Đúng quy định
Thiết kế booth bám chiều cao, mặt dựng, vật liệu và hồ sơ kỹ thuật được yêu cầu.
Booth đúng quy định · Hạn chế phát sinh
01
Exhibition Manual
Xưởng Event · Thiết kế & thi công booth
Tài liệu cần đọc trước khi thiết kế booth
Manual ban tổ chức triển lãm là gì? Vì sao cần đọc trước khi thiết kế booth?
Manual ban tổ chức là tài liệu nền giúp doanh nghiệp và đơn vị thi công hiểu rõ quy định thiết kế, chiều cao, vật liệu, điện, ánh sáng, vận chuyển, thời gian setup, tháo dỡ và các khoản phí kỹ thuật. Đọc manual càng sớm, booth càng dễ thiết kế đúng, thi công đúng tiến độ và hạn chế phát sinh chi phí.
Manual
Checklist Before booth design
Checklist Before booth design
M
01
Chiều cao booth
Giới hạn bảng hiệu, trần, khối treo, mặt dựng.
✓
02
Vật liệu & an toàn
Quy định kết cấu, PCCC, thi công trong hội trường.
✓
03
Điện & ánh sáng
Công suất, ổ cắm, tủ điện, đăng ký kỹ thuật.
✓
04
Setup & tháo dỡ
Thời gian vào hàng, vận chuyển, hoàn trả mặt bằng.
✓
05
Phí kỹ thuật
Điện, thẻ thi công, internet, vệ sinh, phí vào hàng.
✓
!
3D đẹp chưa đủ nếu không đúng manual
Một booth có thể phải chỉnh lại thiết kế nếu vượt chiều cao, sai vật liệu, thiếu điểm điện hoặc không đáp ứng thời gian setup của ban tổ chức.
Booth Setup Control
Đúng ngân sách
Nhìn trước các khoản phí điện, thẻ thi công, vận chuyển, setup ngoài giờ và phí kỹ thuật.
Đúng tiến độ
Lập kế hoạch sản xuất, vận chuyển, vào hàng, lắp đặt và tháo dỡ sát thực tế hơn.
Đúng vận hành
Booth có đủ điện, ánh sáng, màn hình, khu demo, QR và khu tư vấn trước giờ khai mạc.
02
Mở bài
3D đẹp chưa đủ để thi công thuận lợi
Vì sao nhiều booth đẹp trên 3D nhưng gặp vấn đề khi thi công?
Khi bắt đầu một dự án gian hàng triển lãm, nhiều doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến phối cảnh 3D: booth có đẹp không, có nổi bật không, màu sắc có đúng nhận diện không. Nhưng trong thực tế thi công, một bản vẽ đẹp vẫn có thể gặp vấn đề nếu chưa được kiểm tra với manual ban tổ chức triển lãm.
Vấn đề không nằm ở việc bản 3D đẹp hay xấu, mà nằm ở việc bản 3D đó có được phép thi công hay không
Booth có thể rất ấn tượng trên phối cảnh, nhưng nếu vượt chiều cao cho phép, dùng vật liệu không phù hợp, bố trí điện sai công suất, không tính thời gian setup hoặc thiếu hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ có thể phải chỉnh lại sát ngày thi công. Khi đó, chi phí và tiến độ đều bị ảnh hưởng.
01
Nhìn trên phối cảnh
Booth đẹp, cao, nhiều khối, nhiều hiệu ứng
Bản 3D thường tập trung thể hiện hình ảnh thương hiệu, concept, màu sắc, bảng hiệu, khu trưng bày và điểm check-in. Đây là bước quan trọng, nhưng chưa đủ để đảm bảo booth có thể dựng đúng tại hội trường.
02
Khi bước vào thi công
Booth phải bám quy định, kỹ thuật và điều kiện onsite
Thi công thực tế cần tuân thủ chiều cao, vật liệu, điện, ánh sáng, an toàn, thời gian vào hàng, lối vận chuyển, khu vực lắp đặt, hồ sơ duyệt và các phí kỹ thuật theo manual của ban tổ chức.
03
Kết quả nếu không kiểm tra sớm
Thiết kế phải sửa, báo giá phải cập nhật, timeline bị kéo căng
Khi manual được đọc quá muộn, đội thiết kế và thi công có thể phải thay đổi chiều cao, giảm khối lượng, đổi vật liệu, bổ sung điện, làm lại file kỹ thuật hoặc điều chỉnh báo giá ngay trước ngày setup.
Những vấn đề thường phát sinh khi bản vẽ 3D không bám manual
Manual không chỉ là tài liệu dành cho đội thi công. Đây là cơ sở quan trọng ngay từ bước thiết kế, vì nó quyết định booth được cao bao nhiêu, được dùng vật liệu gì, cần đăng ký điện thế nào và có bao nhiêu thời gian để setup.
01
Vượt chiều cao cho phép
Bảng hiệu, vách, trần hoặc khối trang trí cao hơn giới hạn của ban tổ chức.
02
Không phù hợp vật liệu
Vật liệu dễ cháy, gây mùi, thi công bụi hoặc không đáp ứng yêu cầu an toàn hội trường.
03
Thiếu điện vận hành
Booth có màn hình, đèn, thiết bị demo nhưng chưa đăng ký đúng công suất và điểm điện.
04
Không đủ thời gian setup
Thiết kế quá phức tạp so với khung giờ vào hàng, lắp đặt và nghiệm thu được cấp.Thiết kế đẹp
Phối cảnh 3D có hình ảnh tốt, đúng tinh thần thương hiệu và nổi bật về thị giác.
Chưa đọc manual
Chưa kiểm tra chiều cao, điện, vật liệu, hồ sơ kỹ thuật và thời gian setup.
BTC yêu cầu chỉnh
Bản vẽ phải sửa lại vì không đúng quy định hoặc thiếu hồ sơ phê duyệt.
Chi phí thay đổi
Phát sinh do đổi vật liệu, thêm điện, thay kết cấu, in lại hoặc tăng ca setup.
Tiến độ bị áp lực
Đội thi công phải xử lý gấp trong thời gian ngắn, rủi ro bàn giao sát giờ khai mạc.
Thông điệp quan trọng của bài viết
Trước khi thiết kế booth triển lãm, doanh nghiệp nên đọc manual ban tổ chức càng sớm càng tốt. Manual giúp bản vẽ 3D không chỉ đẹp về hình ảnh, mà còn đúng quy định, đúng kỹ thuật, đúng ngân sách và đúng điều kiện thi công thực tế.
03
Định nghĩa
Manual ban tổ chức triển lãm
Manual ban tổ chức triển lãm là gì?
Manual ban tổ chức triển lãm là bộ tài liệu hướng dẫn và quy định dành cho doanh nghiệp tham gia triển lãm, đơn vị thiết kế booth, đơn vị thi công và các nhà thầu kỹ thuật. Tài liệu này giúp tất cả các bên hiểu rõ booth được phép thiết kế như thế nào, thi công trong điều kiện nào và cần tuân thủ những yêu cầu gì.
Có thể hiểu đơn giản: manual là “luật chơi kỹ thuật” của một kỳ triển lãm
Mỗi triển lãm, mỗi trung tâm hội chợ hoặc mỗi ban tổ chức có thể có bộ quy định riêng. Manual giúp doanh nghiệp biết rõ gian hàng được phép cao bao nhiêu, dùng vật liệu gì, đăng ký điện ra sao, vào hàng lúc nào, tháo dỡ lúc nào và những khoản phí nào cần chuẩn bị trước.
Manual thường đóng vai trò như một bộ hồ sơ triển khai booth
Không chỉ là file tham khảo-
01
Tài liệu định hướng thiết kế Cho biết booth được phép thiết kế trong giới hạn nào: chiều cao, mặt dựng, trần, bảng hiệu, khoảng lùi và khu vực sử dụng.
-
02
Tài liệu kiểm soát thi công Quy định cách lắp đặt, vật liệu được phép dùng, thời gian setup, quy trình vào hàng, an toàn lao động và tháo dỡ.
-
03
Tài liệu đăng ký kỹ thuật Hướng dẫn đăng ký điện, internet, thiết bị, thẻ thi công, xe vận chuyển, nhân sự kỹ thuật hoặc các biểu mẫu cần nộp.
-
04
Tài liệu dự trù chi phí phát sinh Giúp nhận diện sớm các khoản phí có thể nằm ngoài báo giá thi công như điện, thẻ thi công, phí vào hàng, setup ngoài giờ hoặc phí vệ sinh.
Manual không chỉ dành cho đội thi công, mà cần được đọc ngay từ bước thiết kế booth
Nếu đội thiết kế không nắm manual, bản vẽ 3D có thể đẹp nhưng không phù hợp điều kiện triển khai. Khi đó, doanh nghiệp phải chỉnh lại thiết kế, cập nhật báo giá, đổi vật liệu hoặc bổ sung hồ sơ kỹ thuật sát ngày setup.
01
Giới hạn thiết kế
Xác định booth được cao bao nhiêu, có được làm trần, treo bảng hiệu hoặc dựng vách sát booth bên cạnh hay không.
02
Điều kiện thi công
Làm rõ thời gian vào hàng, khung giờ lắp đặt, tháo dỡ, lối vận chuyển, bốc xếp và hoàn trả mặt bằng.
03
Yêu cầu kỹ thuật
Quy định điện, ánh sáng, thiết bị demo, màn hình, hệ thống dây dẫn, an toàn và hồ sơ kỹ thuật cần duyệt.
04
Chi phí liên quan
Giúp xác định khoản nào nằm trong báo giá thi công, khoản nào cần thanh toán riêng cho ban tổ chức.Định nghĩa ngắn gọn cần nhớ
Manual ban tổ chức triển lãm là bộ quy định kỹ thuật và vận hành dùng để thiết kế, báo giá, sản xuất, lắp đặt và tháo dỡ gian hàng đúng chuẩn. Với một dự án booth chuyên nghiệp, manual nên được đọc trước khi dựng layout, thiết kế 3D và bóc tách báo giá thi công.
04
Nội dung manual
Bản đồ quy định cần kiểm tra
Manual triển lãm thường bao gồm những nội dung nào?
Mỗi triển lãm có thể có bộ manual khác nhau, nhưng phần lớn đều xoay quanh các nội dung cốt lõi: diện tích booth, vị trí mặt bằng, chiều cao, kết cấu, vật liệu, điện, ánh sáng, thiết bị, thời gian setup, vận chuyển, tháo dỡ, hồ sơ kỹ thuật và các khoản phí cần đăng ký riêng.
Có thể xem manual như một bản đồ triển khai booth
Manual giúp đội thiết kế biết giới hạn sáng tạo, giúp đội thi công biết điều kiện lắp đặt và giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách sát thực tế hơn trước khi tham gia triển lãm.
Mặt bằng booth
Diện tích, vị trí, số mặt mở, hướng tiếp cận và ranh giới gian hàng.Chiều cao
Giới hạn vách, bảng hiệu, trần, khối treo và mặt dựng.Kết cấu
Quy định an toàn, chịu lực, vật liệu, thi công và hoàn thiện.Điện kỹ thuật
Công suất, điểm điện, ổ cắm, tủ điện, dây dẫn và đăng ký điện.Setup
Thời gian vào hàng, lắp đặt, tăng ca, nghiệm thu và tháo dỡ.Vận chuyển
Lối vào hàng, thang hàng, xe tải, bốc xếp và hoàn trả mặt bằng.Phí đăng ký
Điện, internet, thẻ thi công, vệ sinh, kỹ thuật và phí phát sinh.01
Diện tích và vị trí
Quy định về mặt bằng, ranh giới booth và số mặt mở
Manual thường ghi rõ diện tích gian hàng, mã vị trí, ranh giới thi công, lối đi chung, khu vực không được lấn chiếm, hướng tiếp cận và số mặt mở của booth. Đây là cơ sở để lên layout, bố trí quầy, kệ, khu tư vấn và điểm thu lead.
02
Chiều cao và mặt dựng
Quy định về chiều cao tối đa, bảng hiệu, trần và khối treo
Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế 3D. Manual có thể quy định booth được cao tối đa bao nhiêu, có được dựng trần không, có được treo bảng hiệu không, vách sát booth bên cạnh cần hoàn thiện ra sao và khu vực nào không được che chắn.
03
Kết cấu và vật liệu
Quy định về vật liệu, an toàn, PCCC và phương án thi công
Manual thường đề cập đến vật liệu được phép sử dụng, yêu cầu chống cháy, an toàn kết cấu, hạn chế thi công gây bụi/mùi, quy định sơn tại chỗ, cắt gọt vật liệu và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng sau khi tháo dỡ.
04
Điện và thiết bị
Quy định về nguồn điện, ổ cắm, ánh sáng, màn hình và demo sản phẩm
Booth có đèn, màn hình, máy demo, thiết bị tương tác hoặc khu trải nghiệm cần kiểm tra công suất điện, điểm cấp điện, đăng ký ổ cắm, tủ điện, dây dẫn, tiêu chuẩn an toàn và phí điện theo quy định ban tổ chức.
05
Setup và tháo dỡ
Quy định về thời gian vào hàng, lắp đặt, nghiệm thu và tháo dỡ
Manual thường nêu rõ khung giờ thi công, thời gian setup, thời hạn hoàn thiện, thời gian nghiệm thu, khung giờ tháo dỡ và quy định nếu phát sinh tăng ca hoặc setup ngoài giờ.
06
Hồ sơ và biểu mẫu
Quy định về bản vẽ kỹ thuật, đăng ký nhà thầu và giấy tờ cần nộp
Một số triển lãm yêu cầu nộp layout, phối cảnh, bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ điện, danh sách nhân sự thi công, giấy đăng ký nhà thầu, thẻ thi công hoặc biểu mẫu đăng ký dịch vụ kỹ thuật.
| Nhóm nội dung trong manual | Thông tin thường có | Ảnh hưởng đến thiết kế booth | Ảnh hưởng đến báo giá thi công |
|---|---|---|---|
| Mặt bằng và vị trí booth | Diện tích, mã booth, số mặt mở, hướng lối đi, ranh giới thi công. | Ảnh hưởng layout | Quyết định khối lượng sàn, vách, mặt nhận diện và vận chuyển. |
| Chiều cao và mặt dựng | Chiều cao tối đa, quy định bảng hiệu, trần, khối treo, vách giáp booth bên cạnh. | Ảnh hưởng 3D mạnh | Ảnh hưởng kết cấu, vật liệu, gia cố, nhân công và hồ sơ kỹ thuật. |
| Vật liệu và an toàn | Vật liệu được phép dùng, quy định chống cháy, thi công sơn, cắt gọt, bụi/mùi. | Giới hạn chất liệu và phương án hoàn thiện bề mặt. | Ảnh hưởng giá vật liệu, thời gian sản xuất và phương án thi công. |
| Điện, ánh sáng, thiết bị | Công suất, điểm điện, ổ cắm, tủ điện, đèn, màn hình, thiết bị demo, đăng ký kỹ thuật. | Ảnh hưởng vị trí đèn, màn hình, demo, quầy tư vấn và khu trải nghiệm. | Phát sinh phí điện, thiết bị, dây dẫn, nhân sự kỹ thuật hoặc đăng ký riêng với BTC. |
| Setup, vận chuyển, tháo dỡ | Thời gian vào hàng, khung giờ thi công, cổng vận chuyển, thang hàng, bốc xếp, tháo dỡ. | Ảnh hưởng mức độ phức tạp có thể triển khai trong thời gian cho phép. | Ảnh hưởng số ca nhân công, tăng ca, xe vận chuyển và chi phí onsite. |
| Hồ sơ kỹ thuật và phí | Bản vẽ cần nộp, thẻ thi công, phí điện, internet, vệ sinh, phí kỹ thuật, phí ngoài giờ. | Ảnh hưởng thời điểm duyệt thiết kế và chuyển sang sản xuất. | Giúp xác định khoản đã gồm, chưa gồm và khoản khách hàng thanh toán riêng. |
Cách đọc nhanh một bộ manual triển lãm
Khi nhận manual, doanh nghiệp nên kiểm tra trước 6 nhóm quan trọng: mặt bằng, chiều cao, vật liệu, điện, setup và phí kỹ thuật. Đây là các phần ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế 3D, báo giá thi công, tiến độ sản xuất và khả năng vận hành booth tại triển lãm.
05
Lý do cần đọc sớm
Trước khi dựng layout và 3D
Vì sao cần đọc manual trước khi thiết kế booth?
Manual không chỉ là tài liệu để đội thi công xem trước ngày setup. Đây là bộ quy định cần được đọc ngay từ giai đoạn thiết kế, vì manual quyết định booth được phép cao bao nhiêu, dùng vật liệu gì, bố trí điện thế nào, cần nộp hồ sơ gì và có đủ thời gian để lắp đặt hay không.
Manual là “cổng kiểm duyệt” trước khi booth bước vào thiết kế 3D
Nếu đọc manual trước, đội thiết kế có thể sáng tạo trong phạm vi được phép. Nếu đọc manual sau, bản vẽ có thể phải sửa lại, báo giá phải cập nhật và timeline sản xuất bị kéo căng.
01
Đọc manual
Kiểm tra chiều cao, vật liệu, điện, thời gian setup và yêu cầu hồ sơ.→
02
Thiết kế đúng phạm vi
Dựng layout và 3D bám theo giới hạn kỹ thuật, vận hành và ngân sách.→
03
Thi công ít phát sinh
Giảm rủi ro sửa bản vẽ, đổi vật liệu, thêm điện, tăng ca hoặc trễ nghiệm thu.Đọc manual quá muộn
Thiết kế xong mới kiểm tra quy định
Đây là tình huống dễ tạo ra rủi ro nhất. Booth có thể đã được duyệt về mặt hình ảnh, nhưng khi đối chiếu manual lại phát hiện nhiều điểm không phù hợp.
- Phải giảm chiều cao, bỏ trần, đổi bảng hiệu hoặc chỉnh lại mặt dựng.
- Phải đổi vật liệu vì không đáp ứng yêu cầu an toàn hoặc PCCC.
- Phải bổ sung điện, ổ cắm, sơ đồ kỹ thuật hoặc đăng ký công suất mới.
- Phải cập nhật báo giá vì thay đổi kết cấu, vật liệu, nhân công và onsite.
Đọc manual trước khi thiết kế
Thiết kế đúng quy định ngay từ bản đầu
Khi manual được đọc trước, bản 3D không chỉ đẹp mà còn có khả năng triển khai thực tế tốt hơn. Doanh nghiệp kiểm soát được cả hình ảnh, chi phí và tiến độ.
- Layout bám đúng mặt bằng, ranh giới booth, số mặt mở và hướng tiếp cận.
- Chiều cao, bảng hiệu, trần, vách và kết cấu nằm trong giới hạn cho phép.
- Điện, ánh sáng, màn hình, thiết bị demo được tính từ đầu.
- Báo giá thi công sát thực tế hơn vì đã tính đến điều kiện của ban tổ chức.
Giúp bản vẽ 3D không vượt giới hạn cho phép
Manual cho biết booth được cao tối đa bao nhiêu, có được làm trần không, bảng hiệu được đặt ở đâu, vách giáp booth bên cạnh cần xử lý thế nào. Đây là dữ liệu quan trọng để tránh thiết kế đẹp nhưng không được duyệt.
Giúp chọn vật liệu phù hợp quy định và điều kiện thi công
Không phải vật liệu nào cũng phù hợp trong hội trường triển lãm. Manual có thể yêu cầu vật liệu an toàn, hạn chế gây bụi/mùi, không thi công sơn tại chỗ hoặc cần phương án hoàn thiện sẵn trước khi vào hàng.
Giúp tính đúng điện, ánh sáng, màn hình và thiết bị demo
Booth có màn hình, đèn rọi, lightbox, máy demo hoặc thiết bị tương tác cần kiểm tra công suất điện, điểm cấp điện, ổ cắm, dây dẫn, tủ điện và phí đăng ký kỹ thuật ngay từ lúc thiết kế.
Giúp thiết kế phù hợp với thời gian setup thực tế
Một booth nhiều khối, nhiều chi tiết, nhiều thiết bị cần thời gian lắp đặt dài hơn. Nếu manual chỉ cho thời gian setup ngắn, thiết kế phải được tối ưu để sản xuất sẵn, lắp nhanh và nghiệm thu đúng giờ.
Giúp dự trù những khoản phí dễ bị bỏ sót
Manual thường nêu các khoản như phí điện, thẻ thi công, phí vào hàng, phí internet, phí vệ sinh, phí kỹ thuật hoặc setup ngoài giờ. Nếu đọc muộn, những khoản này dễ trở thành phát sinh ngoài báo giá.
Giúp booth sẵn sàng vận hành trước giờ khai mạc
Đọc manual từ đầu giúp đội thiết kế và thi công chuẩn bị đúng hồ sơ, đúng điều kiện kỹ thuật và đúng checklist bàn giao, từ đó giảm rủi ro bị yêu cầu chỉnh sửa sát thời điểm mở cửa triển lãm.
| Lý do cần đọc manual trước | Nếu không đọc trước | Nếu đọc trước khi thiết kế | Tác động đến dự án booth |
|---|---|---|---|
| Chiều cao và mặt dựng | Bản 3D có thể vượt chiều cao, làm trần hoặc bảng hiệu không được phép. | Thiết kế trong giới hạn | Giảm khả năng bị ban tổ chức yêu cầu chỉnh lại phối cảnh. |
| Vật liệu thi công | Vật liệu chọn trong 3D có thể không phù hợp quy định an toàn hoặc điều kiện hội trường. | Chọn vật liệu khả thi | Giảm phát sinh do đổi vật liệu sau khi báo giá đã chốt. |
| Điện và thiết bị | Thiết kế nhiều đèn, màn hình, demo nhưng chưa tính công suất và điểm điện. | Tính điện, ánh sáng, ổ cắm, dây dẫn và phí đăng ký ngay từ đầu. | Giúp booth vận hành ổn định trong ngày triển lãm. |
| Thời gian setup | Thiết kế quá phức tạp so với thời gian vào hàng, dẫn đến tăng ca hoặc trễ nghiệm thu. | Tối ưu kết cấu, sản xuất sẵn và chia module để lắp nhanh hơn. | Kiểm soát tiến độ setup và giảm áp lực trước giờ khai mạc. |
| Hồ sơ kỹ thuật | Thiếu bản vẽ, sơ đồ điện, đăng ký nhà thầu hoặc biểu mẫu cần nộp. | Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật song song với thiết kế và báo giá. | Giảm rủi ro bị chậm phê duyệt trước ngày thi công. |
| Chi phí phát sinh | Phí điện, thẻ thi công, internet, vệ sinh, vào hàng hoặc setup ngoài giờ có thể bị bỏ sót. | Tách rõ khoản đã gồm, chưa gồm và khoản khách hàng thanh toán riêng. | Giúp báo giá sát thực tế và dễ kiểm soát ngân sách cuối cùng. |
06
Quy định kỹ thuật
Chiều cao · Mặt dựng · Kết cấu booth
Các quy định về chiều cao, mặt dựng và kết cấu booth
Trong manual ban tổ chức triển lãm, nhóm quy định về chiều cao, mặt dựng và kết cấu là phần ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế 3D. Đây là cơ sở để xác định booth được phép cao bao nhiêu, có được dựng trần hay không, bảng hiệu đặt ở đâu, vách giáp gian hàng bên cạnh xử lý thế nào và kết cấu có cần hồ sơ kỹ thuật phê duyệt không.
Chiều cao không chỉ là yếu tố thẩm mỹ, mà là giới hạn kỹ thuật bắt buộc
Một bảng hiệu cao, một vách lớn hay một khối treo đẹp trên 3D có thể phải điều chỉnh nếu vượt giới hạn của ban tổ chức. Vì vậy, trước khi dựng phối cảnh, đội thiết kế cần biết rõ giới hạn chiều cao của từng loại booth.
- Booth tiêu chuẩn thường có giới hạn chiều cao riêng.
- Booth custom có thể cần phê duyệt bản vẽ kỹ thuật.
- Booth đảo, booth góc hoặc booth lớn có thể có quy định riêng.
- Khối treo, lightbox, trần và bảng hiệu thường cần kiểm tra kỹ.
Booth được cao tối đa bao nhiêu?
Manual thường quy định chiều cao tối đa cho vách, bảng hiệu, khung cổng, trần hoặc hệ treo. Nếu thiết kế vượt mức này, bản vẽ có thể bị yêu cầu chỉnh lại trước khi được duyệt thi công.
Mặt tiền và mặt bên được xử lý thế nào?
Booth một mặt mở, hai mặt mở, booth góc hoặc booth đảo sẽ có cách xử lý mặt dựng khác nhau. Manual có thể quy định khu vực nào được dựng vách, khu vực nào phải mở thoáng và không được che khuất lối đi.
Khung, vách, trần và bảng hiệu có cần gia cố không?
Các hạng mục cao, nặng, có đèn, màn hình hoặc khối treo cần tính kết cấu an toàn. Một số triển lãm yêu cầu bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ kết cấu hoặc xác nhận phương án thi công trước khi setup.
Mặt sau và cạnh bên có cần hoàn thiện không?
Nếu vách cao hơn booth bên cạnh hoặc có mặt lộ ra khu vực công cộng, manual có thể yêu cầu hoàn thiện mặt sau, không để lộ khung, dây điện, decal thô hoặc bề mặt chưa xử lý.
5 nhóm quy định cần kiểm tra trước khi chốt thiết kế 3D
Với booth triển lãm, chiều cao và kết cấu không nên được quyết định chỉ bằng cảm quan thiết kế. Cần đối chiếu manual để đảm bảo bản vẽ vừa đẹp, vừa được duyệt, vừa an toàn khi thi công thực tế.
01
Chiều cao tối đa
Kiểm tra giới hạn chiều cao cho vách, bảng hiệu, khối trang trí, trần hoặc hệ treo.
02
Khoảng lùi và ranh giới
Không lấn lối đi chung, không vượt ra ngoài diện tích booth và không che khu vực cấm.
03
Quy định mặt dựng
Xác định mặt nào được dựng kín, mặt nào cần mở, mặt sau có cần hoàn thiện hay không.
04
An toàn kết cấu
Kiểm tra khung, vách, bảng hiệu, trần, màn hình, lightbox và hạng mục có tải trọng.
05
Hồ sơ phê duyệt
Có thể cần nộp layout, phối cảnh, mặt đứng, mặt bằng, sơ đồ điện hoặc bản vẽ kỹ thuật.| Nhóm quy định | Cần kiểm tra trong manual | Ảnh hưởng đến thiết kế booth | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|
| Chiều cao tổng thể | Booth được cao tối đa bao nhiêu, chiều cao tính từ sàn nào, có phân biệt booth tiêu chuẩn và booth custom không. | Ảnh hưởng 3D mạnh | Bản vẽ phải giảm chiều cao, sửa bảng hiệu, hạ khối trang trí hoặc thay đổi concept. |
| Bảng hiệu và mặt tiền | Bảng hiệu được đặt ở đâu, cao bao nhiêu, có được vượt khỏi ranh giới booth hay không. | Quyết định vị trí logo, tên thương hiệu, lightbox, màn hình hoặc điểm check-in. | Logo bị che, bảng hiệu không được duyệt hoặc phải làm lại kết cấu nhận diện. |
| Trần và khối treo | Có được làm trần, canopy, khối treo, đèn treo hoặc hệ rigging không. | Cần duyệt kỹ thuật | Phát sinh hồ sơ, phí treo, gia cố kết cấu hoặc buộc phải bỏ hạng mục treo. |
| Vách giáp booth bên cạnh | Vách sát booth khác được cao bao nhiêu, mặt sau có cần hoàn thiện sạch không. | Ảnh hưởng vật liệu, hoàn thiện mặt sau, độ cao vách và bố trí nhận diện. | Bị yêu cầu che mặt sau, xử lý lại bề mặt hoặc tháo bớt vách cao. |
| Kết cấu chịu lực | Khung, vách, bảng hiệu, màn hình, lightbox, tủ kệ có cần phương án chịu lực không. | Ảnh hưởng cách chia module, khung sắt, khung gỗ, điểm neo và phương án thi công. | Booth mất an toàn, bị từ chối nghiệm thu hoặc phải gia cố gấp khi setup. |
| Hồ sơ bản vẽ | Cần nộp mặt bằng, mặt đứng, phối cảnh, sơ đồ điện, bản vẽ kết cấu hoặc danh sách vật liệu không. | Thiết kế cần đủ dữ liệu để chuyển thành hồ sơ kỹ thuật. | Chậm duyệt thiết kế, chậm sản xuất hoặc không được phép thi công đúng ngày setup. |
Checklist cần hỏi khi đọc phần chiều cao và mặt dựng
- Booth được cao tối đa bao nhiêu mét?
- Chiều cao tính từ mặt sàn gốc hay từ mặt sàn nâng?
- Có được làm trần, canopy hoặc khối treo không?
- Bảng hiệu có được vượt khỏi ranh giới booth không?
- Vách giáp booth bên cạnh có cần hoàn thiện mặt sau không?
- Booth góc, booth đảo hoặc booth custom có quy định riêng không?
Checklist cần hỏi khi đọc phần kết cấu booth
- Các hạng mục cao hoặc nặng có cần bản vẽ kỹ thuật không?
- Lightbox, màn hình, logo nổi, tủ kệ có cần gia cố không?
- Có yêu cầu về vật liệu chống cháy hoặc an toàn kết cấu không?
- Có được khoan, bắt vít, treo, neo hoặc tác động vào kết cấu hội trường không?
- Hồ sơ kỹ thuật cần nộp trước ngày nào?
- Ai là người duyệt bản vẽ trước khi được phép thi công?
07
Vật liệu & an toàn
PCCC · Kết cấu · Thi công trong hội trường
Quy định về vật liệu, an toàn và phòng cháy chữa cháy
Trong manual ban tổ chức triển lãm, phần vật liệu và an toàn thường được quy định rất chặt vì booth được thi công trong không gian chung, gần nhiều gian hàng khác, có hệ thống điện, đèn, màn hình và lượng khách di chuyển liên tục. Đọc kỹ phần này giúp thiết kế booth không chỉ đẹp, mà còn an toàn, đúng chuẩn hội trường và đủ điều kiện nghiệm thu.
Vật liệu booth không thể chọn chỉ vì đẹp hoặc rẻ
Một vật liệu phù hợp cần đáp ứng đồng thời nhiều yếu tố: đúng tinh thần thiết kế, đủ độ bền, phù hợp thời gian setup, ít rủi ro trong hội trường, an toàn khi có điện – ánh sáng và không vi phạm quy định phòng cháy chữa cháy của ban tổ chức.
- Không dùng vật liệu dễ gây mất an toàn trong không gian triển lãm.
- Không thi công gây bụi, mùi hoặc ảnh hưởng gian hàng xung quanh.
- Không che chắn lối thoát hiểm, thiết bị kỹ thuật hoặc khu vực công cộng.
- Không để dây điện, mặt sau vách, khung kết cấu lộ ra thiếu an toàn.
Manual có thể quy định loại vật liệu phù hợp với hội trường
Một số sự kiện yêu cầu vật liệu có độ an toàn cao, bề mặt hoàn thiện sẵn, hạn chế bụi/mùi và không gây ảnh hưởng đến sàn, tường, trần hoặc hệ thống kỹ thuật của trung tâm triển lãm.
Vật liệu dễ cháy hoặc che chắn sai vị trí thường bị kiểm soát kỹ
Các hạng mục như vách, trần, rèm, vật liệu phủ bề mặt, khu kho phụ, khu demo và phần đi dây cần được xem xét kỹ để không làm tăng rủi ro cháy nổ hoặc cản trở xử lý sự cố.
Booth càng cao, càng nhiều khối thì càng cần kiểm tra chịu lực
Vách cao, bảng hiệu lớn, lightbox, màn hình, kệ sản phẩm nặng hoặc khối trang trí treo cần có phương án kết cấu phù hợp để đảm bảo an toàn trong quá trình lắp đặt và vận hành.
Một số thao tác có thể không được làm trực tiếp tại hội trường
Manual có thể hạn chế cắt gọt, sơn, phun keo, khoan đục, mài vật liệu hoặc những thao tác tạo bụi, mùi, tiếng ồn. Vì vậy, nhiều hạng mục cần được sản xuất và hoàn thiện trước khi đưa vào setup.
5 nhóm quy định vật liệu và an toàn cần kiểm tra trong manual triển lãm
Khi đọc manual, doanh nghiệp và đơn vị thi công nên tách phần vật liệu – an toàn thành từng nhóm để kiểm tra. Điều này giúp tránh việc thiết kế xong mới phát hiện vật liệu không phù hợp hoặc cần thay đổi phương án thi công.
01
Vật liệu vách, sàn, trần
Kiểm tra vật liệu được phép dùng, độ hoàn thiện, yêu cầu an toàn và khả năng tháo dỡ.
02
Vật liệu trang trí
Rèm, vải, decal, formex, mica, alu, lightbox, cây trang trí hoặc mô hình cần phù hợp quy định.
03
An toàn điện
Vật liệu gần đèn, ổ cắm, màn hình, lightbox và thiết bị demo cần được xử lý an toàn.
04
Lối đi và thoát hiểm
Booth không được lấn chiếm, che chắn hoặc gây cản trở luồng di chuyển và khu vực kỹ thuật.
05
Hồ sơ an toàn
Một số booth có thể cần gửi danh sách vật liệu, bản vẽ kỹ thuật hoặc cam kết an toàn trước thi công.| Nhóm hạng mục | Cần kiểm tra trong manual | Ảnh hưởng đến thiết kế booth | Ảnh hưởng đến thi công | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|---|
| Sàn booth | Quy định về sàn nâng, thảm, sàn gỗ, độ cao sàn, mép sàn và hoàn trả mặt bằng. | Ảnh hưởng chiều cao tổng thể, lối vào booth và trải nghiệm khách. | Cần tính vật liệu & tháo dỡ | Sàn bị yêu cầu chỉnh mép, tháo lại hoặc phát sinh chi phí hoàn trả. |
| Vách và mặt dựng | Vật liệu được phép dùng, bề mặt hoàn thiện, chiều cao, mặt sau và vị trí giáp booth bên cạnh. | Ảnh hưởng màu sắc, texture, chiều cao vách, vị trí logo và bảng hiệu. | Ảnh hưởng khung, độ dày, cách chia module và thời gian lắp đặt. | Bị yêu cầu xử lý lại mặt sau, giảm chiều cao hoặc đổi vật liệu. |
| Trần, canopy, khối treo | Có được làm trần hoặc treo khối trang trí không, có cần hồ sơ kỹ thuật hoặc phí treo không. | Ảnh hưởng concept mạnh | Cần tính tải trọng, phương án gia cố, nhân công và thời gian setup. | Phải bỏ trần, bỏ khối treo hoặc phát sinh hồ sơ phê duyệt. |
| Vải, rèm, vật liệu mềm | Quy định về vật liệu dễ cháy, cách treo, vị trí sử dụng và khoảng cách với đèn/điện. | Ảnh hưởng phong cách thiết kế, độ mềm mại và điểm nhấn trang trí. | Cần tính phương án cố định, chống xô lệch và an toàn vận hành. | Bị yêu cầu tháo bỏ, thay vật liệu hoặc điều chỉnh vị trí lắp đặt. |
| Lightbox, đèn, màn hình | Khoảng cách an toàn, công suất điện, dây dẫn, tản nhiệt, vị trí lắp và hồ sơ đăng ký kỹ thuật. | Ảnh hưởng cách đặt logo, màn hình, khu demo và điểm thu hút khách. | Cần tính điện, dây, kết cấu đỡ, phụ kiện và nhân sự kỹ thuật. | Thiếu điện, quá tải, lộ dây hoặc không được nghiệm thu kỹ thuật. |
| Khu kho phụ và khu demo | Vật liệu lưu trữ, vị trí kho, thiết bị demo, hàng hóa, dây điện và lối thoát. | Ảnh hưởng layout, khu trưng bày, khu tư vấn và lối di chuyển nội bộ. | Cần bố trí gọn, an toàn, dễ kiểm tra và không cản trở vận hành. | Booth lộn xộn, vướng lối đi, bị yêu cầu sắp xếp lại hoặc mất an toàn. |
Dấu hiệu vật liệu hoặc phương án thi công có thể bị yêu cầu chỉnh
- Thiết kế dùng quá nhiều vật liệu mềm, vật liệu phủ hoặc chi tiết trang trí gần hệ thống đèn.
- Booth có vách cao, bảng hiệu nặng, lightbox lớn nhưng chưa có phương án kết cấu rõ ràng.
- Thiết kế cần sơn, cắt, mài, khoan hoặc xử lý vật liệu nhiều tại hội trường.
- Khu demo có nhiều thiết bị điện nhưng chưa tính công suất, ổ cắm và dây dẫn.
- Booth có kho phụ, hàng lưu trữ nhưng chưa tính lối đi và an toàn vận hành.
Checklist cần hỏi khi đọc phần vật liệu, an toàn và PCCC
- Manual có yêu cầu vật liệu chống cháy hoặc chứng nhận vật liệu không?
- Có hạn chế dùng vải, rèm, vật liệu mềm, cây trang trí hoặc mô hình không?
- Có được sơn, cắt, mài, khoan, dán keo hoặc xử lý vật liệu tại hội trường không?
- Lightbox, màn hình, bảng hiệu lớn có cần bản vẽ kết cấu hoặc phương án gia cố không?
- Booth có được che chắn khu vực kỹ thuật, lối đi, lối thoát hiểm hoặc thiết bị PCCC không?
- Cần nộp danh sách vật liệu hoặc hồ sơ an toàn trước ngày setup không?
08
Kỹ thuật vận hành booth
Điện · Ánh sáng · Màn hình · Demo
Quy định về điện, ánh sáng, màn hình và thiết bị demo
Điện, ánh sáng, màn hình và thiết bị demo là nhóm hạng mục quyết định booth có vận hành ổn định trong ngày triển lãm hay không. Trong manual, phần này thường quy định về công suất điện, điểm cấp nguồn, ổ cắm, dây dẫn, đèn, màn hình, thiết bị phát nội dung, an toàn kỹ thuật và phí đăng ký với ban tổ chức.
Booth đẹp nhưng thiếu điện, thiếu sáng hoặc màn hình không chạy thì trải nghiệm sẽ bị gãy
Một gian hàng triển lãm không chỉ cần dựng đúng hình ảnh. Booth còn phải đủ điện cho đèn, màn hình, máy demo, laptop, thiết bị tương tác, sạc pin, QR lead form và toàn bộ hoạt động tư vấn tại chỗ.
- Điện cần được tính theo công suất và điểm sử dụng thực tế.
- Ánh sáng cần phục vụ nhận diện, trưng bày và tư vấn.
- Màn hình cần có thiết bị phát, dây kết nối và file nội dung đúng chuẩn.
- Thiết bị demo cần được kiểm tra trước giờ khai mạc.
Cần biết booth dùng bao nhiêu công suất
Manual thường yêu cầu đăng ký điện theo công suất hoặc theo gói kỹ thuật. Nếu thiết kế có nhiều đèn, lightbox, màn hình, máy demo hoặc thiết bị tương tác, công suất điện cần được tính từ giai đoạn thiết kế.
Đèn không chỉ để sáng, mà để làm nổi bật sản phẩm
Ánh sáng cần được bố trí theo khu vực: bảng hiệu, sản phẩm trưng bày, quầy tư vấn, khu check-in, màn hình và lối vào booth. Nếu không tính từ đầu, booth có thể bị tối hoặc thiếu điểm nhấn.
Màn hình cần đi kèm thiết bị phát và nội dung đúng định dạng
Khi sử dụng LCD, LED, màn hình cảm ứng hoặc màn hình trình chiếu, cần kiểm tra kích thước, vị trí lắp, nguồn điện, thiết bị phát, dây HDMI, file video, âm thanh và người vận hành.
Thiết bị demo cần được tính như một phần vận hành booth
Máy móc, thiết bị công nghệ, thiết bị làm đẹp, thiết bị gia dụng, máy thử sản phẩm hoặc khu trải nghiệm đều cần điện, vị trí đặt, an toàn dây dẫn và phương án xử lý sự cố khi đông khách.
6 điểm kỹ thuật cần kiểm tra trước khi chốt thiết kế và báo giá
Điện và thiết bị kỹ thuật thường là nhóm dễ phát sinh nếu chỉ được kiểm tra sau khi bản 3D đã hoàn thiện. Vì vậy, cần bóc tách ngay từ đầu để bản vẽ, báo giá và checklist onsite đồng bộ với nhau.
01
Công suất điện
Tổng công suất cho đèn, màn hình, lightbox, thiết bị demo, laptop và các thiết bị phụ trợ.
02
Điểm cấp nguồn
Vị trí cấp điện, ổ cắm, dây dẫn, tủ điện nhỏ và cách đi dây an toàn trong booth.
03
Số lượng đèn
Đèn rọi sản phẩm, đèn bảng hiệu, đèn hắt, đèn lightbox và khu vực cần chiếu sáng.
04
Màn hình
Kích thước, vị trí lắp, nguồn điện, thiết bị phát, file nội dung và dây kết nối.
05
Thiết bị demo
Thông số điện, cách vận hành, mặt bằng đặt thiết bị, nhân sự phụ trách và phương án dự phòng.
06
Phí kỹ thuật
Phí điện, internet, nhân sự kỹ thuật, setup ngoài giờ hoặc các khoản đăng ký riêng với ban tổ chức.| Nhóm kỹ thuật | Cần kiểm tra trong manual | Ảnh hưởng đến thiết kế booth | Ảnh hưởng đến báo giá | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|---|
| Nguồn điện và công suất | Cách đăng ký điện, công suất tối đa, điểm cấp nguồn, thời hạn đăng ký và phí điện. | Quyết định vị trí đèn, màn hình, demo, quầy tư vấn và kho kỹ thuật. | Dễ phát sinh phí điện | Thiếu điện, quá tải, không đủ ổ cắm hoặc phải đăng ký bổ sung sát ngày setup. |
| Ổ cắm và dây dẫn | Quy định về ổ cắm, dây điện, tủ điện, đi dây nổi/âm, che dây và an toàn vận hành. | Ảnh hưởng layout quầy, màn hình, khu demo và đường đi của khách. | Cần tính dây, ổ cắm, phụ kiện, nhân công kỹ thuật và hộp che dây. | Lộ dây, vướng lối đi, mất thẩm mỹ hoặc không đạt nghiệm thu an toàn. |
| Ánh sáng booth | Số lượng đèn, loại đèn, vị trí lắp, tiêu chuẩn treo/gắn và yêu cầu an toàn điện. | Ảnh hưởng trải nghiệm thị giác | Ảnh hưởng chi phí đèn, dây điện, bộ nguồn, nhân công lắp đặt và điều chỉnh ánh sáng. | Booth bị tối, sản phẩm không nổi bật hoặc bảng hiệu thiếu điểm nhấn. |
| Màn hình LCD/LED | Quy định về kích thước, vị trí, nguồn điện, hệ treo/chân dựng, âm thanh và thiết bị phát. | Ảnh hưởng vị trí thu hút khách, khu demo, chiều cao vách và điểm nhìn trong booth. | Cần tính thuê màn hình, chân treo, dây HDMI, laptop, file chạy và kỹ thuật vận hành. | Màn hình không chạy, thiếu dây, thiếu thiết bị phát hoặc không phù hợp vị trí lắp. |
| Thiết bị demo sản phẩm | Công suất thiết bị, vị trí đặt, quy định vận hành, an toàn dây dẫn và khu vực trải nghiệm. | Ảnh hưởng diện tích quầy, bục, bàn demo, khoảng đứng của nhân sự và luồng khách. | Cần tính ổ cắm, dây, bàn/kệ chịu lực, nhân sự phụ trách và phương án dự phòng. | Demo bị gián đoạn, quá tải điện, thiếu không gian vận hành hoặc mất an toàn. |
| Internet và thiết bị tương tác | Quy định đăng ký internet, wifi, router, thiết bị check-in, QR, tablet hoặc form thu lead. | Ảnh hưởng khu vực tư vấn, quầy check-in, lead form và điểm tương tác với khách. | Có thể phát sinh phí internet, thiết bị phát, thuê tablet hoặc nhân sự hỗ trợ. | Không thu được lead, QR lỗi, form không tải hoặc thiết bị tương tác không hoạt động. |
Checklist cần hỏi về điện và ánh sáng
- Booth cần đăng ký công suất điện bao nhiêu?
- Phí điện đã nằm trong báo giá thi công hay thanh toán riêng cho ban tổ chức?
- Có bao nhiêu điểm ổ cắm và đặt ở vị trí nào?
- Dây điện sẽ được đi như thế nào để không lộ, không vướng lối đi?
- Số lượng đèn, loại đèn và vị trí rọi đã được tính theo layout chưa?
- Đèn bảng hiệu, lightbox, đèn hắt và đèn sản phẩm có dùng chung nguồn không?
Checklist cần hỏi về màn hình và thiết bị demo
- Màn hình là LCD, LED, cảm ứng hay màn hình trình chiếu?
- Đã gồm chân dựng, khung treo, dây HDMI, laptop hoặc thiết bị phát chưa?
- File video cần chuẩn bị định dạng nào, tỉ lệ nào, độ phân giải nào?
- Thiết bị demo cần bao nhiêu ổ cắm và công suất bao nhiêu?
- Có cần internet, wifi riêng, tablet, QR form hoặc thiết bị thu lead không?
- Ai là người kiểm tra kỹ thuật trước giờ khai mạc?
09
Setup logistics
Vào hàng · Lắp đặt · Tháo dỡ · Hoàn trả
Quy định về thời gian setup, tháo dỡ và vận chuyển
Trong manual ban tổ chức triển lãm, phần thời gian setup, tháo dỡ và vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất, nhân sự, xe hàng, bốc xếp và tiến độ bàn giao booth. Nếu không đọc kỹ phần này, booth có thể đẹp trên bản vẽ nhưng không đủ thời gian lắp đặt, bị phát sinh tăng ca hoặc trễ nghiệm thu trước giờ khai mạc.
Manual giúp kiểm soát toàn bộ luồng onsite: đưa hàng vào → setup → nghiệm thu → tháo dỡ
Một dự án thi công gian hàng triển lãm không chỉ có sản xuất booth. Đội thi công còn phải tính đúng thời điểm xe vào hàng, tuyến vận chuyển, nhân sự bốc xếp, khung giờ lắp đặt, thời gian chạy thử kỹ thuật, nghiệm thu và tháo dỡ sau triển lãm.
01
Đăng ký vào hàng
Kiểm tra thời hạn đăng ký xe, nhân sự thi công, thẻ ra vào và hồ sơ nhà thầu.
02
Vận chuyển vật tư
Xác định cổng vào hàng, lối đi, thang hàng, khu tập kết và thời gian xe được phép vào.
03
Lắp đặt booth
Phân ca nhân sự, thứ tự lắp module, xử lý sàn, vách, bảng hiệu, điện và ánh sáng.
04
Nghiệm thu trước khai mạc
Kiểm tra kết cấu, nhận diện, điện, màn hình, ánh sáng, vệ sinh và khả năng vận hành.
05
Tháo dỡ và hoàn trả
Tháo booth, thu dọn vật tư, vận chuyển ra ngoài, vệ sinh và hoàn trả mặt bằng.Setup không đủ thời gian là một trong những nguyên nhân khiến booth đội chi phí
Nếu bản thiết kế quá phức tạp so với khung giờ lắp đặt, đội thi công có thể phải tăng ca, bổ sung nhân sự, chia thêm xe vận chuyển hoặc xử lý nhiều hạng mục tại hiện trường. Những phần này đều có thể làm chi phí cuối cùng thay đổi.
- Thiết kế nhiều khối nhưng thời gian setup quá ngắn.
- Xe hàng không được vào đúng khung giờ đăng ký.
- Vật tư không chia module nên mất nhiều thời gian bốc xếp.
- Thiếu thời gian chạy thử điện, màn hình và thiết bị demo.
Manual quy định booth được lắp đặt trong khung giờ nào
Cần kiểm tra ngày vào hàng, giờ bắt đầu setup, giờ kết thúc setup, thời điểm nghiệm thu và quy định setup ngoài giờ. Đây là cơ sở để tính nhân sự, ca làm và phương án lắp đặt.
Cần biết xe hàng đi cổng nào, dừng ở đâu và bốc xếp ra sao
Manual có thể quy định cổng loading, chiều cao xe, thời gian xe được dừng, khu vực tập kết, thang hàng, lối vận chuyển và trách nhiệm bốc xếp của nhà thầu.
Tháo dỡ cũng cần được tính trong báo giá và kế hoạch onsite
Sau triển lãm, booth cần được tháo dỡ đúng giờ, thu gom vật tư, vận chuyển ra khỏi hội trường, vệ sinh khu vực và hoàn trả mặt bằng theo quy định của ban tổ chức.
Không chỉ dựng xong là kết thúc, booth còn phải bàn giao sạch
Một số manual quy định rõ về vệ sinh, xử lý rác, tháo keo, trả lại sàn, tường, khu kỹ thuật và trách nhiệm nếu làm hỏng mặt bằng hoặc chậm tháo dỡ.
| Nhóm quy định | Cần kiểm tra trong manual | Ảnh hưởng đến thiết kế booth | Ảnh hưởng đến báo giá | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|---|
| Thời gian vào hàng | Ngày giờ được phép đưa vật tư vào, thời hạn đăng ký xe, thẻ thi công và hồ sơ nhà thầu. | Ảnh hưởng mức độ phức tạp có thể triển khai tại hiện trường. | Tính nhân sự và xe | Xe không được vào, thiếu thẻ thi công, chậm setup hoặc phải đổi ca làm. |
| Khung giờ setup | Giờ bắt đầu thi công, giờ kết thúc, quy định setup ban ngày/ban đêm và điều kiện tăng ca. | Quyết định booth nên chia module thế nào, sản xuất sẵn đến đâu và lắp theo thứ tự nào. | Ảnh hưởng số ca nhân công, tăng ca, phụ phí ngoài giờ và chi phí onsite. | Không đủ thời gian lắp đặt, phải bổ sung nhân sự hoặc trễ nghiệm thu. |
| Lối vận chuyển | Cổng loading, thang hàng, chiều cao xe, khu tập kết, quãng đường bốc xếp và giờ xe được dừng. | Ảnh hưởng kích thước module, cách đóng gói và phương án chia vật tư. | Dễ phát sinh bốc xếp | Vật tư không vào được, phải tháo nhỏ, bốc xếp xa hoặc phát sinh thêm lượt xe. |
| Nghiệm thu trước khai mạc | Thời điểm nghiệm thu, tiêu chí kiểm tra, điện, ánh sáng, kết cấu, vệ sinh và an toàn. | Booth cần hoàn thiện đủ sớm để kiểm tra và xử lý lỗi trước giờ mở cửa. | Cần tính nhân sự onsite, thời gian chạy thử và checklist bàn giao. | Booth chưa sẵn sàng, bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc ảnh hưởng hình ảnh thương hiệu. |
| Thời gian tháo dỡ | Giờ bắt đầu tháo dỡ, hạn chót rời khỏi hội trường, quy định bốc xếp và đưa vật tư ra ngoài. | Ảnh hưởng cách thi công module, vật liệu tái sử dụng và phương án đóng gói sau sự kiện. | Cần tính nhân sự tháo dỡ, xe ra hàng, bốc xếp và phụ phí ngoài giờ nếu có. | Chậm tháo dỡ, bị phạt, phát sinh phí lưu bãi hoặc làm ảnh hưởng ban tổ chức. |
| Hoàn trả mặt bằng | Yêu cầu vệ sinh, xử lý rác, tháo keo, trả lại sàn/tường, không để lại vật tư hoặc hư hỏng. | Ảnh hưởng cách cố định vật liệu, dán sàn, đi dây và thi công bề mặt. | Có thể phát sinh phí vệ sinh, sửa chữa, hoàn trả hoặc xử lý rác thải. | Bị tính phí phạt, mất cọc hoặc ảnh hưởng uy tín với ban tổ chức. |
Checklist cần hỏi về thời gian setup
- Nhà thầu được vào hàng từ ngày nào, khung giờ nào?
- Cần đăng ký xe, nhân sự, thẻ thi công trước bao lâu?
- Setup được làm ban ngày hay ban đêm?
- Nếu cần tăng ca hoặc setup ngoài giờ thì phí tính thế nào?
- Thời điểm nghiệm thu trước khai mạc là khi nào?
- Có đủ thời gian để chạy thử điện, ánh sáng, màn hình và demo không?
Checklist cần hỏi về vận chuyển và tháo dỡ
- Xe hàng đi cổng nào, có giới hạn chiều cao hoặc tải trọng không?
- Có khu tập kết vật tư không, được tập kết trong bao lâu?
- Lối vận chuyển có xa không, có cần thang hàng hoặc xe đẩy riêng không?
- Tháo dỡ bắt đầu và kết thúc vào khung giờ nào?
- Đã tính nhân sự tháo dỡ, xe ra hàng và bốc xếp chưa?
- Quy định hoàn trả mặt bằng, vệ sinh và xử lý rác thải là gì?
10
Chi phí trong manual
Phí kỹ thuật · Phí onsite · Phí phát sinh
Các khoản phí trong manual có thể ảnh hưởng đến báo giá booth
Manual ban tổ chức không chỉ quy định cách thiết kế và thi công booth, mà còn nêu nhiều khoản phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách. Nếu không đọc kỹ, doanh nghiệp dễ nhầm rằng báo giá thi công đã bao gồm tất cả, trong khi một số khoản như điện, internet, thẻ thi công, phí vào hàng, vệ sinh, setup ngoài giờ hoặc kỹ thuật đặc biệt có thể được tính riêng.
Có những khoản không nằm trong báo giá thi công, nhưng vẫn là chi phí thật của booth
Một báo giá booth chỉ chính xác khi doanh nghiệp biết rõ khoản nào do nhà thầu thi công tính, khoản nào do ban tổ chức thu, khoản nào cần đăng ký riêng và khoản nào có thể phát sinh nếu thay đổi timeline hoặc tăng nhu cầu kỹ thuật.
- Phí điện có thể tính riêng theo công suất đăng ký.
- Phí thẻ thi công có thể tính theo số lượng nhân sự.
- Phí internet hoặc kỹ thuật có thể không nằm trong gói thi công.
- Phí setup ngoài giờ có thể phát sinh nếu booth phức tạp hoặc vào hàng muộn.
Những khoản ban tổ chức yêu cầu để booth được vận hành
Một số khoản như điện, internet, thẻ thi công, hồ sơ kỹ thuật hoặc phí vệ sinh có thể là điều kiện bắt buộc. Các khoản này cần được xác nhận rõ là đã nằm trong báo giá thi công hay khách hàng thanh toán riêng.
Càng nhiều thiết bị, booth càng cần kiểm tra phí kỹ thuật
Booth có màn hình, lightbox, thiết bị demo, máy móc, wifi riêng, âm thanh hoặc khu tương tác có thể phát sinh thêm phí kỹ thuật, điện, internet, nhân sự vận hành hoặc thiết bị phụ trợ.
Setup ngoài giờ hoặc tháo dỡ chậm có thể làm đội chi phí
Nếu thời gian setup ngắn, xe vào muộn hoặc booth cần nhiều hạng mục thi công tại chỗ, có thể phát sinh tăng ca, phụ phí ngoài giờ, phí lưu bãi hoặc phí kéo dài thời gian tháo dỡ.
Hoàn trả mặt bằng cũng cần được tính trước
Các khoản như vệ sinh, xử lý rác, tháo keo sàn, sửa hư hỏng hoặc hoàn trả mặt bằng có thể bị tính thêm nếu nhà thầu không xử lý đúng quy định sau khi kết thúc triển lãm.
5 nhóm phí trong manual cần kiểm tra trước khi chốt báo giá booth
Khi nhận manual, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị thi công tách rõ các nhóm phí này trong báo giá hoặc ghi chú rõ phần chưa bao gồm. Đây là cách hạn chế hiểu nhầm giữa “giá thi công” và “tổng chi phí để booth vận hành được”.
01
Phí điện
Đăng ký công suất, ổ cắm, tủ điện, điểm cấp nguồn, điện cho đèn, màn hình và thiết bị demo.
02
Phí nhân sự
Thẻ thi công, thẻ nhà thầu, danh sách nhân sự, ra vào hội trường và phụ phí nếu bổ sung người.
03
Phí logistics
Vào hàng, xe vận chuyển, bốc xếp, khu tập kết, thang hàng, lưu bãi hoặc vận chuyển ngoài giờ.
04
Phí kỹ thuật
Internet, rigging, màn hình, âm thanh, kỹ thuật đặc biệt, nhân sự hỗ trợ hoặc dịch vụ đăng ký riêng.
05
Phí hoàn trả
Vệ sinh, xử lý rác, tháo keo, sửa hư hỏng, hoàn trả sàn, tường, mặt bằng và phụ phí tháo dỡ chậm.| Khoản phí trong manual | Thường phát sinh khi nào? | Ai thường thu? | Cần hỏi gì trước khi chốt báo giá? | Rủi ro nếu không làm rõ |
|---|---|---|---|---|
| Phí điện | Booth có đèn, lightbox, màn hình, laptop, thiết bị demo, máy móc hoặc khu trải nghiệm. | Ban tổ chức, trung tâm triển lãm hoặc đơn vị kỹ thuật được chỉ định. | Đã gồm trong báo giá chưa? | Thiếu điện, phải đăng ký bổ sung, phát sinh phí sát ngày setup. |
| Phí thẻ thi công | Cần cấp thẻ cho nhân sự setup, kỹ thuật, vận chuyển, tháo dỡ hoặc nhân sự vào hàng. | Ban tổ chức hoặc đơn vị vận hành hội trường. | Số lượng thẻ đã tính theo bao nhiêu người, có phát sinh nếu đổi nhân sự không? | Nhân sự không được vào hội trường, chậm setup hoặc phát sinh phí bổ sung. |
| Phí internet/wifi | Booth cần form thu lead, QR, tablet, livestream, thiết bị tương tác hoặc phần mềm demo online. | Ban tổ chức, trung tâm triển lãm hoặc nhà cung cấp mạng được chỉ định. | Có cần đăng ký riêng không? | Không thu được lead, demo online lỗi, QR không tải hoặc trải nghiệm khách bị gián đoạn. |
| Phí vào hàng/bốc xếp | Vật tư nhiều, booth lớn, xe tải cần vào khu loading, quãng đường vận chuyển xa hoặc phải dùng thang hàng. | Ban tổ chức, đơn vị logistics hoặc đội bốc xếp được chỉ định. | Đã tính bốc xếp, xe vào hàng, khu tập kết và lượt vận chuyển chưa? | Vật tư vào chậm, phát sinh thêm xe, thêm người hoặc phí bốc xếp ngoài dự kiến. |
| Phí setup ngoài giờ | Booth phức tạp, thời gian vào hàng ngắn, setup ban đêm, cần tăng ca hoặc chỉnh sửa ngoài khung giờ quy định. | Ban tổ chức, trung tâm triển lãm hoặc nhà thầu thi công. | Khung giờ setup miễn phí là khi nào, tăng ca tính theo giờ hay theo ca? | Đội chi phí nhân công, phụ phí hội trường hoặc trễ nghiệm thu trước khai mạc. |
| Phí kỹ thuật đặc biệt | Booth có rigging, treo bảng hiệu, màn LED lớn, âm thanh, ánh sáng đặc biệt hoặc thiết bị kỹ thuật riêng. | Ban tổ chức, nhà cung cấp kỹ thuật được chỉ định hoặc nhà thầu phụ. | Có bắt buộc dùng đơn vị kỹ thuật của ban tổ chức không, phí đã gồm chưa? | Không được treo/lắp thiết bị, phải đổi phương án kỹ thuật hoặc tăng ngân sách. |
| Phí vệ sinh và xử lý rác | Sau tháo dỡ, booth để lại rác, keo sàn, vật liệu thừa, bụi bẩn hoặc không hoàn trả đúng hiện trạng. | Ban tổ chức, trung tâm triển lãm hoặc đơn vị vệ sinh. | Nhà thầu đã gồm vệ sinh, tháo keo, xử lý rác và hoàn trả mặt bằng chưa? | Bị tính phí vệ sinh, phí phạt hoặc ảnh hưởng đến tiền cọc mặt bằng. |
| Phí tháo dỡ chậm/lưu bãi | Tháo dỡ quá giờ, xe ra hàng muộn, vật tư chưa được đưa khỏi hội trường đúng thời hạn. | Ban tổ chức hoặc trung tâm triển lãm. | Thời hạn tháo dỡ là khi nào, nếu quá giờ tính phí thế nào? | Phát sinh phí phạt, phí lưu bãi, tăng ca nhân sự hoặc chi phí xe chờ. |
Dấu hiệu báo giá booth có thể chưa tính đủ phí manual
- Báo giá chỉ ghi “đã gồm thi công” nhưng không ghi rõ điện, thẻ thi công, internet, vệ sinh.
- Không có dòng nào tách riêng phí ban tổ chức hoặc khoản khách hàng thanh toán trực tiếp.
- Không ghi điều kiện tăng ca, setup ngoài giờ, tháo dỡ chậm hoặc xe chờ.
- Booth có màn hình, lightbox, thiết bị demo nhưng không thấy khoản đăng ký điện hoặc kỹ thuật.
- Báo giá không nhắc đến hoàn trả mặt bằng, vệ sinh, xử lý rác hoặc tháo keo sàn.
Checklist cần hỏi trước khi chốt báo giá
- Khoản nào đã nằm trong báo giá thi công của nhà thầu?
- Khoản nào doanh nghiệp phải thanh toán riêng cho ban tổ chức?
- Phí điện, internet, thẻ thi công và phí kỹ thuật đã được tính theo manual chưa?
- Nếu setup ngoài giờ, tăng ca hoặc tháo dỡ chậm thì phí tính thế nào?
- Vận chuyển, bốc xếp, xe chờ, khu tập kết đã gồm trong báo giá chưa?
- Vệ sinh, xử lý rác và hoàn trả mặt bằng sau tháo dỡ đã tính chưa?
11
3D Design Control
Manual quyết định giới hạn thiết kế booth
Manual ảnh hưởng thế nào đến thiết kế 3D booth?
Manual không làm giảm khả năng sáng tạo của thiết kế 3D. Ngược lại, manual giúp đội thiết kế biết rõ phạm vi được phép để tạo ra một booth vừa nổi bật, vừa có thể thi công thật. Từ chiều cao, mặt dựng, vị trí logo, màn hình, ánh sáng đến luồng di chuyển và khu demo, tất cả đều cần được kiểm tra trước khi dựng phối cảnh.
01
Chiều cao quyết định tỷ lệ booth
02
Điện quyết định vị trí màn hình
03
Lối đi quyết định layout đón khách
04
Kết cấu quyết định khả năng thi công
Brand Booth
Manual quyết định booth được “vươn cao” đến đâu
Chiều cao trong manual ảnh hưởng đến cách dựng vách, đặt logo, làm cổng, bố trí bảng hiệu, lightbox và khối trang trí. Nếu không kiểm tra từ đầu, bản 3D có thể phải hạ tỷ lệ hoặc thay đổi toàn bộ điểm nhấn thị giác.
Manual quyết định booth mở, kín hoặc dẫn khách thế nào
Quy định về ranh giới, mặt mở, lối đi chung và khu vực không được lấn chiếm ảnh hưởng trực tiếp đến bố trí quầy tư vấn, khu trưng bày, điểm check-in, khu demo và hướng khách bước vào booth.
Manual quyết định chất liệu nào có thể xuất hiện trong 3D
Một số vật liệu đẹp trên phối cảnh nhưng không phù hợp quy định thi công, an toàn hoặc PCCC. Vì vậy, designer cần chọn chất liệu 3D dựa trên khả năng sản xuất thật, không chỉ dựa vào hiệu ứng hình ảnh.
Manual quyết định vị trí điện, màn hình và thiết bị demo
Nếu booth có màn hình, đèn, thiết bị demo, QR lead form hoặc máy móc, bản 3D cần thể hiện đúng vị trí vận hành. Thiết kế đẹp nhưng thiếu điểm điện hoặc thiếu không gian thao tác sẽ khó dùng trong thực tế.
Khi manual được đọc trước, bản 3D sẽ rõ hơn ở 6 lớp thiết kế
- Lớp nhận diện: logo, bảng hiệu, màu sắc, key visual, mặt tiền booth.
- Lớp không gian: lối vào, khu trưng bày, khu tư vấn, khu check-in, kho phụ.
- Lớp kỹ thuật: điện, ánh sáng, màn hình, thiết bị demo, dây dẫn, ổ cắm.
- Lớp vật liệu: bề mặt, kết cấu, khả năng sản xuất, tiêu chuẩn an toàn.
- Lớp vận hành: luồng khách, vị trí nhân sự, thao tác demo, điểm thu lead.
- Lớp thi công: chia module, đóng gói, vận chuyển, setup và tháo dỡ.
Khi manual bị đọc muộn, bản 3D thường phải chỉnh ở các điểm này
- Giảm chiều cao booth, hạ bảng hiệu hoặc bỏ bớt khối trang trí.
- Đổi vị trí màn hình, quầy tư vấn, khu demo vì thiếu điện hoặc sai luồng khách.
- Thay vật liệu vì không phù hợp quy định an toàn, PCCC hoặc điều kiện thi công.
- Chỉnh lại mặt dựng, mặt sau vách hoặc khu vực giáp booth bên cạnh.
- Rút gọn chi tiết vì thời gian setup không đủ để triển khai đúng bản vẽ.
- Bổ sung hồ sơ kỹ thuật, sơ đồ điện, bản vẽ kết cấu hoặc biểu mẫu đăng ký.
12
Quy trình Xưởng Event
Đọc manual · Thiết kế · Báo giá · Thi công
Quy trình Xưởng Event đọc manual trước khi thiết kế và thi công gian hàng
Với Xưởng Event, manual không phải tài liệu đọc sau cùng trước ngày setup. Manual được kiểm tra ngay từ đầu để đảm bảo phương án booth vừa đúng mục tiêu thương hiệu, vừa đúng quy định ban tổ chức, vừa đủ cơ sở để thiết kế 3D, bóc tách báo giá và triển khai thi công an toàn.
Đầu vào càng rõ, phương án booth càng ít rủi ro
Trước khi thiết kế, Xưởng Event thường cần nhận đủ dữ liệu từ doanh nghiệp: manual ban tổ chức, mặt bằng booth, diện tích, vị trí, brief thương hiệu, mục tiêu trưng bày, danh sách sản phẩm, thiết bị demo và ngân sách dự kiến.
- Manual ban tổ chức hoặc quy định kỹ thuật của triển lãm.
- Mặt bằng booth, mã vị trí, diện tích và số mặt mở.
- Brief thương hiệu, sản phẩm trưng bày và mục tiêu thu lead.
- Thiết bị điện, màn hình, demo, POSM và yêu cầu vận hành tại booth.
01
Tiếp nhận dữ liệu
Nhận manual, mặt bằng và brief booth
Thu thập đầy đủ dữ liệu đầu vào để hiểu điều kiện triển lãm và mục tiêu của doanh nghiệp.
02
Rà soát quy định
Đọc manual theo từng nhóm rủi ro
Kiểm tra chiều cao, mặt dựng, vật liệu, điện, setup, vận chuyển, phí và hồ sơ kỹ thuật.
03
Đánh dấu điểm ảnh hưởng
Lọc ra các điều kiện tác động đến thiết kế
Xác định điểm nào ảnh hưởng đến layout, 3D, vật liệu, điện, màn hình và cách thi công.
04
Tư vấn phương án
Định hướng layout và concept khả thi
Đề xuất hướng thiết kế phù hợp manual, mục tiêu thương hiệu, sản phẩm và ngân sách.
05
Thiết kế 3D
Dựng phối cảnh trong giới hạn cho phép
Thiết kế booth bám chiều cao, mặt bằng, luồng khách, vật liệu, điện và thiết bị vận hành.
06
Bóc tách báo giá
Tính chi phí theo điều kiện thật
Báo giá dựa trên kết cấu, vật liệu, in ấn, điện, vận chuyển, setup, tháo dỡ và phí cần lưu ý.
07
Hồ sơ kỹ thuật
Chuẩn bị file duyệt với ban tổ chức
Hoàn thiện layout, phối cảnh, bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ điện, danh sách vật liệu nếu được yêu cầu.
08
Sản xuất & onsite
Triển khai thi công theo checklist manual
Sản xuất module, vận chuyển, setup, nghiệm thu, vận hành booth và tháo dỡ đúng quy định.
Xưởng Event không đọc manual một lần, mà chia thành 4 lớp kiểm soát
Cách đọc này giúp hạn chế tình trạng bỏ sót chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến thiết kế, báo giá hoặc tiến độ thi công. Mỗi lớp kiểm soát sẽ gắn với một đầu ra cụ thể trong quá trình triển khai booth.
01
Lớp thiết kế
Kiểm tra chiều cao, ranh giới, mặt dựng, số mặt mở, bảng hiệu, trần và khả năng dựng concept.
02
Lớp kỹ thuật
Kiểm tra điện, ánh sáng, màn hình, thiết bị demo, dây dẫn, tủ điện và hồ sơ kỹ thuật cần nộp.
03
Lớp thi công
Kiểm tra vật liệu, kết cấu, chia module, vận chuyển, khung giờ setup, nghiệm thu và tháo dỡ.
04
Lớp chi phí
Kiểm tra phí điện, thẻ thi công, internet, logistics, setup ngoài giờ, vệ sinh và hoàn trả mặt bằng.Dữ liệu Xưởng Event cần từ doanh nghiệp
- Manual ban tổ chức, file kỹ thuật hoặc quy định của trung tâm triển lãm.
- Mặt bằng booth, mã booth, diện tích, vị trí và số mặt mở.
- Bộ nhận diện thương hiệu, logo, màu sắc, key visual, guideline nếu có.
- Danh sách sản phẩm trưng bày, thiết bị demo, màn hình, POSM và vật phẩm.
- Mục tiêu tham gia triển lãm: nhận diện, bán hàng, thu lead, ra mắt sản phẩm hoặc gặp đối tác.
- Ngân sách dự kiến và mức độ ưu tiên giữa hình ảnh, trải nghiệm, công năng và chi phí.
Đầu ra sau khi Xưởng Event đọc manual
- Danh sách điểm cần lưu ý trong manual ảnh hưởng đến booth.
- Đề xuất layout phù hợp mặt bằng, mục tiêu thương hiệu và luồng khách.
- Định hướng thiết kế 3D nằm trong giới hạn chiều cao, vật liệu và kết cấu.
- Checklist điện, ánh sáng, màn hình, demo và thiết bị vận hành.
- Bóc tách báo giá theo điều kiện thi công thực tế, hạn chế bỏ sót phí.
- Kế hoạch sản xuất, vận chuyển, setup, nghiệm thu và tháo dỡ theo timeline manual.
3D không chỉ đẹp mà còn có khả năng được duyệt
Phối cảnh booth được xây dựng dựa trên giới hạn chiều cao, mặt dựng, vật liệu, điện, ánh sáng và điều kiện thi công thực tế.
Chi phí được tính theo manual, không chỉ theo diện tích
Báo giá có cơ sở rõ hơn vì đã kiểm tra các khoản như điện, vận chuyển, setup, tháo dỡ, thẻ thi công và phí kỹ thuật.
Đội onsite có checklist để bám sát khi triển khai
Quy trình setup được chuẩn bị theo khung giờ, lối vận chuyển, hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu và yêu cầu hoàn trả mặt bằng.
Điểm khác biệt trong cách Xưởng Event xử lý manual
Xưởng Event đọc manual như một phần của quy trình thiết kế và thi công gian hàng, không xem đây là bước kiểm tra phụ. Nhờ đó, phương án booth được xây dựng trên dữ liệu thực tế, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn thiết kế 3D, báo giá, vật liệu, điện, tiến độ setup, nghiệm thu và chi phí phát sinh.
13
Thời điểm gửi manual
Gửi càng sớm · Rủi ro càng thấp
Khi nào doanh nghiệp nên gửi manual cho đơn vị thi công?
Thời điểm tốt nhất để gửi manual cho đơn vị thi công là ngay khi doanh nghiệp nhận được tài liệu từ ban tổ chức, lý tưởng nhất là trước khi lên layout, thiết kế 3D và bóc tách báo giá. Manual càng được gửi sớm, phương án booth càng dễ đúng quy định, đúng ngân sách và đúng tiến độ thi công.
Nguyên tắc đơn giản: có manual là gửi ngay
Đừng chờ đến khi duyệt xong thiết kế 3D hoặc gần ngày setup mới gửi manual. Khi đó, nhiều yếu tố như chiều cao, vật liệu, điện, thời gian setup, phí kỹ thuật và hồ sơ duyệt có thể đã ảnh hưởng đến toàn bộ phương án booth.
01
Tốt nhất
Trước khi lên layout
Gửi manual ngay từ bước trao đổi brief
Đơn vị thi công có thể kiểm tra ranh giới booth, số mặt mở, chiều cao, điện, vật liệu và setup trước khi đề xuất layout.
02
Nên làm
Trước khi dựng 3D
Gửi manual trước khi chốt hướng thiết kế
Designer sẽ biết giới hạn sáng tạo, tránh dựng phối cảnh vượt chiều cao, sai vật liệu hoặc không phù hợp điều kiện thi công.
03
Bắt buộc
Trước khi báo giá cuối
Gửi manual trước khi chốt ngân sách thi công
Báo giá cần tính đúng các khoản điện, vận chuyển, thẻ thi công, setup ngoài giờ, tháo dỡ, vệ sinh và phí kỹ thuật nếu có.
4 thời điểm doanh nghiệp nên gửi manual cho đơn vị thi công
Manual không chỉ cần cho giai đoạn thi công onsite. Tài liệu này nên được chuyển cho đơn vị thi công ở mọi mốc quan trọng để kiểm tra tính khả thi trước khi doanh nghiệp ra quyết định.
01
Khi mới nhận brief triển lãm
Gửi cùng thông tin diện tích, vị trí booth, mục tiêu tham gia, sản phẩm trưng bày và ngân sách dự kiến.
02
Trước khi thiết kế 3D
Giúp đội thiết kế xác định chiều cao, mặt dựng, vật liệu, điện, màn hình, khu demo và luồng khách.
03
Trước khi chốt báo giá
Giúp bóc tách đúng các khoản sản xuất, thi công, vận chuyển, setup, điện, thẻ thi công và phí liên quan.
04
Khi manual có bản cập nhật
Nếu ban tổ chức thay đổi quy định, cần gửi lại ngay để kiểm tra ảnh hưởng đến thiết kế, chi phí và timeline.Nếu gửi manual quá muộn
- Bản vẽ 3D có thể phải chỉnh lại vì vượt chiều cao hoặc sai quy định mặt dựng.
- Báo giá thi công có thể phải cập nhật do phát sinh điện, thẻ thi công, vận chuyển hoặc setup ngoài giờ.
- Vật liệu đã chọn có thể không phù hợp yêu cầu an toàn, PCCC hoặc điều kiện hội trường.
- Thiếu thời gian chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, sơ đồ điện, bản vẽ kết cấu hoặc biểu mẫu đăng ký.
- Timeline sản xuất và setup bị gấp, làm tăng áp lực cho đội thi công onsite.
Nếu gửi manual ngay từ đầu
- Layout và 3D được xây dựng trong đúng giới hạn ban tổ chức cho phép.
- Báo giá sát thực tế hơn vì đã tính điều kiện điện, vật liệu, vận chuyển và setup.
- Đội thi công có thời gian chuẩn bị module, hồ sơ, nhân sự, xe hàng và checklist onsite.
- Doanh nghiệp dễ kiểm soát khoản đã gồm, chưa gồm và khoản phải thanh toán riêng.
- Booth có khả năng được duyệt nhanh hơn và thi công ổn định hơn trước giờ khai mạc.
14
Manual ban tổ chức triển lãm
Câu hỏi thường gặp về manual ban tổ chức triển lãm
Dưới đây là các câu hỏi doanh nghiệp thường gặp khi nhận manual từ ban tổ chức trước khi thiết kế, báo giá và thi công gian hàng triển lãm. Phần FAQ giúp làm rõ vai trò của manual trong việc kiểm soát thiết kế 3D, kỹ thuật, chi phí, tiến độ và thi công onsite.
01 Manual ban tổ chức triển lãm là gì? +
Manual ban tổ chức triển lãm là bộ tài liệu quy định và hướng dẫn dành cho doanh nghiệp tham gia triển lãm, đơn vị thiết kế booth và nhà thầu thi công. Manual thường bao gồm các nội dung về mặt bằng, chiều cao, vật liệu, điện, ánh sáng, thời gian setup, tháo dỡ, vận chuyển, hồ sơ kỹ thuật và các khoản phí liên quan.
02 Manual triển lãm do ai cung cấp? +
Manual thường do ban tổ chức triển lãm, đơn vị vận hành hội chợ hoặc trung tâm triển lãm cung cấp. Doanh nghiệp nên yêu cầu manual ngay khi đăng ký gian hàng để gửi sớm cho đơn vị thiết kế và thi công booth.
03 Vì sao cần đọc manual trước khi thiết kế booth? +
Cần đọc manual trước khi thiết kế booth vì manual quyết định booth được phép cao bao nhiêu, dùng vật liệu gì, bố trí điện ra sao, setup trong thời gian nào và cần nộp hồ sơ kỹ thuật gì. Đọc manual sớm giúp bản 3D vừa đẹp, vừa đúng quy định và có khả năng thi công thực tế.
04 Manual có ảnh hưởng đến báo giá thi công gian hàng không? +
Có. Manual có thể ảnh hưởng đến báo giá thi công gian hàng vì trong manual thường có các khoản như phí điện, thẻ thi công, phí internet, phí vào hàng, phí setup ngoài giờ, vệ sinh, tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng. Nếu không kiểm tra sớm, các khoản này dễ trở thành chi phí phát sinh ngoài báo giá ban đầu.
05 Không có manual thì có thiết kế booth được không? +
Vẫn có thể phác thảo ý tưởng ban đầu, nhưng không nên chốt thiết kế 3D, báo giá cuối hoặc sản xuất khi chưa có manual. Nếu thiếu manual, thiết kế có thể gặp rủi ro về chiều cao, vật liệu, điện, thời gian setup, hồ sơ duyệt và chi phí phát sinh.
06 Manual thường quy định những gì về điện? +
Manual thường quy định về công suất điện, điểm cấp nguồn, ổ cắm, dây dẫn, tủ điện, thời hạn đăng ký điện, phí điện và yêu cầu an toàn kỹ thuật. Booth có đèn, lightbox, màn hình, thiết bị demo, laptop hoặc thiết bị tương tác cần kiểm tra phần điện rất kỹ.
07 Manual có quy định chiều cao booth không? +
Có. Phần lớn manual đều có quy định về chiều cao tối đa của booth, vách, bảng hiệu, trần, khối treo hoặc mặt dựng. Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế 3D, đặc biệt với custom booth, island booth, booth góc hoặc booth có bảng hiệu lớn.
08 Ai là người cần đọc manual: khách hàng, thiết kế hay đơn vị thi công? +
Cả ba bên đều nên đọc manual. Khách hàng cần đọc để hiểu phạm vi và chi phí; đội thiết kế cần đọc để dựng 3D đúng giới hạn; đơn vị thi công cần đọc để chuẩn bị vật liệu, điện, vận chuyển, nhân sự, hồ sơ kỹ thuật, setup và tháo dỡ.
09 Có cần nộp bản vẽ kỹ thuật cho ban tổ chức không? +
Tùy từng triển lãm. Một số ban tổ chức yêu cầu nộp layout, phối cảnh 3D, mặt đứng, mặt bằng, sơ đồ điện, danh sách vật liệu, giấy đăng ký nhà thầu hoặc bản vẽ kết cấu. Doanh nghiệp nên kiểm tra mục hồ sơ kỹ thuật cần nộp trong manual trước khi sản xuất booth.
10 Xưởng Event có hỗ trợ đọc manual và tư vấn phương án booth không? +
Có. Xưởng Event có thể hỗ trợ doanh nghiệp đọc manual, rà soát các quy định ảnh hưởng đến thiết kế và thi công, tư vấn layout, dựng 3D, bóc tách báo giá, chuẩn bị checklist kỹ thuật và triển khai thi công gian hàng theo điều kiện thực tế của triển lãm.
Cần kiểm tra manual trước khi thiết kế booth?
Xưởng Event hỗ trợ đọc manual, tư vấn layout, thiết kế 3D, bóc tách báo giá và thi công gian hàng triển lãm theo đúng quy định ban tổ chức.
