẩm cần đặt ở vị trí nổi bật nhất để khách nhìn thấy ngay khi đi ngang qua booth?
  • Sản phẩm phụ trợ: sản phẩm nào nên đặt ở khu vực kệ phụ, catalogue, màn hình hoặc khu tư vấn?
  • Kích thước và trọng lượng: sản phẩm có cần kệ chịu lực, tủ kính, bục nâng, móc treo hoặc phương án cố định riêng không?
  • Cách tương tác: khách có được cầm thử, dùng thử, demo, sampling, quét QR hay cần nhân sự hướng dẫn trực tiếp?
  • Yêu cầu bảo quản: sản phẩm có cần khóa, tủ kính, nguồn điện, làm lạnh, chống bụi, chống va đập hoặc bảo vệ riêng không?
  • Số lượng trưng bày: cần tính số lượng vừa đủ để booth không bị trống nhưng cũng không quá nhiều khiến không gian bị rối.

Checklist trải nghiệm khách tham quan

Trải nghiệm tại booth nên được thiết kế như một hành trình ngắn: nhìn thấy thương hiệu, bước vào gian hàng, hiểu sản phẩm, được tư vấn và để lại thông tin.

  • Điểm nhìn đầu tiên: khách sẽ thấy logo, thông điệp hay sản phẩm chủ lực trước khi bước vào booth?
  • Lối vào booth: không gian có đủ mở để khách dễ bước vào, không bị quầy kệ hoặc nhân sự chắn lối?
  • Khu vực trải nghiệm: nếu có demo hoặc sampling, khu vực này cần đủ sáng, dễ thao tác và không làm tắc luồng khách.
  • Khu tư vấn: cần bố trí bàn ghế, catalogue, QR, form đăng ký hoặc thiết bị trình chiếu để nhân sự dễ chuyển đổi khách quan tâm.
  • Điểm thu lead: QR, form, namecard, voucher hoặc quà tặng nên đặt ở vị trí dễ thấy, dễ thao tác và có nhân sự nhắc khách.
  • Lối thoát và luồng di chuyển: khách cần dễ rời booth sau khi trải nghiệm, tránh cảm giác bí hoặc phải quay ngược đường vào.

Hành trình khách tham quan nên được tính ngay từ bản vẽ

Khi thiết kế gian hàng, doanh nghiệp nên hình dung khách sẽ đi qua booth như thế nào. Một layout tốt cần giúp khách nhận diện thương hiệu nhanh, hiểu sản phẩm chính, có điểm dừng để tương tác và có lý do để để lại thông tin.

Nhìn thấy

Logo, bảng hiệu, sản phẩm chủ lực hoặc điểm nhấn thị giác cần đủ nổi bật từ xa.

Bước vào

Lối vào nên thoáng, không bị che bởi quầy, kệ, nhân sự hoặc vật phẩm trưng bày.

Khám phá

Khách có thể xem sản phẩm, đọc thông tin, xem màn hình, dùng thử hoặc nghe nhân sự giới thiệu.

Tư vấn

Khu tư vấn cần đủ thuận tiện để trao đổi, báo giá, giới thiệu catalogue hoặc trình bày giải pháp.

Để lại lead

QR, form đăng ký, voucher, quà tặng hoặc namecard nên được đặt ở điểm kết thúc hành trình.

Không nên trưng bày quá nhiều sản phẩm

Với booth nhỏ, việc đưa quá nhiều sản phẩm vào gian hàng có thể khiến không gian bị chật, khách khó tập trung vào sản phẩm chính và nhân sự khó tư vấn. Nên ưu tiên sản phẩm chiến lược, sau đó dùng catalogue hoặc màn hình để giới thiệu thêm danh mục còn lại.

Mỗi sản phẩm nên có một vai trò rõ ràng

Trước khi chốt layout, hãy phân loại sản phẩm theo vai trò: sản phẩm thu hút ánh nhìn, sản phẩm dùng để demo, sản phẩm cần tư vấn sâu và sản phẩm hỗ trợ chốt đơn. Cách phân loại này giúp thiết kế gian hàng phục vụ đúng mục tiêu kinh doanh thay vì chỉ sắp đặt cho đẹp.

Làm việc với ban tổ chức

Checklist làm việc với ban tổ chức triển lãm trước ngày thi công

Mỗi hội chợ, triển lãm đều có bộ quy định riêng về chiều cao gian hàng, vật liệu, điện, thời gian setup, hồ sơ nhà thầu, thẻ thi công, đặt cọc và thời hạn nộp bản vẽ. Doanh nghiệp lần đầu tham gia nên kiểm tra kỹ các thông tin này trước khi chốt thiết kế để tránh bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc chậm tiến độ vào ngày lắp đặt.

01

Quy định chiều cao và phạm vi thi công

+

Trước khi duyệt bản vẽ, cần kiểm tra gian hàng được phép thi công cao tối đa bao nhiêu, có được treo bảng hiệu phía trên không và có bị giới hạn bởi vị trí booth xung quanh hay không.

  • Chiều cao tối đa của vách, bảng hiệu, trụ trang trí.
  • Khoảng lùi hoặc phạm vi không được vượt ra ngoài diện tích booth.
  • Quy định với booth góc, booth đảo hoặc gian hàng thiết kế riêng.
02

Quy định vật liệu và kết cấu gian hàng

+

Một số triển lãm có quy định riêng về vật liệu, độ an toàn, khả năng chống cháy, kết cấu treo, vật liệu sàn hoặc cách cố định booth trong khu vực triển lãm.

  • Vật liệu nào được phép hoặc không được phép sử dụng.
  • Yêu cầu về độ chắc chắn của vách, sàn, quầy, kệ và bảng hiệu.
  • Quy định về khoan, bắt vít, treo vật nặng hoặc cố định xuống sàn.
03

Đăng ký điện, nước, internet và thiết bị kỹ thuật

+

Đây là nhóm thông tin rất dễ bị bỏ sót. Nếu gian hàng có màn hình, đèn rọi, tủ lạnh, máy pha, thiết bị demo hoặc hệ thống âm thanh, doanh nghiệp cần đăng ký công suất và điểm cấp nguồn từ sớm.

  • Số lượng ổ cắm, vị trí cấp điện và công suất cần dùng.
  • Chi phí đăng ký điện, nước, internet hoặc thiết bị bổ sung.
  • Quy định về dây điện, thiết bị trình chiếu, màn hình và âm thanh.
04

Thời gian setup và thời gian tháo dỡ

+

Thời gian lắp đặt thường bị giới hạn theo khung giờ của ban tổ chức. Nếu booth có nhiều hạng mục hoặc cần hoàn thiện kỹ, doanh nghiệp cần xác nhận timeline để đơn vị thi công chủ động sản xuất và vận chuyển.

  • Ngày, giờ được phép đưa vật tư vào khu triển lãm.
  • Thời hạn phải hoàn thiện gian hàng trước khai mạc.
  • Thời gian tháo dỡ và bàn giao mặt bằng sau hội chợ.
05

Hồ sơ nhà thầu và thẻ thi công

+

Một số triển lãm yêu cầu doanh nghiệp đăng ký đơn vị thi công, danh sách nhân sự vào công trường, giấy tờ nhà thầu và thẻ thi công cho từng người tham gia setup.

  • Thông tin đơn vị thi công hoặc nhà thầu phụ.
  • Danh sách nhân sự cần thẻ thi công.
  • Thời hạn đăng ký thẻ, hồ sơ và giấy tờ liên quan.
06

Đặt cọc thi công và quy định hoàn trả mặt bằng

+

Nhiều hội chợ yêu cầu đặt cọc để đảm bảo nhà thầu thi công đúng quy định, không làm hư hại mặt bằng và tháo dỡ đúng thời hạn sau sự kiện.

  • Mức đặt cọc, hình thức thanh toán và điều kiện hoàn cọc.
  • Quy định vệ sinh, tháo dỡ, bàn giao mặt bằng.
  • Các lỗi có thể bị trừ cọc như làm hỏng sàn, vách, trễ giờ tháo dỡ.
07

Quy định vận chuyển hàng hóa vào khu triển lãm

+

Ngoài vật tư thi công, doanh nghiệp còn cần đưa sản phẩm, thiết bị, quà tặng và POSM vào gian hàng. Cần kiểm tra cổng vào hàng, giờ vào hàng và các giới hạn về phương tiện.

  • Cổng nhận hàng, khu vực bốc xếp và quy định xe tải/xe nâng.
  • Thời gian được phép vận chuyển vật tư và sản phẩm vào booth.
  • Quy định với hàng nặng, hàng dễ vỡ, hàng cần bảo quản đặc biệt.
08

Quy định an toàn, PCCC và bảo hiểm nếu có

+

Với các gian hàng có kết cấu lớn, nhiều thiết bị điện hoặc vật liệu đặc biệt, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm quy định về an toàn, PCCC và trách nhiệm trong quá trình thi công.

  • Yêu cầu an toàn điện, dây dẫn, thiết bị tiêu thụ công suất lớn.
  • Quy định vật liệu chống cháy hoặc hạn chế vật liệu dễ cháy.
  • Trách nhiệm của doanh nghiệp, nhà thầu và ban tổ chức khi phát sinh sự cố.
09

Thời hạn nộp bản vẽ và duyệt thiết kế

+

Bản vẽ gian hàng thiết kế riêng thường cần được ban tổ chức duyệt trước khi thi công. Nếu nộp muộn hoặc thiếu thông tin kỹ thuật, doanh nghiệp có thể phải chỉnh sửa gấp.

  • Thời hạn cuối để nộp bản vẽ 3D, mặt bằng và thông số kỹ thuật.
  • Thông tin cần thể hiện trên bản vẽ: kích thước, chiều cao, điện, vật liệu.
  • Người phụ trách duyệt bản vẽ từ phía ban tổ chức và thời gian phản hồi dự kiến.

Mỗi triển lãm có quy định riêng

Không nên dùng kinh nghiệm từ một hội chợ trước đó để áp dụng nguyên xi cho hội chợ mới. Cùng là thi công gian hàng triển lãm, nhưng mỗi địa điểm và ban tổ chức có thể có yêu cầu khác nhau về giờ setup, điện, thẻ thi công và vật liệu.

Kiểm tra manual trước khi chốt thiết kế

Cách an toàn nhất là gửi manual triển lãm cho đơn vị thiết kế – thi công ngay từ đầu. Nhờ đó, bản vẽ có thể được xây dựng đúng giới hạn kỹ thuật, dễ duyệt hơn và giảm rủi ro phải chỉnh sửa sát ngày sản xuất.

Lỗi cần tránh

10 lỗi thường gặp khi chuẩn bị thi công gian hàng lần đầu

Doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ thường tập trung vào việc “làm gian hàng cho đẹp”, nhưng lại dễ bỏ sót các yếu tố vận hành, kỹ thuật và hồ sơ. Những lỗi dưới đây có thể khiến chi phí bị đội lên, bản vẽ phải sửa gấp, ngày setup bị áp lực hoặc gian hàng hoàn thiện không đúng mục tiêu ban đầu.

Lỗi 01

Chốt mặt bằng quá muộn

Khi đăng ký booth muộn, doanh nghiệp có thể không còn vị trí đẹp, diện tích phù hợp hoặc thời gian đủ dài để thiết kế – sản xuất – thi công chỉn chu.

Cách tránh Đăng ký mặt bằng sớm, ưu tiên vị trí dễ nhìn, đúng luồng khách và phù hợp mục tiêu trưng bày.
Lỗi 02

Không gửi quy định ban tổ chức cho đơn vị thi công

Bản vẽ có thể đẹp nhưng không được duyệt nếu vượt chiều cao, sai vật liệu, thiếu thông tin điện hoặc không đúng thời hạn nộp hồ sơ.

Cách tránh Gửi manual triển lãm, sơ đồ mặt bằng và quy định kỹ thuật ngay từ đầu cho đội thiết kế – thi công.
Lỗi 03

Chỉ hỏi giá nhưng chưa có brief rõ

Nếu chỉ hỏi “gian hàng này giá bao nhiêu”, đơn vị thi công khó báo giá chính xác vì chưa biết mục tiêu, sản phẩm, vật liệu và hạng mục cần làm.

Cách tránh Chuẩn bị diện tích, vị trí booth, mục tiêu tham gia, sản phẩm trưng bày, ngân sách và hạng mục mong muốn.
Lỗi 04

Duyệt thiết kế đẹp nhưng không tính vận hành

Một booth nhìn đẹp trên phối cảnh vẫn có thể bất tiện nếu thiếu lối đi, thiếu khu tư vấn, thiếu điểm thu lead hoặc không có nơi giấu đồ.

Cách tránh Kiểm tra hành trình khách tham quan, vị trí nhân sự tư vấn, khu đặt tài liệu, QR, sản phẩm và kho phụ.
Lỗi 05

Không kiểm tra kích thước sản phẩm thật

Nếu chỉ gửi ảnh sản phẩm mà không có kích thước, trọng lượng hoặc cách trưng bày, kệ/quầy có thể bị sai tỷ lệ hoặc không đủ chịu lực.

Cách tránh Gửi kích thước, trọng lượng, số lượng sản phẩm và yêu cầu demo để thiết kế đúng kệ, bục, tủ hoặc quầy trưng bày.
Lỗi 06

Quên đăng ký điện và thiết bị kỹ thuật

Gian hàng có màn hình, đèn rọi, tủ lạnh, thiết bị demo hoặc máy móc nhưng không đăng ký điện sớm sẽ dễ phát sinh chi phí và chậm setup.

Cách tránh Liệt kê toàn bộ thiết bị dùng điện, công suất cần thiết, vị trí ổ cắm, màn hình, đèn và gửi cho ban tổ chức đúng hạn.
Lỗi 07

Gửi file in quá sát ngày thi công

File in gửi muộn hoặc sai kích thước có thể khiến decal, backdrop, bảng hiệu, QR, thông tin sản phẩm bị lỗi và khó sửa kịp trước khai mạc.

Cách tránh Duyệt kỹ logo, typo, màu sắc, QR, nội dung bảng hiệu và gửi file in trước thời gian sản xuất tối thiểu vài ngày.
Lỗi 08

Không dự trù kho phụ hoặc khu giấu đồ

Trong thời gian hội chợ, doanh nghiệp sẽ có thùng hàng, tài liệu, quà tặng, nước uống, đồ cá nhân và vật tư dự phòng cần cất gọn.

Cách tránh Dành một phần diện tích cho kho phụ, tủ kín, hộc quầy hoặc khu giấu đồ để booth luôn gọn và chuyên nghiệp.
Lỗi 09

Không có người nghiệm thu ngày setup

Nếu không có người đại diện kiểm tra tại hiện trường, các lỗi nhỏ về logo, đèn, bảng hiệu, sản phẩm hoặc layout có thể bị phát hiện quá muộn.

Cách tránh Cử một người phụ trách nghiệm thu theo checklist: kết cấu, điện, ánh sáng, in ấn, sản phẩm, lối đi và độ an toàn.
Lỗi 10

Không chuẩn bị phương án xử lý phát sinh onsite

Trong ngày setup hoặc ngày diễn ra hội chợ, vẫn có thể phát sinh lỗi điện, thiếu vật phẩm, thay đổi vị trí sản phẩm hoặc cần bổ sung hạng mục nhỏ.

Cách tránh Chốt người phụ trách onsite, số liên hệ kỹ thuật, vật tư dự phòng và danh sách các hạng mục cần kiểm tra mỗi ngày.

Checklist tốt giúp giảm rủi ro trước ngày khai mạc

Với doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ, việc chuẩn bị theo checklist sẽ giúp quá trình làm việc với đơn vị thiết kế – thi công rõ ràng hơn. Doanh nghiệp biết cần gửi gì, cần duyệt gì, cần kiểm tra gì và cần chuẩn bị phương án nào trước khi bước vào ngày setup thực tế.

Mẫu checklist sử dụng ngay

Mẫu checklist cuối bài: doanh nghiệp có thể copy để dùng ngay

Trước khi làm việc với đơn vị thiết kế – thi công gian hàng, doanh nghiệp có thể dùng mẫu checklist dưới đây để rà soát nhanh các thông tin quan trọng. Checklist được chia thành 5 nhóm: thông tin gian hàng, thiết kế – nhận diện, thi công – kỹ thuật, vận hành hội chợ, nghiệm thu – tháo dỡ.

01

Checklist thông tin gian hàng

Nhóm thông tin nền tảng để đơn vị thi công hiểu đúng bối cảnh, diện tích, thời gian và yêu cầu từ ban tổ chức.

02

Checklist thiết kế – nhận diện

Nhóm thông tin giúp bản vẽ gian hàng đồng bộ thương hiệu và truyền tải đúng thông điệp tại hội chợ.

03

Checklist thi công – kỹ thuật

Nhóm đầu việc cần kiểm tra trước khi duyệt bản vẽ, báo giá và đưa vào sản xuất thực tế.

04

Checklist vận hành hội chợ

Nhóm đầu việc giúp gian hàng không chỉ hoàn thiện đẹp, mà còn vận hành hiệu quả trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.

05

Checklist nghiệm thu – tháo dỡ

Nhóm đầu việc cần thực hiện trước giờ khai mạc và sau khi hội chợ kết thúc để tránh lỗi kỹ thuật, thiếu hạng mục hoặc phát sinh với mặt bằng.

Cách dùng checklist hiệu quả

Doanh nghiệp nên dùng checklist này ngay từ giai đoạn chuẩn bị brief. Mỗi đầu việc nên có một người phụ trách cụ thể để tránh tình trạng “ai cũng nghĩ người khác đã làm”.

Nên lưu lại sau mỗi hội chợ

Sau khi hội chợ kết thúc, hãy giữ lại checklist đã dùng, ghi chú các lỗi phát sinh và cập nhật thành mẫu nội bộ cho những lần tham gia triển lãm tiếp theo.

Lưu checklist thành file PDF sau khi đã tick xong

Sau khi rà soát các đầu việc, bấm nút bên cạnh để tải file PDF. File sẽ lưu lại trạng thái đã tick/chưa tick và có thể gửi cho team nội bộ hoặc đơn vị thi công.

Thuê trọn gói hay tự xử lý?

Khi nào nên thuê đơn vị thi công gian hàng triển lãm trọn gói?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê trọn gói. Tuy nhiên, nếu gian hàng có yêu cầu về thiết kế riêng, nhận diện thương hiệu, tiến độ gấp, nhiều hạng mục kỹ thuật hoặc cần nghiệm thu tại hiện trường, việc làm việc với một đơn vị thi công trọn gói sẽ giúp giảm rủi ro và kiểm soát tốt hơn từ bản vẽ đến setup thực tế.

↗

Doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ

Nếu chưa có kinh nghiệm làm việc với ban tổ chức, chưa biết cần chuẩn bị brief, bản vẽ, điện, thẻ thi công và nghiệm thu, thuê trọn gói giúp doanh nghiệp có một đầu mối dẫn dắt toàn bộ quá trình.

◆

Cần gian hàng đẹp hơn booth tiêu chuẩn

Booth tiêu chuẩn thường chỉ đáp ứng nhu cầu hiện diện cơ bản. Nếu doanh nghiệp muốn gian hàng nổi bật, đúng nhận diện và có trải nghiệm riêng, nên chọn phương án thiết kế – thi công riêng.

▦

Có nhiều sản phẩm cần trưng bày

Khi sản phẩm có nhiều kích thước, trọng lượng hoặc cách demo khác nhau, đơn vị thi công cần tính toán kệ, quầy, tủ, ánh sáng, luồng di chuyển và khu vực tư vấn sao cho hợp lý.

⚡

Timeline gấp, cần kiểm soát tiến độ

Nếu còn ít thời gian trước ngày setup, doanh nghiệp cần một đơn vị có thể xử lý nhanh từ thiết kế, sản xuất, in ấn, vận chuyển, lắp đặt đến xử lý phát sinh onsite.

◎

Gian hàng có nhiều hạng mục kỹ thuật

Các hạng mục như đèn rọi, màn hình, thiết bị demo, điện, quầy kệ, kho phụ, bảng hiệu, POSM và vật liệu hoàn thiện cần được bóc tách rõ để tránh thiếu hoặc phát sinh sát ngày.

✓

Không có nhân sự nội bộ theo sát thi công

Nếu team nội bộ chỉ phụ trách marketing hoặc bán hàng, doanh nghiệp nên có một đơn vị thi công trọn gói chịu trách nhiệm kỹ thuật, sản xuất, lắp đặt, nghiệm thu và tháo dỡ.

Một đơn vị thi công trọn gói thường hỗ trợ những gì?

Khi thuê trọn gói, doanh nghiệp không chỉ thuê nhân công dựng booth. Giá trị lớn hơn nằm ở việc có một đội ngũ đồng hành từ giai đoạn tư vấn, lên layout, thiết kế 3D, bóc tách hạng mục, sản xuất, vận chuyển, lắp đặt, nghiệm thu đến tháo dỡ sau hội chợ.

Tư vấn brief

Làm rõ mục tiêu, diện tích, ngân sách, sản phẩm và quy định ban tổ chức.

Thiết kế layout

Bố trí mặt bằng, luồng khách, sản phẩm, khu tư vấn và nhận diện thương hiệu.

Dựng phối cảnh 3D

Giúp doanh nghiệp hình dung gian hàng trước khi sản xuất thực tế.

Sản xuất tại xưởng

Gia công vách, quầy, kệ, bảng hiệu, in ấn, vật liệu và các chi tiết booth.

Setup onsite

Vận chuyển, lắp đặt, test điện, ánh sáng, màn hình và hoàn thiện trước khai mạc.

Tháo dỡ sau hội chợ

Thu hồi vật tư, tháo dỡ đúng giờ và bàn giao mặt bằng theo quy định.

Không nên chọn đơn vị chỉ vì giá thấp nhất

Với gian hàng triển lãm, giá thấp nhưng thiếu hạng mục có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí vào sát ngày setup. Nên xem báo giá theo từng phần: thiết kế, vật liệu, in ấn, điện, vận chuyển, lắp đặt, trực onsite và tháo dỡ.

Cần phương án thi công trọn gói?

Doanh nghiệp có thể gửi diện tích booth, thời gian triển lãm, sản phẩm trưng bày và ngân sách dự kiến để Xưởng Event tư vấn phương án thiết kế – thi công phù hợp.

Xem dịch vụ thi công gian hàng triển lãm
Xưởng Event đồng hành như thế nào?

Xưởng Event hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị gian hàng triển lãm như thế nào?

Với doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ, điều khó nhất thường không phải là chọn một mẫu booth đẹp, mà là biết cần chuẩn bị gì, duyệt gì và kiểm soát tiến độ ra sao. Xưởng Event hỗ trợ doanh nghiệp theo hướng rõ brief, rõ bản vẽ, rõ hạng mục, rõ tiến độ và rõ trách nhiệm trong từng giai đoạn thi công.

Xưởng Event hỗ trợ thiết kế sản xuất và thi công gian hàng triển lãm trọn gói
Ảnh gợi ý Nên dùng ảnh dự án thực tế hoặc đội thi công onsite.

Phù hợp nhất là ảnh gian hàng đã hoàn thiện, đội ngũ đang lắp đặt, khu vực sản xuất tại xưởng hoặc khoảnh khắc nghiệm thu trước khai mạc.

01

Tư vấn loại gian hàng phù hợp

Dựa trên diện tích, mục tiêu tham gia, ngành hàng và ngân sách, Xưởng Event hỗ trợ doanh nghiệp xác định nên dùng booth tiêu chuẩn, booth góc, custom booth hay gian hàng thiết kế riêng.

02

Dựng layout và phối cảnh 3D

Đội ngũ thiết kế triển khai mặt bằng, luồng khách, vị trí sản phẩm, khu tư vấn, kho phụ và phối cảnh 3D để doanh nghiệp hình dung gian hàng trước khi sản xuất.

03

Bóc tách báo giá theo hạng mục

Báo giá được chia theo các nhóm như kết cấu, sàn, vách, quầy kệ, in ấn, điện, ánh sáng, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ để doanh nghiệp dễ kiểm soát ngân sách.

04

Sản xuất trực tiếp tại xưởng

Các hạng mục như khung, vách, backdrop, quầy, kệ, bảng hiệu và chi tiết trang trí được gia công trước tại xưởng để rút ngắn thời gian lắp đặt tại triển lãm.

05

Thi công điện, ánh sáng và in ấn

Xưởng Event hỗ trợ triển khai các hạng mục kỹ thuật cần thiết như đèn rọi, ổ cắm, màn hình, file in, bảng hiệu, logo, QR, POSM và các chi tiết nhận diện tại booth.

06

Vận chuyển, setup và nghiệm thu

Đội thi công phụ trách vận chuyển vật tư, lắp đặt onsite, kiểm tra kết cấu, test điện – ánh sáng, chỉnh sửa chi tiết và bàn giao gian hàng trước giờ khai mạc.

Quy trình hỗ trợ từ brief đến bàn giao

Mỗi dự án gian hàng triển lãm cần được kiểm soát như một chuỗi công việc liên tục. Khi một đầu mối theo sát toàn bộ quy trình, doanh nghiệp sẽ giảm rủi ro thiếu thông tin, duyệt muộn, sản xuất sai hoặc phát sinh trong ngày setup.

Nhận brief

Diện tích, thời gian, mục tiêu, ngành hàng, ngân sách.

Kiểm tra manual

Quy định ban tổ chức, chiều cao, điện, setup, tháo dỡ.

Tư vấn layout

Luồng khách, sản phẩm, khu tư vấn, kho phụ, điểm nhận diện.

Thiết kế 3D

Phối cảnh gian hàng, vật liệu, màu sắc, trải nghiệm tổng thể.

Báo giá

Bóc tách từng hạng mục để kiểm soát ngân sách rõ ràng.

Sản xuất

Gia công tại xưởng, chuẩn bị in ấn, kết cấu, quầy kệ.

Setup onsite

Lắp đặt, test điện, chỉnh chi tiết, sắp xếp sản phẩm.

Bàn giao

Nghiệm thu, hỗ trợ phát sinh và tháo dỡ sau hội chợ.

Xưởng Event tập trung vào tính khả thi khi thi công

Một gian hàng triển lãm cần đẹp trên bản vẽ nhưng cũng phải thi công được trong thời gian setup thực tế. Vì vậy, các phương án nên được kiểm tra song song giữa thiết kế, vật liệu, kết cấu, ánh sáng, vận chuyển và quy định ban tổ chức.

  • Layout phải phù hợp diện tích và số mặt mở của booth.
  • Vật liệu phải đáp ứng tiến độ sản xuất và thời gian lắp đặt.
  • Hạng mục điện, đèn, màn hình cần được tính từ bản vẽ đầu tiên.
  • Khu trưng bày và khu tư vấn phải phục vụ đúng mục tiêu hội chợ.

Doanh nghiệp có một đầu mối để kiểm soát tiến độ

Thay vì tự làm việc riêng lẻ với nhiều bên như thiết kế, xưởng sản xuất, in ấn, vận chuyển và nhân công lắp đặt, doanh nghiệp có thể quản lý dự án qua một đầu mối phụ trách. Điều này đặc biệt hữu ích khi timeline gấp hoặc gian hàng có nhiều hạng mục kỹ thuật.

  • Hạn chế thiếu thông tin giữa các bên.
  • Dễ kiểm tra tiến độ sản xuất và ngày setup.
  • Dễ xử lý phát sinh khi có thay đổi từ ban tổ chức.
  • Giảm áp lực cho team nội bộ trong giai đoạn sát hội chợ.
FAQ chuẩn SEO

Câu hỏi thường gặp về chuẩn bị thi công gian hàng triển lãm

Dưới đây là những câu hỏi doanh nghiệp thường gặp khi lần đầu tham gia hội chợ và chuẩn bị làm việc với đơn vị thiết kế – thi công gian hàng. Phần FAQ giúp làm rõ các vấn đề về thời gian chuẩn bị, báo giá, bản vẽ, điện, booth tiêu chuẩn, custom booth và nghiệm thu.

01

Doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ nên chuẩn bị gian hàng trước bao lâu?

+

Với gian hàng thiết kế riêng, doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị trước khoảng 30–60 ngày. Khoảng thời gian này đủ để đăng ký mặt bằng, chuẩn bị brief, thiết kế 3D, duyệt bản vẽ, chốt vật liệu, sản xuất tại xưởng, in ấn và hoàn tất hồ sơ với ban tổ chức.

02

Cần gửi thông tin gì để đơn vị thi công báo giá nhanh?

+

Doanh nghiệp nên gửi tối thiểu các thông tin gồm: tên hội chợ, thời gian diễn ra, thời gian setup, diện tích booth, sơ đồ vị trí, quy định ban tổ chức, mục tiêu tham gia, sản phẩm trưng bày, nhận diện thương hiệu và ngân sách dự kiến. Brief càng rõ thì báo giá càng sát thực tế.

03

Gian hàng tiêu chuẩn 3x3m có cần thuê thiết kế riêng không?

+

Nếu doanh nghiệp chỉ cần hiện diện cơ bản, gian hàng tiêu chuẩn 3x3m có thể đủ dùng. Tuy nhiên, nếu muốn booth nổi bật hơn, có nhận diện thương hiệu rõ, có kệ trưng bày, quầy tư vấn, ánh sáng riêng hoặc điểm check-in, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án thiết kế – thi công riêng trên diện tích 3x3m.

04

Chi phí thi công gian hàng triển lãm gồm những khoản nào?

+

Chi phí thường gồm các nhóm: thiết kế 3D, sản xuất kết cấu, sàn, vách, backdrop, quầy kệ, in ấn, điện, ánh sáng, màn hình, vận chuyển, nhân công lắp đặt, trực onsite và tháo dỡ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính thêm các khoản như điện từ ban tổ chức, thẻ thi công, đặt cọc và chi phí phát sinh nếu thay đổi sát ngày.

05

Có cần nộp bản vẽ gian hàng cho ban tổ chức không?

+

Với gian hàng thiết kế riêng, doanh nghiệp thường cần nộp bản vẽ cho ban tổ chức duyệt trước khi thi công. Bản vẽ nên thể hiện rõ kích thước, chiều cao, mặt bằng bố trí, vật liệu, kết cấu, điện và các hạng mục kỹ thuật. Mỗi triển lãm có thời hạn nộp và quy định duyệt khác nhau, nên cần kiểm tra manual từ sớm.

06

Nên chọn booth tiêu chuẩn hay custom booth?

+

Booth tiêu chuẩn phù hợp khi ngân sách hạn chế, nhu cầu đơn giản và doanh nghiệp chỉ cần một không gian cơ bản để hiện diện. Custom booth phù hợp khi doanh nghiệp cần gian hàng nổi bật hơn, có thiết kế riêng, nhiều sản phẩm trưng bày, khu trải nghiệm, khu tư vấn hoặc yêu cầu cao về nhận diện thương hiệu.

07

Ai phụ trách đăng ký điện, thẻ thi công và giấy tờ với ban tổ chức?

+

Tùy từng hội chợ, doanh nghiệp có thể tự làm việc trực tiếp với ban tổ chức hoặc phối hợp cùng đơn vị thi công để chuẩn bị hồ sơ. Những hạng mục cần kiểm tra gồm đăng ký điện, công suất thiết bị, thẻ thi công, thông tin nhà thầu, đặt cọc thi công, thời gian setup và thời gian tháo dỡ.

08

Ngày setup cần nghiệm thu những hạng mục nào?

+

Trong ngày setup, doanh nghiệp nên kiểm tra các hạng mục: kết cấu gian hàng, sàn, vách, quầy, kệ, bảng hiệu, logo, file in, điện, đèn, màn hình, sản phẩm trưng bày, khu tư vấn, lối đi và độ an toàn. Nên có một người đại diện phụ trách nghiệm thu để phát hiện lỗi sớm trước giờ khai mạc.

09

Xưởng Event có hỗ trợ lắp đặt và tháo dỡ sau hội chợ không?

+

Xưởng Event có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo quy trình trọn gói từ tư vấn brief, thiết kế layout, dựng phối cảnh 3D, sản xuất tại xưởng, in ấn, vận chuyển, setup onsite, nghiệm thu đến tháo dỡ sau hội chợ. Doanh nghiệp có thể xem thêm tại trang thi công gian hàng triển lãm của Xưởng Event.

Nên lưu lại FAQ để làm checklist nội bộ

Các câu hỏi trên có thể dùng như một bảng rà soát nhanh trước khi doanh nghiệp gửi brief cho đơn vị thiết kế – thi công gian hàng.

FAQ không thay thế manual của ban tổ chức

Mỗi triển lãm có quy định riêng. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra tài liệu hướng dẫn từ ban tổ chức trước khi chốt thiết kế và tiến độ thi công.

Bài viết liên quan

Lên đầu trang